Atlassian Cloud Mythbusting Teil 6: Lösen sich meine Admins in Schall und Rauch auf?

Lang ist es her, seitdem Reinhard Mey "Über den Wolken" trällerte, und heute bewegen wir uns ganz selbstverständlich in verschiedenen Situationen "in der Cloud". Doch was im privaten Bereich so einfach scheint, kann im Unternehmenskontext Gegenstand schwieriger Entscheidungen werden. Insbesondere dann, wenn es um sensible Themen wie Datenschutz oder Informationssicherheit im Allgemeinen geht. Und so verwundert es nicht, dass gerade in Deutschland viele Unternehmen, die eine Verlagerung ihres Betriebs in die Cloud in Erwägung ziehen, zunächst zögern. Fragen zu Themen wie Sicherheit und Leistung belasten und beeinflussen die Entscheidungsfindung stark.

Diese Bedenken sind verständlich, gab es doch in der Vergangenheit immer wieder Diskussionen und Negativbeispiele. Grund genug also für Seibert Media, genauer hinzuschauen – und um einmal entschieden "Mythbusting" zu betreiben! Denn vieles von dem, was man über die Atlassian Cloud zu wissen scheint, trifft so nicht (mehr) zu.

Begleiten Sie uns bei unserer Reise zu den Wolken! In den fünf vorherigen Artikeln unserer Reihe "Cloud Mythbusters" haben wir uns bereits mit den Themen Cloud-Sicherheit und Performance in der Cloud sowie dem Duell zwischen Cloud- und Server-Apps beschäftigt. Auch das Change-Management und die Datenverwaltung in der Cloud standen auf der Agenda. Heute geht es um die Rollen von Admins und ihre Zuständigkeiten in der Cloud. Die weiteren Artikel werden sich mit diesen Themen auseinander setzen:

  • Customization in Atlassian-Cloud-Produkten
  • Enterprise-Skalierung

Und nun: Viel Spaß beim Lesen und "Mythbusten"!


Über Admin-Rollen, Verantwortlichkeiten und was die Cloud daran verändert

Atlassian Cloud Mythbusting Teil 6

Jira-Administrator*innen sind etwas Besonderes – wie die seltenen, seltsam geformten M&Ms, die Sie mit etwas Glück in einer Packung finden. Sie sind einzigartige Menschen in Ihrem Unternehmen, die das notwendige Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und Offenheit und einem Gefühl der Kontrolle und Steuerung schaffen. Die besten Jira-Administratorinnen und -Administratoren erreichen diese Balance, indem sie nicht nur die wichtigsten Stakeholder, sondern generell die Benutzer*innen der Software für sich gewinnen.

Wenn Jira auf einem Server implementiert werden sollte, hatten Administrator*innen traditionell eine Reihe von Aufgaben: Dazu gehörten beispielsweise die Abfrage der Datenbank mit verschiedenen Abfragesprachen sowie die Pflege der Oberfläche. Manchmal waren auch "Zaubertricks" notwendig: Wenn jemand versehentlich ein Issue oder ein Projekt gelöscht hatte, konnten Jira-Admins die Daten aus der Datenbank wiederherstellen. Teilweise erstellten sie auch benutzerdefinierte Plugins, wenn das Unternehmen ganz spezielle Anforderungen hatte. Gleichzeitig verfügen Administrator*innen in On-Premise-Umgebungen über eine gewisse Kontrolle: Wenn ihnen eine neue Version nicht gefällt, dann führen sie einfach kein Update durch. Und wenn ein Unternehmen seine Instanz hinter eine Firewall setzen möchte, ist dies mit Server-Implementierungen ebenfalls möglich. Nachvollziehbar also, dass sich Jira-Administrator*innen mit dieser Kontrollfunktion wohl fühlen.

Nachdem Deployments in der Cloud immer beliebter wurden, bilden Jira-Administrator*innen nun quasi die lebende Schnittstelle zu Jira. Zu dieser neuen Rolle gehören Aufgaben wie die Pflege von Workflows, Screens, Berechtigungen und benutzerdefinierten Feldern. Es wird deutlich, dass hier weitaus weniger Arbeit anfällt als bei einer Server-Lösung. Brauchen wir also am Ende gar keine Jira-Administrator*innen mehr? Das ist eine gravierende Befürchtung, die wir so auch häufiger von betroffenen Kolleg*innen hören. Aber gibt es denn wirklich Anlass zur Sorge? Schauen wir einfach mal genauer hin!

