Atlassian Cloud Mythbusting Teil 7: Da gibt’s doch nur unflexiblen Einheitsbrei von der Stange?

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Lang ist es her, seit Reinhard Mey "Über den Wolken" trällerte, und heute bewegen wir uns ganz selbstverständlich in verschiedenen Situationen "in der Cloud". Doch was im privaten Bereich so einfach scheint, kann im Unternehmenskontext Gegenstand schwieriger Entscheidungen werden. Insbesondere dann, wenn es um sensible Themen wie bspw. Datenschutz oder Informationssicherheit im Allgemeinen geht. Und so verwundert es nicht, dass gerade in Deutschland viele Unternehmen, die eine Verlagerung ihres Betriebs in die Cloud in Erwägung ziehen, zunächst zögern. Fragen zu Themen wie Sicherheit und Leistung belasten und beeinflussen die Entscheidungsfindung stark.

Diese Bedenken sind verständlich, gab es doch in der Vergangenheit immer wieder Diskussionen und Negativbeispiele. Grund genug also für Seibert Media, genauer hinzuschauen – und um einmal entschieden "Mythbusting" zu betreiben! Denn vieles von dem, was man über die Atlassian Cloud zu wissen scheint, trifft so nicht (mehr) zu.

Folgen Sie uns also auf eine Reise zu den Wolken! Nachdem wir uns bereits mit Sicherheit, Performance, dem Vergleich von Cloud- und Server-Apps, Change Management, Datenmanagement und Admin-Rollen in der Atlassian Cloud beschäftigt haben, geht es heute um Anpassungen in Atlassian-Cloud-Produkten. Der letzte noch kommende Artikel wird sich mit dem Thema Enterprise Skalierung beschäftigen.

Und nun: Viel Spaß beim Lesen und “mythbusten”!

Wie steht es um Anpassungen oder: Ist das bei Atlassian-Cloud-Produkten überhaupt möglich?

Anpassungen machen Jira- und Confluence-Instanzen wirklich einzigartig. Immerhin ist jeder Anwendungsfall anders, oder? Natürlich sollten Sie Ihre Atlassian-Tools an verschiedene Geschäftsanforderungen anpassen können. Wir bei Seibert Media machen das ständig! Es ist Teil unserer Arbeit als Atlassian-Experten. Haben Sie sich allerdings jemals gefragt: "Warum um alles in der Welt mache ich das überhaupt?" Wahrscheinlich nicht, denn Sie sind wohl, ähnlich wie wir, der Ansicht, dass Anpassungen für den Erfolg unserer Systeme unerlässlich sind.

Wenn Sie bereits Überlegungen zum Wechsel in die Cloud angestellt haben, haben Sie vielleicht schon Dinge gehört wie "Ich kann On-Premise mehr benutzerdefinierte Workflows erstellen als in der Cloud" oder "Diese Anpassungen sind das Beste für mein Team, also brauchen wir sie unbedingt". Wenn Sie dann den Weg für die Migration in die Cloud durchspielen, stellen Sie fest, dass exakt identische Anpassungen eventuell nicht möglich sind. Ihre Stakeholder setzen dann wegen der Einwände durch, nicht in die Cloud zu migrieren.

In den folgenden Abschnitten werden wir die beiden oben genannten Argumente daraufhin abklopfen und überprüfen, ob sie bei der Entscheidung für eine Cloud-Migration tatsächlich relevant sind (oder eben nicht).

Mythos #1: Bei einer Server-Lösung kann ich viel mehr benutzerdefinierte Workflows erstellen

Atlassian-Cloud-Lösungen sind standardisiert. Das ist eine Tatsache. Aber das heißt nicht, dass es keinen Raum für Anpassungen gäbe – denn den gibt es durchaus. Administrator*innen können in der Cloud fast alles, was sie auch auf einem Server tun können.

Das Problem beim Vergleich von Server zu Cloud ist, dass wir denken, die Methode für Anpassungen wäre in beiden Fällen die gleiche. Das stimmt aber so nicht. Auf einer Server-Instanz können Sie entscheiden, einige Individualisierungen vorzunehmen, indem Sie Jira benutzerdefinierten Code hinzufügen. In der Cloud ist dies nicht möglich, da Sie die Codebasis von Jira nicht ändern können. Daher denken viele Administrator*innen, dass es unmöglich ist, ihre Änderungen vorzunehmen. Aber in Wirklichkeit hängt es davon ab, um welche Anpassungen es sich handelt. Wenn Sie Confluence-Seiten mit verschiedenen Elementen wie z. B. einer Schaltfläche anpassen möchten, könnten sie eine App wie Aura in Betracht ziehen.

Als Consultants haben wir Jira- und Confluence-Administrator*innen über ihre Erfahrungen mit dem Wechsel zur Cloud befragt. Folgende Punkte wurden dabei häufig genannt:

Die Workarounds für Dinge, die sie nicht realisieren konnten, waren chaotisch.
Die Teams bedienten sich schlechter Kniffe, um Dinge zu machen, die intuitiver hätten gemacht werden können.
Oft mussten die Administrator*innen das System übermäßig konfigurieren, um das zu erreichen, was die User sich wünschten.
Sie konzentrierten sich zu sehr auf "Feuerlöschen" statt auf die Lösung länger anhaltender, systematischer Probleme.
Sie haben immer noch Dingen offen, die sie, vielleicht auch aufgrund der vermuteten Unlösbarkeit, nie angegangen sind.

