In dieser Artikelserie widmen wir uns dem Google-Workspace-Guide für Produktivität. Im Fokus der Reihe steht Wirkung anstelle von Leistung. Denn: Was ist denn eigentlich "Produktivität"? Oft denkt man, dass es darum geht, aus einem Tag alles herauszuholen, was möglich ist. Google vertritt eine andere Auffassung: Und zwar die, dass man dann produktiv ist, wenn man die Dinge erledigen kann, die man sich vorgenommen hat – und etwas bewirkt. Dazu musst du dich als ganzheitliche Person verstehen und dich auf die Dinge konzentrieren, die dich glücklich, produktiv und effizient machen. Aufgrund der globalen Corona-Pandemie sind diese Diskussionen über Produktivität innerhalb der letzten beiden Jahre noch wichtiger geworden. Schließlich hat uns die hybride Arbeitsumgebung dazu gezwungen, die Arbeit von zu Hause aus mit Dingen wie der Kindererziehung oder der Pflege zu vereinbaren. Im ersten Beitrag haben wir darüber gesprochen, wie du deine Zeit und deinen Google Kalender so umstrukturierst, dass du ausgewogen produktiv sein kannst. Dieses Mal geht es um die Umgestaltung deines Gmail-Posteingangs.
Hilfe, mein Postfach quillt über!
Aus der Umstellung auf hybrides Arbeiten, eine direkte Folge der Corona-Pandemie, ergibt sich eine der wichtigsten Veränderungen für viele Jobs: die Zunahme der nonverbalen Kommunikation. Während du früher deinen Kolleg*innen im Büro einfach etwas zurufen konntest, verschickst du mittlerweile Nachrichten in Chat-Tools oder vereinbarst Termine für eine Besprechung. Schon bevor Remote Work zum “New Normal” wurde war es nicht leicht, sein E-Mail-Postfach im Zaum zu halten. Doch nun kommen auch noch die vielen kurzen (ehemals verbalen) Nachrichten hinzu, die den Posteingang verstopfen. Laut einer Studie der Harvard Business Review ist die E-Mail-Nutzung im Jahr 2020 sprunghaft angestiegen, seitdem Wissensarbeiter*innen hauptsächlich remote arbeiten.
Das sollte nicht überraschen: Denn wenn man sich nicht persönlich mit Kolleg*innen treffen kann, ist es doch sicher besser, eine “schnelle” E-Mail zu schicken als ein weiteres Remote-Treffen zu vereinbaren, oder? So oder so – Fakt ist: Unsere Posteingänge laufen aus dem Ruder. Deshalb präsentieren wir dir nun zehn Tipps von Google, wie du deinen Gmail-Posteingang besser in den Griff bekommst.
1. Reduziere die Benachrichtigungen
Am besten wäre es natürlich, wenn du gar keine Benachrichtigungen erhältst. Für den Anfang kannst du aber auch einfach festlegen, für welche E-Mail-Adressen du Benachrichtigungen aktivierst – Hauptsache, sie tauchen nicht ständig auf. Versuche, schon vorab zu planen, wann du einen Blick in deine E-Mails wirfst. Beschränke dich am besten auf zwei Abrufe pro Tag. Erscheint dir das zu wenig? Probiere es doch einfach mal aus! Du wirst schnell merken, wie viel mehr Arbeit du dank dieser Regelung erledigen kannst.
2. Reagiere innerhalb von 24 Stunden, auch wenn es nur eine Rückmeldung ist
Wenn dir jemand eine E-Mail schickt, von der du glaubst, dass es lange dauern wird, sie zu beantworten, lasse die Nachricht nicht einfach ungelesen in deinem Posteingang liegen. Antworte der Person zeitnah, z. B. innerhalb von 24 Stunden, und lasse sie wissen, dass du zu einem späteren Zeitpunkt antworten wirst. So vermeidest du, dass die Person Zeit damit verbringt, dir ständig Reminder zu schicken, oder vielleicht sogar versucht, die Aufgabe selbst zu erledigen.
3. Öffne dein Gmail-Postfach (nur) ein- bis zweimal pro Tag
Den 1. Tipp kannst du sogar noch erweitern: Versuche, deinen Gmail-Posteingang nur ein- bis zweimal am Tag zu öffnen (und dann eben auch ein- bis zweimal zu schließen). Wenn du die meiste Zeit des Tages mit anderen Software-Tools arbeitest, reicht das im Normalfall aus. E-Mails sind die ultimative Ablenkung – und das sagt Google, als Entwickler von Gmail! Wie dem auch sei – versuche einfach, dich durch E-Mails nicht von anstehenden Aufgaben abhalten zu lassen.