Mythos #1: Wenn ich die Kontrolle aufgebe, wird das Chaos ausbrechen!

Es ist zwar richtig, dass mit dem Wechsel in die Cloud bestimmte Aspekte der Server-Administration nicht mehr anwendbar sind. Aber keine Sorge: Die Abgabe von Aufgaben an Ihren Anbieter bedeutet NICHT, dass Sie die Kontrolle völlig aufgeben. Es ist eher die Auslagerung bestimmter Wartungsarbeiten an eine andere Person. In diesem Fall ist es ein börsennotiertes Technologieunternehmen, das der ganzen Welt gegenüber rechenschaftspflichtig ist. Außerdem: Auch in der Vergangenheit war das Vertrauen in Atlassian gerechtfertigt.

Zudem ist es wichtig zu verstehen, dass diese "Wachablösung" nur für bestimmte Aufgaben gilt: Es ist nämlich nicht so, dass mit der Umstellung auf die Cloud automatisch jeder und jede in Ihrer Organisation ein*e Jira-Administrator*in ist. Tatsächlich ist genau das Gegenteil der Fall: Deswegen ist es nach dem Umstieg auf die Cloud sogar noch wichtiger, Governance- und Kontroll-Strukturen vorzuhalten. Sie können darüber entscheiden, welche Benutzer*innen Zugang zu bestimmten Bereichen bekommen, indem Sie die entsprechenden Berechtigungen erteilen oder Zugangsbeschränkungen einrichten. Dabei müssen Sie nur darauf achten, dass Sie manchen Personen nicht zu viele Berechtigungen erteilen – oder zu wenige, was dazu führen könnte, dass Ihre Mitarbeiter*innen in ihrer Arbeit behindert werden können.

Atlassian Cloud Mythbusting: Was tun Admins, wenn es nichts mehr zu administrieren gibt?

Lassen Sie uns das etwas genauer anschauen: In der Cloud-Verwaltung gibt es einen weiteren Nutzungstyp, nämlich "vertrauenswürdige Nutzer*innen". Mit dieser Berechtigung können bestimmte User als Administrator*innen in Ihren Tools – also Jira und Confluence – agieren und Benutzer*innen zu Ihrer Website einladen. Oftmals sind neue Admins, die diese Berechtigung haben, verwirrt, weil sie denken, dass sie keine Benutzer*innen einladen können. Natürlich funktioniert das noch immer, nur eben auf andere Art und Weise als bisher. Aber Vorsicht: Wenn die Berechtigung "vertrauenswürdiger Benutzer" bzw. “vertrauenswürdige Benutzerin” zu vielen Usern gewährt wird, kann Ihre Instanz schnell außer Kontrolle geraten – zu viele Benutzer*innen können zu einer saftigen Rechnung führen.

Alles in allem können Sie also auch nach dem Wechsel in die Atlassian Cloud die Kontrolle behalten. Vieles spricht dafür, dass Ihr Unternehmen bei den Wartungs- und Lizenzkosten zukünftig Geld sparen wird – einschließlich der Zeit der Administrator*innen und der Kosten für die Server-Wartung. Mit dieser gewonnenen Zeit können Sie sich dann auf andere Dinge konzentrieren, wie zum Beispiel die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Evan Lerer, Director of Engineering bei Redfin, bringt es auf den Punkt:

"Ehrlich gesagt ist es eine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn unsere IT-Expert*innen unsere Systeme On-Premise verwalten. Wenn es ein Unternehmen gibt, das bereits über hervorragende Produkte verfügt, warum überlassen wir es dann nicht ihm? Auf diese Weise können wir unsere Zeit mit den Dingen verbringen, in denen wir gut sind, und den Wartungs- und Arbeitsaufwand reduzieren."

Mythos #2: Wenn wir in die Cloud wechseln, ist meine Rolle obsolet.

