11 Tipps, um produktiver zu arbeiten: So gestaltest du deine Besprechungen in Google Meet sinnvoller

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Willkommen zum 3. Teil unserer Artikelserie rund um den Google-Workspace-Guide für Produktivität! Im Fokus der Reihe steht Wirkung anstelle von Leistung. Denn: Was ist denn eigentlich "Produktivität"? Oft denkt man, dass es darum geht, aus einem Tag alles herauszuholen, was möglich ist. Google vertritt eine andere Auffassung: Und zwar die, dass man dann produktiv ist, wenn man die Dinge erledigen kann, die man sich vorgenommen hat – und etwas bewirkt. Dazu musst du dich als ganzheitliche Person verstehen und dich auf die Dinge konzentrieren, die dich glücklich, produktiv und effizient machen. Aufgrund der globalen Corona-Pandemie sind diese Diskussionen über Produktivität innerhalb der letzten beiden Jahre noch wichtiger geworden. Schließlich hat uns die hybride Arbeitsumgebung dazu gezwungen, die Arbeit von zu Hause aus mit Dingen wie der Kindererziehung oder der Pflege zu vereinbaren.

Im ersten Beitrag haben wir darüber gesprochen, wie du deine Zeit und deinen Google Kalender so umstrukturieren kannst, dass du ausgewogen produktiv sein kannst. Im zweiten Artikel haben wir uns damit beschäftigt, wie du deinen Gmail-Posteingang sortieren kannst. Dieses Mal geht es darum, wie du deine Besprechungen in Google Meet sinnvoller gestaltest.

Wofür braucht man eigentlich Meetings?

Sind wir mal ehrlich: Besprechungen können langweilig sein – wirklich langweilig. Vor allem, wenn du eigentlich nichts zu dem Thema, das besprochen wird, beitragen kannst. In solchen Fällen ertappst du dich vielleicht selbst hin und wieder, wie du Mails beantwortest oder an einem anderen Dokument arbeitest, obwohl du doch eigentlich beim Meeting zuhören solltest. Auf der anderen Seite gibt es dann aber natürlich auch solche Meetings, die – wenn sie gut geführt werden – viel bewirken und äußerst produktiv sind.

Es ist zwar nicht belegt, aber durchaus wahrscheinlich, dass Meetings schon vor Millionen von Jahren stattfanden – nämlich als die Steinzeitmenschen gerade damit anfingen, Werkzeuge herzustellen. Vermutlich trafen sich die ersten Menschen, um praktische Dinge zu besprechen, z. B. wo sie jagen oder wie sie das beste Feuer machen konnten. Auf jeden Fall arbeiteten sie zusammen, um bessere Ideen auszutauschen und ein größeres Ziel zu erreichen.

Remote Meetings: Teilnehmen oder nicht teilnehmen, das ist hier die Frage

Heutzutage finden Meetings in der Regel auf zwei Arten statt: persönlich oder remote. Persönliche Besprechungen sind quasi Tradition: Wir kommen alle an einen gemeinsamen Ort oder in einem Raum zusammen, beispielsweise um anstehende Themen zu besprechen. Zwar sind Remote Meetings in der Geschichte der Besprechungen noch relativ neu – es gab sie aber schon vor der Pandemie.

So werden Telefonkonferenzen bereits seit Jahrzehnten abgehalten, sei es per Telefon oder per Webcam. Die Pandemie hat die Dinge insofern verändert, als dass sie uns dazu gezwungen hat, entweder komplett auf Remote Meetings umzusteigen oder zumindest mehr Besprechungen in Google Meet durchzuführen als zuvor üblich.

In Zeiten von Remote Work und hybriden Arbeitsumgebungen ist es häufig nicht mehr möglich, deinen Kolleg*innen “mal eben schnell” etwas über den Schreibtisch zuzurufen. Daher musst du dir genau überlegen, ob du für dein Anliegen nun ein Google Meet erstellst – oder eben nicht. Wenn du dich für das Meeting entscheiden solltest, dann ist es heute wichtiger denn je, dass es effizient und produktiv ist. Gleichzeitig solltest du aber auch darauf achten, zu welchen Besprechungen du eingeladen wirst – schließlich ist deine (Arbeits-)Zeit wertvoll. Nimm deshalb nur an solchen Besprechungen teil, von denen du glaubst, dass du selbst etwas dazu beitragen oder davon mitnehmen kannst. Google hält einige Tipps für dich parat, wie du deine Meetings sinnvoller gestalten kannst.

