Inhalte filtern, sortieren und einfach verwalten - Reports und Properties für Confluence Cloud

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Kennen Sie aus Ihrem geschäftlichen Alltag auch Sätze wie "Ich hätte den Bericht gerne heute vor Feierabend", "Könnten Sie noch schnell einen Bericht für mich zusammenstellen, ich muss in diese Besprechung?" oder "Wir müssen über Ihren TPS-Report sprechen!"? Dann wissen Sie: So unliebsam diese Sätze auch sein mögen – sie und vor allen Dingen die thematisierten Berichte sind notwendig und hilfreich. Berichte fassen die getane Arbeit präzise zusammen. Damit bringen sie in gewisser Weise Ordnung ins Chaos.

Das Problem ist allerdings, dass niemand wirklich gerne Berichte schreibt, da damit ein erheblicher Aufwand verbunden ist (wenn auch nicht notwendigerweise!). Außerdem werden Berichte in der Regel erst am Ende eines Prozesses oder Projektes geschrieben – also gerade dann, wenn alle Betroffenen das Projekt nur noch hinter sich bringen wollen. Das sorgt nicht gerade für Motivation.

Sie fühlen sich gerade ein wenig ertappt oder können nachvollziehen, dass das Erstellen von Berichten auf Basis Ihrer Confluence-Seiten Frust bedeutet? Dann sind Sie hier goldrichtig! Wir stellen Ihnen nicht nur die Confluence-Cloud-App Properties vor, sondern auch das Dream-Team in Sache Berichte: die beiden Makros Property Group und Property Group Report.

Berichte – Fluch und Segen zugleich

Bei vielen löst allein die Erwähnung des Wortes "Bericht" (oder neudeutsch: Report) schon Bauchschmerzen aus. Fast immer ist der nämlich die letzte Hürde, die es bei einem Projekt zu überwinden gilt. Die gesamte Arbeit ist abgeschlossen, jedes Teammitglied hat dokumentiert, Informationen wurden gesammelt, aber sie liegen an vielen unterschiedlichen Stellen. Zu den Bauchschmerzen zermartert man sich also noch zusätzlich das Hirn.

Sehen wir uns ein paar konkrete Beispiele an, bei denen das Sammeln und Präsentieren zusammengehöriger Informationen besonders herausfordernd sein kann!

In unserem ersten Beispiel möchten Sie und Ihr Team die Entwicklung der Teamziele über einen größeren Zeitraum hinweg dokumentieren und überwachen. Da lange und voll gestopfte Confluence-Seiten es jedem erschweren, Informationen zu suchen oder zu aktualisieren, möchten Sie dies vermeiden. Sie entscheiden sich daher, eine Seite für jedes einzelne Ziel zu erstellen. Damit wäre ein Problem gelöst, ein anderes taucht dafür auf: Nun ist das Durchsuchen und Vergleichen der vielen Einzelseiten sehr mühsam.

Ein weiteres Beispiel sind agile Retrospektiven. Sie helfen Teams dabei, den Verlauf und Erfolg von Projekten zu analysieren. Kurzum: Bei Retros wird überprüft, was bei einem Projekt gut oder schlecht gelaufen ist. Leider finden sie aber erst am Ende eines Projektes statt, dann, wenn es zu spät ist, um noch korrigierend einzugreifen. Wäre es nicht viel besser, wenn Sie Retrospektiven während des gesamten Projekts aufzeichnen und verfolgen könnten – so, dass Sie und Ihre Kolleg*innen Trends und Probleme zeitnah erkennen und noch rechtzeitig handeln könnten?

Und das letzte Beispiel: Gemeinsam mit Ihrem kleinen Team veröffentlichen Sie Artikel, die von einer Handvoll technischer Redakteur*innen geschrieben werden. Diese arbeiten aber auf der ganzen Welt verteilt. Zu dieser Herausforderung gesellt sich noch eine andere, nämlich die Veröffentlichung auf einer Vielzahl unterschiedlicher Plattformen. Wann arbeitet wer an welchem Thema? Auf welcher Plattform soll wann was erscheinen? Und bis wann müssen die Artikel eingereicht werden? Wie viel Zeit bleibt noch für die Qualitätssicherung? Das sind sehr viele Informationen, die es auf mehreren Confluence-Seiten zu erfassen gilt. Diese Seiten täglich nach einzelnen benötigten Informationen zu durchsuchen ist lästig und zeitraubend.

Das Dream-Team: Property Group und Property Group Report

Zum Glück gibt es für alle oben genannten Szenarien eine praktische Lösung: Die Properties-App, eine kostenlose Erweiterung für Confluence Cloud, ermöglicht es Ihnen, individuelle Formulare zu erstellen, die als Property Group bezeichnet werden. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Feldern verschiedener Typen (z. B. Auswahl-, Personen-, Datumsfelder usw.) gestaltet werden, damit Ihre Benutzer*innen Informationen einfach und einheitlich eingeben können. Diese Property Group, zu deutsch Eigenschaftsgruppe, kann dann auf jeder Ihrer Confluence-Seiten angezeigt und dort bearbeitet werden.

Mit dem zugehörigen Property Group Report (Eigenschaftsgruppenbericht) können Sie Seiten auf Basis der in diesen Confluence-Seiten enthaltenen Property Groups zusammenfassen, sortieren und auflisten. Anders ausgedrückt: Wenn Sie und Ihr Team für jede Ihrer monatlichen Besprechungen eine eigene Seite haben und diese Seiten alle dieselbe Property Group verwenden, dann können Sie alle Seiten in einem Bericht schnell und bequem anzeigen.