4. Klicke nicht mehr als zweimal auf eine E-Mail
Gewöhne dir an, eine E-Mail zu lesen und das darin beschriebene Problem direkt danach zu lösen bzw. die Anfrage sofort zu beantworten. Wenn du etwas zu einem späteren Zeitpunkt erledigen musst, markiere es dir entsprechend und beantworte die E-Mail, sobald du sie das nächste Mal anklickst. Du könntest beispielsweise "heute antworten" oder "bis Ende der Woche antworten" auswählen oder die Snooze-Funktion von Gmail verwenden.
5. Sortieren, Lesen und Beantworten von E-Mails als getrennte Aktivitäten
Schon im ersten Beitrag dieser Reihe ging es darum, wie stark wir abgelenkt werden, wenn wir häufig zwischen Aufgaben wechseln. Dann brauchen wir manchmal mehr als 20 Minuten, um uns wieder zu konzentrieren. Deshalb ist es wichtig, dass du deine E-Mail-Aufgaben zeitlich planst und voneinander trennst, um sie so effizient wie möglich zu erledigen. Nimm dir etwas Zeit, um E-Mails zu sortieren, bevor du sie liest oder beantwortest. Du musst auch nicht alle drei Aufgaben sofort nacheinander erledigen, sondern kannst eine Pause dazwischen einlegen.
6. Behalte E-Mails, die du bearbeiten musst – archiviere oder lösche die restlichen
Überfordere dein Gehirn nicht mit unnötigen Informationen. Lösche oder archiviere die E-Mails, die keine Aktion von dir erfordern, und halte deinen Posteingang übersichtlich. So vermeidest du Unordnung und dein Gehirn kann schnell beurteilen, was gerade zu tun ist.
7. Überspringe E-Mails
Filtere das “Rauschen” in deinem E-Mail-Postfach heraus, indem du die in Gmail integrierten Filter verwendest. Sie ermöglichen dir, Elemente zu entfernen, bevor sie in deinem Posteingang landen – und du kannst später trotzdem nach ihnen suchen. Dadurch kannst du zum Beispiel alle E-Mails herausfiltern, die einen Abmeldelink enthalten, wodurch zwar keine Newsletter mehr in deinen Posteingang flattern, sie aber dennoch an einem anderen Ort zu finden sind.
8. Vermische gelesene und ungelesene E-Mails nicht
Neue E-Mails kommen in einen Bereich, gelesene E-Mails in einen anderen. Das ist ganz einfach. Wenn du nicht alles an einem Ort ablegst (z. B. im Posteingang), dann kannst du dich auf anstehende Aufgaben konzentrieren.
9. Verbanne E-Mails aus deinem Blickfeld
Dieser Tipp ähnelt dem, worüber wir weiter oben bereits gesprochen haben: Wenn du deine E-Mails nur zu bestimmten Zeitpunkten abrufst, solltest du in der restlichen Zeit deines Arbeitstages keinen Zugriff darauf haben. Wenn du z. B. konzentriert programmierst oder an anderen Aufgaben arbeitest, ist es zielführend, wenn du deine E-Mails gar nicht erst nicht einsehen kannst: Schalte daher die Benachrichtigungen auf deinem Smartphone und Desktop aus oder schließe gleich den ganzen Tab.
10. Suche, was du brauchst
E-Mail-Labels sind zwar dafür geeignet, deine E-Mails in verschiedene Ordner zu sortieren und dadurch Ordnung zu halten – aber der schnellste Weg, eine E-Mail zu finden, ist immer die Suche. Wenn du Google Mail verwendest, solltest du dich mit den Suchparametern von Gmail vertraut machen. Du wirst sehen: Mit ein bisschen Übung wirst du nie wieder übermäßig viel Zeit mit der Suche nach einer E-Mail verbringen.
Raus aus deinem Gmail-Posteingang
Alle hier aufgeführten Tipps zielen darauf ab, dass du weniger Zeit in deinem E-Mail-Postfach verbringst. Wenn du nicht mehr so stark von E-Mails abgelenkt wirst, wirst du produktiver und kannst mehr erreichen. Stelle dir einen Tag vor, an dem du nur einmal nach dem Mittagessen und einmal vor der Heimfahrt auf E-Mails antwortest – das ist für viele Wissensarbeiter*innen schon heute Realität. Versuche, deine E-Mail-Benachrichtigungen abzuschalten, damit du dich besser konzentrieren und fokussieren kannst. Und zu guter Letzt: Verwende bei der Suche nach E-Mails einige der verschiedenen Gmail-Suchfunktionen.
Benötigst du Hilfe mit Gmail oder einem anderen Tool von Google Workspace? Dann wende dich an Seibert Media – wir sind Expert*innen für alle Google-Cloud-Tools.
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