Inspect and Adapt mit Agile Hive: ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung

 

Das Konzept scheint simpel – ein Prozess zwischen aktivem Development, Refinement und Weiterentwicklungen: All das ist Inspect & Adapt (I&A). Doch wie sieht I&A konkret aus?

I&A findet am Ende eines jeden Program Increments (PI) statt und ist eine entscheidende Komponente des Scaled Agile Framework® (SAFe®). Dabei präsentiert und evaluiert das Entwicklerteam den aktuellen Stand des Produkts und der Prozesse und identifiziert Schwachstellen. Anhand dieser Bewertung können Arbeitsabläufe dann kontinuierlich verbessert werden. Während des PIs, das meist 8-12 Wochen dauert, wurden Software und Systeme ausgiebig getestet – somit können fundierte Daten zugrunde gelegt werden.

Die Idee reicht bis zum Kern des agilen Manifests zurück, das eine der vier Säulen von SAFe® ist: Respekt für Menschen und Kultur, Flow, Innovation und eben auch kontinuierliche Verbesserung. Wie wichtig dieses Konzept der kontinuierlichen Verbesserung ist, wird in einem der definierten Kernprinzipien zusammengefasst: “In regelmäßigen Intervallen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann, und passt die Arbeitsweisen dementsprechend an”.

Agile Release Trains (ARTs) – Weiterentwicklung mit jedem PI

Die erste Iteration von SAFe®, veröffentlicht 2011, arbeitete an der Entwicklung einer Methode, die sich von allen bisher existierenden Projektmanagement-Methoden abheben sollte. Das Etablieren und Erhalten eines teamzentrierten Umfelds stand hierbei im Vordergrund. Denn: Kommunikation und ein hohes Level an Transparenz durch die ganze Organisation verbessert die Zusammenarbeit. Das wiederum führt zu erhöhter Produktivität, schnellerer Time-to-Market und besserer Qualität.

SAFe® nutzt gut dokumentierte, spezifische und wiederholbare Prozesse. Agile Methoden stellen sicher, dass Teams den Fokus auf die übergeordneten Ziele setzen können. Alle Mitarbeitenden können die Kundenanforderungen besser verstehen, was zu einer klaren Erwartungshaltung bei Kunden führt. Jeder Organisation wird so eine eigene, einzigartige SAFe®-Implementierung ermöglicht, die verschiedene agile Arbeitsmethoden miteinander kombiniert.

Agile Release Trains (ARTs) halten den gesamten Prozess am Laufen - sie evaluieren, entwickeln, validieren, releasen.

Agile Release Trains halten den gesamten Prozess am Laufen – Agile Hive Abb. 1Image Source: https://www.scaledagileframework.com/agile-release-train/

Von der Demo bis zur Problemlösung – die Phasen des Inspect & Adapt

Inspect & Adapt besteht aus drei Phasen:

Phase 1: PI System Demo: Beinhaltet alle Features in einem ART während des PIs. Die Produktmanager*innen fungieren hier als Moderator*innen und stellen jeweils die Funktionen vor. System Demos finden als Teil des I&A nach jeder Iteration statt. Agile Hive kann hierbei unterstützen und sicherstellen, dass alle Teams Informationen zu Objectives erhalten können.

Phase 2: Quantitatives und qualitatives Reporting: Teams bewerten die jeweilige ART-Performance anhand von Kennzahlen. Release Train und Solution Train Engineer sind für die Aufbereitung und Präsentation der Zahlen verantwortlich. Die Zahlen werden nicht nur präsentiert, sondern auch ausführlich analysiert, um einen guten Gesamtüberblick zu ermöglichen und eventuelle Probleme aufzuzeigen.

Phase 2 von Inspect & Adapt: Reporting mit Bewertung der ART-Performance (Agile Hive Abb. 2)

Die Abbildung von Scaled Agile Inc. zeigt die Beziehung zwischen Team PI Performance Reports und dem Program Predictability Measure. Von den 50 geplanten Objectives (“Plan”) wurden 45 (“Actual”) erreicht. Das entspricht 90 %.

Team PI Performance Report in Agile Hive – SAFe by the book

Auch Agile Hive bietet einen Team PI Performance Report (unten links). Zusätzlich steht der Program Predictability Measure Report in einem kommenden Release an. Diese Features sind Beispiele, wie SAFe® “by the book” mit Agile Hive in Jira umgesetzt werden kann.

Phase 3: Retrospektive und Problemlösungs-Workshop: In dieser letzten Phase identifizieren die Teams die bestehenden Probleme und brechen sie herunter bis zum Kern. Um die Ursache von den Symptomen abgrenzen zu können, beginnt der Workshop mit einer Bestandsanalyse.

