Wissen und Unternehmensdaten können heutzutage einen unvergleichlichen Wettbewerbsvorteil darstellen: Wenn dein Unternehmen spezielles Know-how besitzt oder Zugang zu besseren Daten als die Konkurrenz hat, ist der Erfolg deutlich wahrscheinlicher. Und genau deswegen ist es unabdingbar, diese immens wichtigen Daten zu schützen.
In der Vergangenheit war das recht einfach: Es gab ein Büro mit Akten. In einem Aktenraum konnte man die Tür abschließen, für hochsensible Akten gab es meist sogar einen Safe. Wenn Akten an eine andere Abteilung weitergegeben werden sollten, konntest du ein Fax schicken oder die Ordner persönlich vorbeibringen. Dabei war immer ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet. Und wenn Dokumente mal abhanden kamen, fiel das sofort auf, weil sie nicht mehr da waren, wo sie hingehörten.
Mittlerweile ist das aber anders, denn in der heutigen Zeit sind Informationen allgegenwärtig. Mitarbeiter*innen speichern Dokumente auf ihren Computern und gemeinsam genutzten Servern. Besprechungsnotizen und Tagesordnungen sind über E-Mail-Threads verstreut. Nun stellt sich die Frage: Wie können Daten auch im digitalen Zeitalter effektiv geschützt werden?
Wenn deine Organisation die Tools der Google-Cloud-Lösungen verwendet, stehen dir etliche nützliche Tools und Mechanismen zur Verfügung.
Tipp 1: Nutze die Vorteile der Sicherheitsautomatisierung
Sicherheitsautomatisierung – wie soll das funktionieren? Wie kann Sicherheit automatisiert werden, wenn nicht einmal klar ist, woher die Bedrohungen kommen? Aber genau das ist der springende Punkt: Google automatisiert nicht die Patches und Korrekturen, die vorgenommen wurden, nachdem es einen Sicherheitsvorfall gegeben hat. Stattdessen werden die Erkenntnisse aus früheren Verstößen dafür genutzt, proaktiv neue Bedrohungen zu entdecken.
Demnach müssen Bedrohungen abgewehrt werden, bevor sie auftreten. Das gelingt mit Analysetools der nächsten Generation, die Administrator*innen vor verdächtigen Aktivitäten warnen. So müssen IT-Teams weniger Zeit mit der Überwachung verbringen und haben dafür mehr Freiraum, um produktiv an strategischen Lösungen zu arbeiten.
Tipp 2: Verschaffe dir einen Überblick über die Sicherheitslage
Bist du als IT-Administrator*in in Sachen Security und Datenschutz immer auf dem Laufenden, was die verschiedenen Anwendungen und Geräte angeht, die dein Unternehmen verwendet? Weißt du, woher Bedrohungen kommen (können)? Da Mitarbeiter*innen heute mehr Geräte als je zuvor verwenden, ist zwar der Zugriff auf Informationen einfacher – gleichzeitig ist der Schutz dieser Daten jedoch viel schwieriger als früher.
Ein Sicherheits-Dashboard könnte hier eine Lösung sein: Google bietet dies für die Kunden von Google Workspace an. Ein Dashboard kann als eine Art Wachturm fungieren, der den Sicherheitsverantwortlichen Einblicke in die Geräte aller Mitarbeitenden gibt. Das Dashboard zeigt neben Warnungen über potenzielle Bedrohungen auch aktuelle Sicherheitsupdates und Empfehlungen zur Verbesserung an.
Tipp 3: Verlasse dich nicht nur auf Passwörter
Klar: Du verwendest – zumindest hoffentlich! – nicht für alle deine Konten das gleiche Passwort. Doch es gibt viele Nutzer*innen, die das so handhaben. Fakt ist: Auch wenn viele die Risiken kennen, ist die Ein-Passwort-für-alles-Lösung weit verbreitet. Das kann aber für Sicherheitsverantwortliche in allen Branchen zu einem Albtraum werden.
Wenn du mit der Multifaktor-Authentisierung eine zusätzliche Schutzebene einrichtest, können sich Benutzer*innen nicht nur allein mit ihrem Kennwort anmelden, sondern müssen noch einen weiteren Identitätsnachweis – zum Beispiel via Telefon – erbringen. Administrator*innen können noch einen Schritt weiter gehen, indem sie den Benutzer*innen Sicherheitsschlüssel geben. Sicherheitsschlüssel sind dabei physische Authentifizierungstoken, die mit Computern und anderen Geräten verbunden werden.
Tipp 4: Deaktiviere die Zugänge, wenn Mitarbeiter*innen gehen
Alle reden darüber, wie wichtig das Onboarding ist – aber was ist mit dem Offboarding? Die Zeiten, in denen Menschen ihre gesamte Karriere bei ein und demselben Unternehmen verbringen, sind längst vorbei. Daher müssen Organisationen die Sicherheit beim Offboarding zur Priorität machen, damit ehemalige Mitarbeiter*innen nicht mit etlichen Firmengeheimnissen im Gepäck abwandern.
Achte auch hierbei auf die Sicherheit: Nutze die Vorteile von Cloud-Diensten und wirke darauf hin, die Verwendung lokaler Geräte zur Speicherung so weit wie möglich zu begrenzen. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, kann das Sicherheits- oder IT-Team, das die Google-Cloud-Lösungen verwaltet, den Zugriff auf Cloud-Informationen einfach deaktivieren und alle sensiblen Unternehmensdaten, sofern dort vorhanden, von den Geräten der Mitarbeitenden entfernen.
Tipp 5: Schütze private Informationen
Die Gesamtdatenmenge auf der Welt wächst mit jedem Jahr und hat mittlerweile unvorstellbare Dimensionen angenommen. Unternehmen besitzen mehr Daten als je zuvor, und dieser Datenberg gewinnt jeden Tag an Größe. Dabei ist der Großteil der Daten geschützt und vertraulich.
Und genau deswegen sollten Unternehmen Systeme implementieren, die Datenverluste effektiv verhindern – sofern sie das nicht schon getan haben. Mit diesen Systemen können nämlich der E-Mail-Verkehr und gemeinsam genutzte Dateien auf vertrauliche Informationen überprüft werden. Dadurch können Firmen ihr Risiko verringern, das immer vorhanden ist, wenn sie erst einmal eine gewisse Größe erreicht haben und viele Mitarbeiter*innen beschäftigen, die entsprechend viele unterschiedliche Geräte nutzen. Außerdem sollten sich Unternehmen für den Fall, dass dort etwas entdeckt wird, vorbereiten: Hier hilft es, klare Regeln aufzustellen, die im Fall der Fälle automatische Aktionen auslösen.
Sicherheit ist jetzt!
Fakt ist: IT-Abteilungen aller Branchen müssen ihre Sicherheitssysteme und -prozesse auf dem neuesten Stand halten und aktiv gestalten. Einige nützliche Tipps von Google hast du in diesem Beitrag kennengelernt, die dir dabei helfen können, Unternehmensdaten zu schützen. Das sollte jedoch auf keinen Fall das Ende der Fahnenstange sein: Hacker entwickeln immer wieder neue Strategien, um Sicherheitslücken auszunutzen. Daher müssen Administrator*innen stets auf der Hut sein und ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich verbessern.
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