1. Frage dich: Ist das Meeting wirklich notwendig?

Bevor du eine Besprechung ansetzt und eine Kollegin oder einen Kollegen dazu einlädst, solltest du dich fragen, ob dein Anliegen auch mit einer E-Mail, einem gemeinsam genutzten Dokument oder einem lockeren Chat geklärt werden kann. Wie zu Beginn dieses Beitrags erwähnt, sind nicht alle Meetings so produktiv, wie wir es uns erhoffen – warum also mehr Termine (als wir sowieso schon in unseren Kalendern haben) ansetzen, wenn sie vielleicht gar nicht nötig sind? Solltest du feststellen, dass eine Besprechung die beste Wahl ist, dann plane sie kürzer ein, als du es für nötig hältst. Es gibt nämlich das "Parkinsonsche Gesetz", das besagt, dass sich Arbeit auf die ihr zugewiesene Zeit ausdehnt. Demzufolge dehnt sich auch dein Meeting immer auf eine Stunde aus, wenn du eine Stunde dafür ansetzt.

2. Lade nur die notwendigen Leute ein und nimm auch nur die notwendigen Einladungen an

Untersuchungen in “Decide and Deliver, 5 Steps to Breakthrough Performance in Your Organization” haben ergeben, dass ab sieben teilnehmenden Personen in einer Entscheidungsbesprechung jede*r weitere Teilnehmer*in die Effektivität der Besprechung um zehn Prozent verringert. Denke daher bei allen Teammitgliedern, die du zu einem Meeting einlädst, vorab darüber nach, warum sie dabei sein sollten. Jede*r Teilnehmer*in sollte in irgendeiner Form zum Gespräch beitragen, einen anderen Standpunkt vertreten oder der Gruppe helfen können, eine Schlussfolgerung zu ziehen.

Wenn du hingegen eine Einladung zu einem Meeting erhältst und nicht glaubst, dass deine Teilnahme einen Mehrwert darstellt, lehne die Einladung ab. Schicke dem Organisator oder der Organisatorin der Besprechung stattdessen eine Mitteilung, in der du deine Entscheidung erläuterst.

3. Sende für jedes Meeting eine Agenda

So wissen die Teilnehmer*innen der Besprechung schon im Vorfeld, worum es im Google Meet gehen soll. Das hilft ihnen, zu entscheiden, ob sie teilnehmen sollten oder nicht. Und ganz nebenbei nützt das Erstellen einer Agenda auch den Organisator*innen des Meetings: Dadurch können die Ziele der Besprechung besser festgelegt und entschieden werden, ob ein (Remote-)Treffen überhaupt notwendig ist oder nicht.

4. Bitte jemanden, die Moderation des Meetings zu übernehmen

Hier wird eine Art Manager*in für die Besprechung gesucht. Am besten geeignet ist eine Person, die nicht an der Diskussion beteiligt ist, die Notizen macht, die dafür sorgt, dass die Besprechung nicht vom Thema abschweift, und die sicherstellt, dass alle rechtzeitig aus der Besprechung herauskommen. Für viele Leute könnte das ein*e Assistent*in oder ein*e Praktikant*in sein, für andere könnte es jemand sein, mit dem sie eng zusammenarbeiten und mit dem sie sich bei der Moderation von Meetings abwechseln. In jedem Fall hilft dir und deinem Team ein solches “Medium”, in der Besprechung konzentriert zu bleiben.

5. Mache ein Warm-up mit deinen Teilnehmer*innen

Wie wäre es, wenn du dein Meeting mit etwas Lustigem startest, um die Stimmung aufzulockern und das Engagement zu fördern? Google hat dafür einige Vorschläge auf Lager:

eine Quizfrage
ein lustiges YouTube-Video
eine Yoga-Übung

Egal, was du wählst: Versuche, das Interesse der Teilnehmenden zu wecken und sie für die nächste Zeit wach zu halten. Schon allein dadurch wird deine Besprechung produktiver.

6. Mache fortlaufende Notizen

Das mag jetzt offensichtlich erscheinen, aber eine fortlaufende Dokumentation der Geschehnisse im Meeting hilft den Teilnehmer*innen, den Überblick zu behalten und erleichtert die Nachbereitung der Besprechung. Google Docs eignet sich hierfür hervorragend, da es eine frei gestaltbare Vorlage für Besprechungsnotizen bietet, die dein Unternehmen übernehmen kann. Gib den Link zum Dokument an alle Teilnehmenden der Besprechung und an alle Interessengruppen weiter, die nicht anwesend waren. Nach der Besprechung kannst du den Teilnehmer*innen Aktionspunkte (also Aufgaben) zuweisen und die Notizen bereinigen, damit sie leichter zu lesen sind.

Gestalten Sie Ihre Besprechungen in Google Meet so um, dass es "Klick!" macht.