Die Relevanz der Retrospektive für Inspect & Adapt

Die Retrospektive findet jeweils am Ende des Sprints statt und bietet die Möglichkeit, das eigene Arbeitsumfeld genauer unter die Lupe zu nehmen, Teambuilding zu betreiben und letztendlich die Arbeit zukünftig effektiver zu gestalten. Bei einer Retrospektive hat das Team die volle Kontrolle über die Agenda – mithilfe einer unabhängigen Moderation. Besonders wichtig: Nur die Arbeitsleistung und die Ergebnisse des Teams stehen zur Debatte, niemals einzelne Personen.

In kurzen, maximal halbstündigen Meetings werden die wichtigsten Schmerzpunkte ermittelt, die im anschließenden Workshop behandelt werden. Jedes Team kann entweder gemeinsam an einem Problem arbeiten, oder es werden Untergruppen für spezielle Themen gebildet, die sich aus Personen aus verschiedenen Teams zusammensetzen. So wird sichergestellt, dass tatsächlich relevante Themen behandelt werden und alle motiviert sind, die Probleme zu lösen.

Wie in den drei Phasen von I&A beschrieben, wird der Problemlösungs-Workshop genutzt, um systematische Probleme mit Hilfe einer Root-Cause-Methodik anzugehen. Diese Art der Analyse bietet einige Tools, um die Ursachen eines Problems zu ermitteln und zu verhindern, dass nur Symptome bekämpft werden. Das nachstehende Diagramm veranschaulicht den Ablauf des Workshop, der mit dem RTE in maximal 2 Stunden durchgeführt wird:

Phase 3 in Inspect & Adapt: Problemlösungs-Workshop (Aufbau, Agile Hive Abb. 4)

Differenzierung zwischen Ursache und Symptomen

Ein Beispiel für diese Methoden ist das Ishikawa Diagram (oder auch “fishbone diagram”) und die “5 Whys Technique”. Ein Brainstorming im Team hilft bei der Identifikation der wahrscheinlichsten Ursachen eines Problems. Bei jeder Ursache wird die “5-Whys-Methode” angewendet, bei der wiederholt nach dem “Warum” gefragt wird, um Symptome auszuschließen. Das wird so lange fortgesetzt, bis die eigentliche Ursache gefunden ist.

Zum Abschluss steht ein erneutes Brainstorming an, das 15-30 Minuten dauern sollte. In diesem letzten Schritt werden Korrekturmaßnahmen gesammelt, die auf bis zu drei Lösungen verdichtet werden. Diese Lösungen werden zu Storys und Features, die im PI-Planning eingeplant werden können.

Während des gesamten Prozesses ist ein Gesamtüberblick über den Status eine große Hilfe: Progress, Änderungen des Projektumfangs und Forecast sind ein wichtiger Teil davon. Das lässt sich mit den kürzlich in Agile Hive eingeführten Burnup Charts erreichen. Burnup Charts helfen dabei, alle wichtigen Fakten zum Status mit einem Blick erfassen zu können – und zwar allen Beteiligten:

Burnup Charts in Agile Hive helfen allen Beteiligten (Abb. 5)

Die Symbiose von ARTs, Agile Hive und Confluence

Nach diesem profunden Einblick in I&A wenden wir uns jetzt speziell den Funktionen von Agile Hive zu. Denn Agile Hive ist die einfachste Möglichkeit, SAFe® in Jira abzubilden - inklusive Inspect and Adapt.

Das PI-Planning ist einer der zentralen Bausteine, um SAFe® optimal implementieren zu können. Traditionell dienten diese Face-to-Face-Veranstaltungen als Grundlage für den Agile Release Train (ART), um die Teams auf die übergeordneten Ziele auszurichten. Agile Hive bietet eine Plattform sowohl für traditionelle als auch für remote stattfindende PIs.

Mit dem automatisierten Program Board lässt sich der Fortschritt inklusive Features, ART-Zielen und Risiken visualisieren. Agile Hive bietet die Tools zum Erstellen, Verwalten und Visualisieren von PIs, Iterationen, Kapazitäten und internen sowie externen Abhängigkeiten. Auf einen Blick kann so schnell ein Verständnis für den aktuellen Status gewonnen werden – nur so lässt sich eine gute Planung gewährleisten.

Ran ans PI-Planning mit Agile Hive (Abb. 6)

In der Vergangenheit fanden die Arbeit eines PIs und des ARTs persönlich statt. Doch es geht auch anders: Agile Hive hat bewiesen, dass wichtige Abstimmungen ebenso remote durchgeführt werden können.