In diesem Beispiel verschafft uns das Makro Property Group Report einen schnellen Überblick über alle unsere monatlichen Besprechungen, also welches Team ein Meeting abgehalten, wer die Tagesordnung erstellt, wer daran teilgenommen hat – und damit über wirklich alle Informationen, die wir mit unserem Property-Group-Formular erfassen wollen. Sind Sie sich nicht mehr sicher, an welchen Besprechungen Sie teilgenommen haben? Mit dem Property Group Report können Sie es mühelos herausfinden.

Neue Funktionen: Filter und Karten

Das Property-Group-Report-Makro sammelt also automatisch die Details vieler Confluence-Seiten in einer Liste. Doch es gibt noch mehr praktische Funktionen – seit kurzem können Sie Ihre Property Group Reports sowohl filtern als auch das Layout ändern.

Ihr Bericht soll nur Confluence-Seiten mit Property Groups enthalten, die Bezeichnungen wie "Makros" oder eine der von Ihnen definierten Bezeichnungen beinhalten? Dann geben Sie einfach die Bezeichnungen ein, nach denen Sie Ihren Bericht filtern möchten. Vielleicht wollen Sie aber auch, dass Ihr Bericht nur die Confluence-Seiten eines bestimmten Bereichs oder mehrerer Bereiche enthält – in diesem Fall wählen Sie einfach den entsprechenden Bereich (oder mehrere) aus der Dropdown-Liste aus.

Wenn Sie lieber mit kompakten Berichten arbeiten, dann kann der Report statt in einer Liste auch in einem Kartenformat angezeigt werden. Die Kartenansicht ist der beste Weg, um Berichte mit visuellen Komponenten wie etwa Moodboards, Anlagenübersichten oder Verzeichnissen von Mitarbeitenden anzuzeigen.

Und wie bisher können Sie durch einfaches Anklicken der Seite im Bericht sofort zur ursprünglichen Seite wechseln, wo Sie den Inhalt bearbeiten und aktualisieren können.

Berichte in Confluence optimieren

Es mag einfacher und effektiver sein, Ihre Informationen auf einzelnen Seiten zu organisieren, aber dadurch wird es schwieriger, all dieses Wissen an einem Ort zusammenzufassen. Die Properties-App verspricht hier Abhilfe. Es gibt drei Dinge, die Properties von üblichen Tabellen unterscheidet:

Jedes Element ist eine eigene editierbare Seite: Alle Elemente in Ihrer Liste können als eigene Confluence-Seiten geöffnet werden, in die Sie alle gewünschten Informationen eingeben können.
Flexible Eigenschaften: Fügen Sie Eigenschaften hinzu, um jede Confluence-Seite zu kontextualisieren und mit weiteren Informationen zu versehen, z. B. Daten, Personen, Text, Links usw. Wir haben bereits einen Blogbeitrag geschrieben, der näher auf die Eigenschaften eingeht.
Mehrere Ansichten, zwischen denen Sie hin- und herschalten können: Ihre Daten sind nicht in einer Tabelle "gefangen". Zeigen Sie genau die gleichen Informationen wie in einer Galerie an, also filtern, sortieren und organisieren Sie Ihre Ansicht – je nachdem, wie die Informationen für Sie am besten zugänglich sind.

Wenn Sie beispielsweise einen Property Group Report nutzen, um Ihre Teamziele zu überwachen, können Sie schnell auf die ursprüngliche Confluence-Seite zugreifen, indem Sie einfach den Namen der Seite in der Übersicht anklicken. Von dort aus ist es, falls erforderlich, möglich, Informationen zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Werden neue Ziele eingegeben, wird die Seite "Teamziele" automatisch mit den hinzugekommenen Informationen aktualisiert.

Es ist übrigens kein Problem, wenn das Teammitglied, das die Seiten für die Teamziele erstellt, und derjenige, der die Berichterstattung oder Zusammenfassung der Informationen übernimmt, unterschiedliche Personen sind. Denn: Das Teammitglied, das die Zielinformationen eingibt, gibt sie auf jeden Fall so ein, wie sie hinterlegt werden müssen, da die Confluence-Seite bereits die Eigenschaftsgruppe enthält.

Sie standardisiert die angeforderten Informationen und bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle, um verschiedene Arten von Informationen wie Daten aus einem Kalender, die Auswahl von Teammitgliedern aus vorgefertigten Listen und den Zielstatus durch Auswahl vordefinierter Optionen aus einer Dropdown-Liste einzugeben. Das bedeutet: Niemand muss befürchten, Namen versehentlich falsch geschrieben oder ein abweichendes Datumsformat verwendet zu haben. Das Reporting läuft daher einheitlicher und professioneller – nahezu reibungslos!

Properties für Confluence

Sind Sie neugierig geworden und möchten sich von Frust und Unsicherheiten bei der Arbeit an und mit Berichten befreien? Dann können Sie hier mehr über Properties erfahren. Wir haben außerdem ein kostenloses E-Book beigefügt, in dem Schritt für Schritt erklärt wird, wie Sie einen Sales Hub in der Confluence Cloud mit der Properties-App erstellen können.