7. Liefere alle 15 Minuten eine Erkenntnis oder einen Denkanstoß

Folgendes passiert viel zu oft: Wir betreten eine Besprechung, verlassen sie und fragen uns: "Was ist hier überhaupt gerade passiert?". Das liegt daran, dass wir während der gesamten Sitzung den Fokus verlieren und dann alles miteinander verschwimmt. Versuche deshalb, deinen Meeting-Besucher*innen alle 15 Minuten etwas mitzugeben – eine Erkenntnis, eine Anregung oder einen Denkanstoß. Wenn eine Sitzung eine halbe Stunde dauert, solltest du also mindestens zwei wichtige Impulse mitgeben.

8. Halte alle Teilnehmenden bei der Stange

Am einfachsten ist es, wenn alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Kameras eingeschaltet lassen. Das wäre zwar die beste Lösung, da du die Reaktionen aller Anwesenden in Form von Gestik und Mimik sehen kannst, aber natürlich müssen wir auch deren Privatsphäre respektieren. Manche Menschen fühlen sich mit eingeschalteter Kamera nicht wohl. Aber auch hier haben wir einen Tipp: Wenn die Teilnehmer*innen ihre Kameras ausgeschaltet haben, kannst du Fragen an bestimmte Personen richten, um Interaktionen zu fördern. Sprich einfach gelegentlich unterschiedliche Teilnehmende direkt namentlich an und frage sie nach ihrer Meinung zu bestimmten Dingen. Zum Beispiel: "Anna, was hältst du hiervon?" statt "Was haltet ihr alle davon?".

9. Bereite dein Meeting nach

Die Besprechung erbringt ein Ergebnis – z. B. eine Entscheidung oder eine Reihe von Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. Daher ist es wichtig, dass du diese Entscheidung nachträglich dokumentierst oder Aufgaben noch weiter verfolgst. Damit stellst du sicher, dass die besprochenen Dinge nachgehalten oder daran anknüpfende To-dos erledigt werden. Das trägt dazu bei, dass du deine Besprechungen sinnvoller gestaltest. Für die anschließend notwendige Dokumentation kannst du beispielsweise Google Docs oder Confluence nutzen. Eine andere Option ist, Aufgaben in Jira anzulegen und zu verwalten und diese mit den anderen Teammitgliedern teilen.

10. Bitte um Feedback und entwickle dich weiter

Eigentlich ist es selbstverständlich: Du solltest immer um Feedback zu deiner Arbeit bitten. Zwar werden einige Kolleg*innen auch unaufgefordert Feedback geben, was großartig ist – aber die schweigende Mehrheit braucht einen Anstoß, bevor sie dir eine konkrete Rückmeldung gibt. Also bitte darum!

11. Sorge für Gleichberechtigung bei der Zusammenarbeit

Die hybride Arbeitsumgebung stellt jeden von uns vor neue Herausforderungen, wenn es darum geht, wie Meetings effektiv und fair durchgeführt werden können: So muss z. B. sichergestellt werden, dass jeder und jede die Möglichkeit hat, in einer Besprechung einen Beitrag zu leisten – unabhängig vom Standort, dem Erfahrungsstand oder dem verwendeten Gerät. Gib niemandem das Gefühl, ausgeschlossen zu sein, nur weil er oder sie von Zuhause aus arbeitet und alle anderen persönlich anwesend sind. Angenommen, du sitzt mit ein paar Kolleg*innen in einem Konferenzraum – sind die Remote-Teilnehmenden dann gut zu sehen oder steht ihr Bild bloß irgendwo in einer Büroecke? Neben der Sichtbarkeit muss auch dafür gesorgt sein, dass alle Teilnehmenden gut zu verstehen sind. Hier bietet es sich an, die Live-Untertitel und Übersetzungsmöglichkeiten von Google Meet zu nutzen. Diese Features eignen sich vor allem für Menschen, die eher visuell lernen oder in einer anderen Sprache zuhören müssen.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

So oder so: Besprechungen werden uns ein (Arbeits-)Leben lang begleiten. Schon die Höhlenmenschen brauchten sie – und wir brauchen sie immer noch. Also versuche schlicht, immer das Beste aus deinen Meetings herauszuholen. Teste doch einfach mal die oben genannten Tipps und Tricks und warte ab, was passiert. Wir sind uns sicher, dass du eine deutliche Steigerung in Sachen Produktivität und Effizienz deiner Meetings verzeichnen wirst!

Und wie immer gilt: Wenn du Hilfe mit den Tools von Google Workspace brauchst, wende dich an Seibert Media. Solltest du trotz der hier aufgeführten Tipps noch den Eindruck haben, dass es mit deinen Meetings irgendwie “hakt”, kannst du gerne auf uns zukommen und uns deine Fragen stellen.