Nach einer Umstellung auf die Cloud wird sich Ihre Rolle als Administrator*in natürlich ändern, aber sie wird nicht obsolet werden! Admins und Unternehmen sollten diese Veränderung annehmen und konstruktiv nutzen, anstatt zu versuchen, davor wegzulaufen.

Tatsache ist, dass Unternehmen früher oder später – wenn nicht schon geschehen – auf die Cloud umsteigen (müssen). Daher bringt Ihnen das Erlernen der Verwaltung von Cloud-Implementierungen verschiedener Software nicht nur etwas für Ihre eigene Karriere, sondern auch für das Wachstum Ihres Unternehmens. Einem Bericht aus dem Jahr 2020 zufolge verfolgen 93 % der Unternehmen bereits eine Multi-Cloud-Strategie und 61 % planen, sich im kommenden Jahr auf die Cloud zu konzentrieren.

Atlassian Cloud

Durch einen Wechsel in die Cloud werden auch Sie wertvolle Zeit gewinnen. Während Atlassian sich um Dinge wie Sicherheit, Updates, Fehlerbehebungen und Betriebszeit kümmert, können Sie sich auf andere anstehende To-dos konzentrieren. Unserer Erfahrung nach setzen sich Jira-Administrator*innen nach der Migration in die Cloud zum Beispiel häufig mit den Teams zusammen, um herauszufinden, was sie gut machen und was sie besser machen könnten. Darüber hinaus können sich die Admins auf folgende Aufgaben konzentrieren:

  • Erschließen von Adoption-Trends und Identifizieren von Sicherheitslücken
  • Recherche und Empfehlung neuer Apps oder Integrationen
  • Unterstützung bei der Kostensenkung durch Verwaltung des Software-Eigentums und Vermeidung von Schatten-IT-Praktiken
  • Suche nach Optimierungsmöglichkeiten, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Teams dazu zu befähigen, effizienter zu arbeiten
  • Aufbau strategischer Beziehungen zu Anbietern und von Know-how rund um die Funktionen ihrer Tools

Letztendlich haben all diese Aufgaben gemeinsam, dass sie eher proaktiv als reaktiv sind. Und genau das bringt Sie und Ihr Unternehmen voran, weil Sie nicht mehr nur reagieren müssen oder auf der Stelle treten.

Nehmen Sie die Veränderung an!

Zusammengefasst: Wagen Sie den Umzug in die Atlassian Cloud. Denn mit dem Wechsel von einer On-Premise-Lösung zur Cloud gehen viele neue Möglichkeiten einher – inklusive Features, die Sie vielleicht schon immer vermisst haben. Im Laufe der Zeit bringt es einige Vorteile mit sich, wenn Admins ihre Denkweise von reaktiv auf proaktiv umstellen. Ein weiterer Pluspunkt: Nach dem Umstieg in die Cloud ist es wahrscheinlich, dass sich die Anzahl der Support-Tickets für Ihre Atlassian-Produkte reduzieren wird.

Falls Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Umstellung auf die Cloud haben: Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Seite.

So geht es weiter beim Cloud Mythbusting …

Am Freitag gibt es nochmal eine doppelte Portion: Im siebten Teil unserer insgesamt achtteiligen Blogserie dreht sich alles um das Thema "Customization in Atlassian-Cloud-Produkten”. Und im letzten Teil, der morgen Nachmittag veröffentlicht wird, wird es um die unternehmensweite Skalierung in der Cloud gehen. Bleiben Sie dran und lesen Sie weiter mit!

Weiterführende Infos

Atlassian Cloud Mythbusting Teil 1: Wie steht’s denn mit der Sicherheit?
Atlassian Cloud Mythbusting Teil 2: Gibt’s da nicht ständig Performance-Probleme?
Atlassian Cloud Mythbusting Teil 3: Finde ich meine benötigten Server-Apps überhaupt in der Cloud?
Atlassian Cloud Mythbusting Teil 4: Wie, ich soll da was verändern (an meinem Change-Management)?
Atlassian Cloud Mythbusting Teil 5: Woher weiß ich, was mit meinen Daten passiert?