Mit der Linchpin Intranet Suite problemlos und effektiv remote arbeiten

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Remote Work hat Vor- und Nachteile: Viele Mitarbeiter*innen schätzen die Freiheit, den Wegfall von ggf. weiten Arbeitswegen und die zusätzliche Zeit mit der Familie, die das Arbeiten von zu Hause aus ermöglicht. Anderen fällt die Umstellung schwerer, da sie sich isoliert und von ihrer Büroumgebung abgekoppelt fühlen. Nicht nur aufgrund der die letzten Jahre dominierenden Corona-Situation, sondern auch generell setzt sich der Trend hin zur Remote-Arbeit fort. Wie aber schaffen es Unternehmen unter diesen Umständen, die Produktivität im gesamten Unternehmen zu fördern und den Mitarbeitenden trotz der räumlichen Trennung ein Gefühl der Verbundenheit zu vermitteln?

Mit unserem Social Intranet – der Linchpin Intranet Suite!

Genau hierbei hilft ein Social Intranet: Die Linchpin Intranet Suite bietet nicht nur verschiedene Möglichkeiten, um das Büro-Gefühl nach Hause zu bringen, sondern fördert auch die Unternehmenskommunikation – und verleiht damit internen Unternehmensprozessen einen Boost. Im Folgenden schauen wir uns an, wie genau die verschiedenen Bestandteile und Features von Linchpin dazu beitragen können:

Mit News auch remote immer up-to-date bleiben

Die Linchpin Intranet Suite liefert alle wichtigen Unternehmensnachrichten auf einen Blick: Linchpin Enterprise News ermöglicht es den Benutzer*innen, einen News-Feed an einer beliebigen Stelle innerhalb des Social Intranets zu platzieren. Dabei können die User bestimmte Nachrichtenquellen – zum Beispiel andere Teams im Unternehmen – abonnieren.

Relevante Nachrichten werden der Benutzerin oder dem Benutzer auf der Grundlage der Angaben im Profil (Standort, Sprache, Team) angezeigt. Dadurch muss sich der User nicht durch eine Vielzahl von Informationen wühlen, die für ihn gar nicht relevant sind – eine echte Zeitersparnis!

Aber wie stellen Unternehmen dann sicher, dass alle Mitarbeitenden von einer wichtigen Neuigkeit erfahren? Das funktioniert mit sog. verpflichtenden Nachrichten, die jeden User erreichen. Diese Nachrichten, die alle Mitarbeiter*innen lesen sollten, erfordern zudem eine Lesebestätigung. So kann sichergestellt werden, dass alle über wichtige Themen informiert bleiben. Besonders wichtige Beiträge können angepinnt werden, so dass sie für einen frei konfigurierbaren Zeitraum ganz oben im Feed angezeigt werden. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter*innen die Gelegenheit, auf die Neuigkeiten zu reagieren: Alle Beiträge lassen sich kommentieren und natürlich auch mit einem "Like" versehen.

Remote zusammenarbeiten? Mit der Linchpin Intranet Suite kein Problem.

In Linchpin ist die Zusammenarbeit ganz einfach: Da es auf dem Confluence-Wiki basiert, ist die gleichzeitige Arbeit an gehosteten Inhalten ohne Probleme möglich. Mithilfe der Inline-Kommentare können Benutzer*innen Inhalte markieren und auch andere User auf den markierten Bereich verweisen. Das ist vor allem dann nützlich, wenn Dokumentationen erstellt oder bearbeitet werden sollen. Diese Kommentare können sich zu einem ganzen Thread entwickeln, wenn sich die verlinkten Benutzer*innen an der Diskussion beteiligen.

Darüber hinaus können User wählen, ob sie zusätzliche Benachrichtigungen über bestimmte Inhalte beziehen möchten. Dafür müssen sie einfach nur eine Seite “beobachten”. Ist diese Einstellung für die Seite aktiviert, erhalten die Benutzer*innen immer dann eine Benachrichtigung, wenn sich der Inhalt der beobachteten Seite ändert. Wenn sich ein User für ein Thema interessiert, kann er ihm jederzeit folgen – und das Ganze auch wieder deaktivieren, wenn es für ihn nicht länger relevant ist.

Benutzerprofile liefern detaillierte Infos über Kolleg*innen

Linchpin-Benutzer*innen können in ihren Profilen eine Vielzahl relevanter Informationen hinterlegen. Dazu gehören der Standort, die Fähigkeiten und die Sprachen, die der User beherrscht. Durch das Ausfüllen dieser Felder erhält der Mitarbeitende ein auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes Intranet-Erlebnis – das zeigt sich zum Beispiel im individuellen News-Feed.

Gleichzeitig sind die Profile auch für andere Benutzer*innen sichtbar. So können sich die User untereinander besser kennenlernen und erfahren sowohl arbeitsrelevante als auch persönliche Informationen über ihre Kolleg*innen.

Remote arbeiten und trotzdem alle kennen

Wenn es gilt, ein Problem zu lösen, ist es entscheidend, schnell die richtige Ansprechperson zu finden. Im Büro kann diese Suche mühsam sein, da das Herumfragen Zeit frisst. Das Personenverzeichnis von Linchpin vereinfacht und beschleunigt diesen Prozess: Mit Hilfe von individuell einstellbaren Filtern, mit denen Kolleg*innen auf Basis der Angaben in ihrem Profil gefunden werden können. Da die Infos zentral im System abliegen, ist es relativ egal, ob man remote arbeitet oder am Schreibtisch im Büro sitzt.