Bei der Verwendung von Agile Hive erstellt das integrierte Autopage-Plugin automatisch Seiten mit vordefinierten Vorlagen, die für die Arbeit mit SAFe® verwendet werden können. Autopage erstellt, verknüpft und aktualisiert Confluence-Seiten, Seitenbäume und den Inhalt der eigentlichen Seite automatisch über Jira. Diese Funktionalität wird vor allem zur Automatisierung des “Epic-Hypothesis Statement” und der WSJF-Dokumentation verwendet.

Beispielsweise kann am Ende eines Sprints eine individuell anpassbare Confluence-Seite automatisiert erstellt werden. Das kann eine Seite für die Retrospektive sein wie das bereits genannte Ishikawa Diagram. Dieses Tool wird genutzt, um den Kern eines Problems zu erkennen und zu visualisieren. Am “Kopf des Fisches” steht eine Zusammenfassung des identifizierten Problems, der “Körper” bildet die “5 Whys” ab: People, Process, Tools, Program und Environment.

Retrospektive _ Ishikawa Diagram (Agile Hive Abb. 7)
Image Source: “Inspect and Adapt”, © Scaled Agile, Inc.

Agil skalieren mit Agile Hive und nützlichen Tools

Ob Essential, Large Solution, Portfolio oder Full SAFe® – Agile Hive kann alle Ausprägungen abbilden. SAFe®-konforme Hierarchien, Prozesse und Reports werden direkt in Jira integriert. Darüber hinaus können Berichte für jedes Team und jede SAFe®-Konfiguration automatisiert erstellt werden.

Mit Agile Hive SAFe by the book in jeder Größenordnung umsetzen (Abb. 8)

Essential – Agile Teams: Agile Teams planen und tracken ihre Arbeit mit intuitiven Breakout-Boards und SAFe®-Reports in Echtzeit, um den Wert bestmöglich zu steigern.
Program:                                  Produktmanager*innen priorisieren den Backlog und tracken den Fortschritt mithilfe der Reports. RTEs stellen sicher, dass die ARTs reibungslos arbeiten können.
Large Solution:                     Solution-Manager*innen priorisieren den Backlog und tracken den Fortschritt mit Reports.
Portfolio:                                 Die Portfolio-Manager*innen priorisieren den Backlog, verwalten Epics sowie Lean-Business Cases und tracken den Fortschritt mit Reports.
Team-Kontext und Team-Breakouts werden ebenfalls unterstützt. Dabei wurde die Team-Breakout-Übersicht dafür entwickelt, um die Abstimmungen innerhalb der Teams zu koordinieren. Das Breakout-Board stellt viele Features bereit, die die Breakout-Sessions im PI Planning unterstützen.
Jedes Team plant die eigenen Iterationen, aufgeteilt in die einzelnen Storys. Um alles miteinander verknüpfen zu können, werden diese im automatisierten Program Board mit den Details aus alles Teams gesammelt. So können zum Beispiel Kapazitäten im Breakout-Board für die einzelnen Sprints festgelegt werden. Wenn die Kapazität des Teams verändert werden muss, können Anpassungen schnell und einfach mit wenigen Klicks durchgeführt werden.

Kurz: Agile Hive bietet alle Tools, die zum Erstellen, Verwalten und Visualisieren von PIs, Iterationen, Kapazitäten und internen sowie externen Abhängigkeiten benötigt werden.

 

Den besten Weg zu SAFe® - finden wir gemeinsam. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt.

Wir wissen - die Implementierung von SAFe® kann einschüchternd wirken. Doch mit den richtigen Tools und vor allem dem richtigen Partner muss das nicht sein! Ob Sie noch am Beginn Ihres Transformationsprozesses stehen oder bereits auf die nächste Ebene skalieren wollen: Wir evaluieren mit Ihnen gemeinsam jeden Schritt, beraten Sie rund um Methoden sowie den Einsatz geeigneter Tools und begleiten Sie durch den kompletten Prozess. Unser Know-how rund um die Einführung von Agile Hive, Jira und Jira Align verknüpfen wir für ein optimales Ergebnis mit dem Expertenwissen von KEGON, Deutschlands führendem SAFe-Partner und SAFe first-mover in Europa.
Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf - wir freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg der Transformation zu unterstützen!

Weiterführende Infos

Zeitfressern den Kampf ansagen: Vier Tipps für einen besseren Workflow mit SAFe® und Agile Hive
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