Ein populäres Zitat von Atlassian lautet: "Das Tool ist nur so mächtig wie die Menschen, die es benutzen." Das Design der Atlassian Cloud ist von vornherein auf Agilität ausgelegt, und agile Teams sind diejenigen, die in dieser schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt am erfolgreichsten sind. Ein Atlassian Community Leader formulierte es so:

"Die Atlassian Cloud ist der Grund, warum ich immer noch ein so leidenschaftlicher Verfechter von Atlassian bin. Sie spiegelt all das wider, was mich vor all den Jahren schon bei Atlassian-Produkten begeistert hat ... Das Tool ist dazu da, Teams zu unterstützen und zu fördern - und nicht dazu, um Teams zu zwingen, ihre Arbeitsweisen so zu ändern, dass sie [auf Teufel komm raus] das Tool unterstützen. Wenn Sie Ihre Konfigurationen einfach halten und das Out-of-the-Box-Angebot nutzen... dann sind Sie sehr flexibel."

Mythos #2: Meine maßgeschneiderten Anpassungen sind das Beste für mein Team

Maßgeschneiderte Anpassungen sind großartig, weil sie Ihnen verschiedene Funktionen bieten können, die vorher so nicht gegeben waren. Was daran allerdings nicht so gut ist:

Wartung
Verlorene Dokumentation
Workarounds
Veränderung einer Software durch nicht unterstützte Anpassungen

Was meinen wir damit? Werden wir mal konkret:

Wartung

Atlassian stellt regelmäßig neue Updates für seine Cloud-Instanzen bereit. Hier können Sie die wöchentlichen Zusammenfassungen aller Änderungen einsehen. Was passiert bei diesen Aktualisierungen im Backend der Systeme? Wahrscheinlich eine ganze Reihe von Code-Änderungen und Modifikationen. Wie werden sich diese Änderungen auf Ihre Anpassungen auswirken? Das müssen Sie einfach abwarten... Bei jeder Änderung, die Atlassian vornimmt, müssen Sie möglicherweise selbst einige Anpassungen in Ihrer Instanz vornehmen. Dies könnte zu erheblich höheren Wartungskosten für Ihre Individualisierungen führen. Wie Sie dem oben verlinkten Blog entnehmen können, gibt es bei den Cloud-Produkten von Atlassian ständig Neuerungen. Eine Wartung, die von ständigen Änderungen geprägt ist, bedeutet natürlich einen nicht unerheblichen Aufwand.

Verlorene Dokumentation

Wann immer Sie eine Anpassung vornehmen, müssen Sie diese dokumentieren. Warum? Weil Sie vielleicht eines Tages das Eigentum an all den Informationen, die in Ihrem Kopf sind, abgeben müssen. Indem Sie die Informationen in ein Dokument eintragen, können Sie dieses Wissen an eine andere Person weitergeben, sollten Sie Ihr Unternehmen verlassen. Aber: Nobody is perfect – und so kann es passieren, dass Unterlagen verloren gehen. Wenn das der Fall ist, wird es sehr schwierig, Ihre Anpassungen aufrechtzuerhalten oder die Gründe zu finden, warum Sie die Anpassungen überhaupt vorgenommen haben. Hinzu kommt, dass die Dokumentation Ihrer Anpassungen zwar eine gute Praxis ist, aber ein weiteres Element schafft, das Sie pflegen müssen – und das bedeutet noch mehr Arbeit.

Workarounds

Seien wir ehrlich, viele Anpassungen sind Umgehungslösungen. Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, etwas mit einer kostenpflichtigen Anwendung zu erreichen – aber Sie oder Ihr*e Administrator*in entscheiden, einen benutzerdefinierten Webhook zu schreiben. Atlassian hat seine Software nicht so geschrieben, dass sie Workarounds enthält. Wenn Sie nach einer Anpassung suchen, die es nicht gibt, ist sie wahrscheinlich aus einem bestimmten Grund nicht verfügbar. Und wir würden in dieser Situation nicht empfehlen, einen Workaround zu verwenden.

Veränderung einer Software durch nicht unterstützte Anpassungen

Atlassian unterstützt alle Ihre Implementierungen, da sie sofort einsatzbereit sind. Bei Anpassungen hängt es wirklich davon ab, wie Sie sie realisieren. Atlassian wird keine Hacks oder extremen Workarounds unterstützen. Das Risiko, das Sie in einem solchen Fall tragen: Atlassian ist möglicherweise nicht in der Lage, Sie bei Problemen mit Ihren individuellen Anpassungen zu unterstützen bzw. den entsprechenden Support zu leisten.

Die Entscheidung liegt bei Ihnen

Letztendlich liegt es an Ihnen zu entscheiden, wie viele Anpassungen Sie vornehmen möchten. Sicher ist: Der Wechsel zur Cloud wird Ihrem Unternehmen mehr helfen als schaden. Die überwiegende Mehrheit der Anpassungen, die Sie in Ihrer Server-Instanz vorgenommen haben, können Sie auch in der Cloud durchführen. Die meisten agilen Teams verfolgen einen minimalistischen Ansatz bei der Toolanpassung – und wir unterstützen diesen Ansatz. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen echte Agilität leben möchten, empfehlen wir, nur sehr wenige Anpassungen in Ihrer Cloud-Instanz vorzunehmen. Das sagt viel aus, wenn es von einer Organisation kommt, die von der Anpassung von Atlassian-Produkten lebt. Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihre Atlassian-Cloud-Instanz anzupassen, stehen wir Ihnen mit kompetenter Beratung gerne zur Seite: Wir passen Atlassian-Cloud-Instanzen seit der Einführung des Produkts an.

So geht es weiter beim Cloud Mythbusting …

Der letzte Artikel unserer achtteiligen Blog-Serie wird sich mit dem Thema "Enterprise Skalierung" befassen. Und wir versprechen schon jetzt: Auch dieses Mal werden wieder einige Mythen dran glauben müssen!