Außerdem können sich Benutzer*innen Strukturen und Organigramme anzeigen lassen, die entweder die Unternehmenshierarchie oder das Beziehungsgeflecht zwischen den Usern anhand eines bestimmten Themas (z. B. einer Fähigkeit oder einer gesprochenen Sprache) darstellen.

Dashboard

Das Dashboard ist die erste Seite, die ein User sieht, wenn er sich anmeldet. Damit ist es der zentrale Knotenpunkt, von dem aus Benutzer*innen zu anderen Bereichen in Linchpin springen können. Hier finden sie die neuesten Nachrichten und können sich mit ihren Kolleg*innen austauschen. Zudem haben sie immer im Blick, was heute auf der Speisekarte steht und haben alle ihre Tools an einer Sammelstelle zur Hand.

Dabei wird das Dashboard auf der Grundlage der Daten in den jeweiligen Benutzer*innen-Profilen angepasst. Das bedeutet, dass jeder User die relevantesten Informationen, abhängig von seiner Rolle, seinem Standort und seiner Arbeitssprache, angezeigt bekommt. Auch die Navigationsmenüs können anhand von Merkmalen wie Sprache oder Abteilung personalisiert werden, so dass Teams schnell auf die für ihre Arbeit wichtigsten Inhalte zugreifen können. Kurz: In Linchpin sind für jede*n Mitarbeiter*in alle Inhalte relevant, leicht zu finden und werden auf personalisierte Weise präsentiert.

Immer Zugriff auf deine wichtigsten Tools

Jeder User hat seine eigene Reihe von Apps, die er täglich für seine Arbeit benötigt. Das Launchpad ist ein Bereich innerhalb der Linchpin Intranet Suite, in dem Benutzer*innen auf alle Software-Anwendungen zugreifen können, so dass die für sie unabdingbaren Tools in einem zentralen App-Hub im Intranet zusammengefasst und zugänglich sind. Fehlt eine wichtige Funktion? Das muss nicht so bleiben: Benutzer*innen können jederzeit neue Anwendungen vorschlagen, die in das Launchpad aufgenommen werden sollen.

Soziale Kontakte selbst bei Remote-Arbeit pflegen

Freundschaften im Büro geben den Mitarbeitenden ein Gefühl von Zugehörigkeit und Gemeinschaft. Wir Menschen sind nun einmal soziale Wesen und unsere zwischenmenschlichen Beziehungen sind wichtig für uns. Viele, die hauptsächlich remote arbeiten, berichten, dass ihnen diese persönlichen Interaktionen fehlen – was als großer Nachteil der Arbeit im Homeoffice gelten kann.

Auch hier spielt Linchpin seine Stärken aus: Der Microblog bietet den Nutzer*innen einen Raum, in dem das Zwischenmenschliche im Vordergrund steht. Die User können – ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk – Bilder und Videos posten und die Beiträge ihrer Kolleg*innen kommentieren.

Darüber hinaus ist der Microblog aber auch für Gruppendiskussionen über arbeitsbezogene Themen nützlich. Man kann diverse Themen durchsuchen und filtern, um die gewünschte Diskussion zu finden. Die Möglichkeit, Dateien an jeden Beitrag anzuhängen, macht den Microblog zu einem geeigneten Werkzeug für die projektbezogene Kommunikation. So teilen sich sowohl arbeitsbezogene als auch nicht-arbeitsbezogene Themen den Platz im Microblog.

Höchste Flexibilität dank der Mobile App

Nicht jedes Mitglied einer Organisation nutzt einen Computer. Dadurch verpassen “Unplugged-Mitarbeitende” die Unternehmensnachrichten, die digital verbreitet werden. Diese strukturell bedingte Isolierung führt dazu, dass einige Mitarbeiter*innen nicht alle wichtigen Informationen mitbekommen.

Auch hier hat die Linchpin Intranet Suite eine Lösung parat: Die Linchpin-Mobile-App kann auf das persönliche oder zu Arbeitszwecken verwendete Android- oder iOS-Gerät eines jeden Mitarbeitenden heruntergeladen werden. Mit der App können die Nutzer*innen auf einfache Weise zu jeder Zeit und an jedem Ort kommunizieren. Auch das Wiki, die Dokumentation und andere gehostete Inhalte sind von unterwegs zugänglich. Somit vereinfacht die mobile Anwendung die Zusammenarbeit der gesamten Belegschaft und schafft es, alle Mitarbeitenden an einem zentralen (digitalen) Ort zu vereinen.

Der Weg in die Zukunft

Die Corona-Pandemie beschleunigte den Trend weg von der Büroarbeit hin zu Remote-Work – seither bemühen sich Unternehmen, ihre Mitarbeiter*innen zu "remotifizieren". Es ist wahrscheinlich, dass dieser Trend weiter zunehmen wird. Linchpin hilft Unternehmen dabei, der Entwicklung einen Schritt voraus zu sein: Es stellt Unternehmen die Tools zur Verfügung, die sie benötigen, um in einer zunehmend dezentralen Welt erfolgreich zu sein.

Klingt das nach einer guten Möglichkeit, um deine Mitarbeiter*innen nicht nur mit deinem Unternehmen, sondern auch untereinander in Verbindung zu halten? Dann schau doch einfach mal auf unserer Linchpin-Website vorbei, um mehr darüber zu erfahren. Und wenn du weitere Fragen hast, beantworten wir sie gerne. Kontaktiere uns einfach!