Gut zu wissen: Wie misst man den Erfolg einer Intranet-Einführung?

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“Und wie können wir das messen?” Diese Frage haben wir alle schon einmal gehört – und in den vergangenen Jahren wurde sie für Unternehmen immer wichtiger. Während manche Dinge recht einfach zu messen sind, kann sich das bei anderen als schwieriger erweisen. Ob und wie erfolgreich zum Beispiel eine Intranet-Einführung war, lässt sich unter Umständen nur schwer quantifizieren.

Ein Intranet ist eine digitale Plattform, die es den Mitarbeiter*innen eines Unternehmens ermöglicht, Inhalte zu erstellen und miteinander zu kommunizieren. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du feststellen kannst, ob bestimmte Kommunikationsziele nach der Einführung eines (Social) Intranets erreicht worden sind.

Unternehmensinhalte hosten

In einem Intranet können verschiedenste Unternehmensmaterialien als digitale Inhalte gehostet werden. Es wird also ein Arbeitsbereich bereitgestellt, in dem die Mitarbeiter*innen gemeinsam neue Inhalte erstellen können. Je mehr digitale Inhalte dort auftauchen, desto eher kannst du davon ausgehen, dass das Intranet die Funktion des Content-Hauses gut erfüllt.

Um zu erkennen, wie häufig das Intranet für die Erstellung von Inhalten genutzt wird, musst du lediglich messen, wie viele neue Dokumente in einem definierten Zeitraum erstellt werden. Auch die Anzahl der Zugriffe auf Dokumente oder Artikel in deiner Wissensdatenbank kann als Erfolgsmaßstab herangezogen werden. Sofern dein Unternehmen vor der Einführung des Intranets ein älteres digitales Produktivitätssystem verwendet hat, kannst du auch die Zugriffszahlen zwischen diesem und dem neuen Intranet vergleichen.

Es ist immer ein gutes Zeichen, wenn zunehmend mehr User mit den Inhalten im Intranet interagieren – vor allem, wenn es mehr User sind, als bei den früheren Arbeits- und Wissenstransfer-Methoden (Aktenschränke, Ablagefächer, Aktenordner usw.). Eine verstärkte Nutzung des Intranets kann sich auch dadurch bemerkbar machen, dass sich die Ausgaben für Druckertinte und Papier verringern. (Ja … Leider ist das papierlose Büro noch längst nicht überall vorhanden.)

Die leicht zugängliche Quelle der Wahrheit

Nicht selten herrscht unter den Mitarbeitenden Verwirrung darüber, ob bestimmte Informationen noch aktuell oder schon veraltet sind. Hier kann das Intranet als “Quelle der Wahrheit” aushelfen, indem es stets die aktuelle Version jedes Dokuments vorhält. Dies gilt auch für die Dokumentation der Unternehmensrichtlinien und andere offizielle Inhalte. Wenn immer mehr Mitarbeiter*innen über den Status eines bestimmten Themas Bescheid wissen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass das Intranet seinen Zweck als Informationsquelle Nummer 1 erfüllt.

Der erste wichtige Schritt besteht also zunächst darin, alle relevanten Inhalte im Intranet verfügbar zu machen. Aber: Finden die Mitarbeitenden auch die Inhalte, die sie brauchen? Um das sicherzustellen, sollte ein Intranet einen universellen Zugang zu den Unternehmensinhalten bieten.

Die oben genannten Messmethoden sind bei weitem nicht erschöpfend. Kreatives Denken beispielsweise kann zu einer Vielzahl von Messgrößen führen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Letztlich geht es darum, herauszufinden, ob die Benutzer*innen die im Intranet gehosteten Inhalte tatsächlich kreieren und nutzen. Hierfür könnte schon eine einfache Umfrage eine hinreichende Antwort liefern. Du kannst natürlich auch einfach im Büro herumfragen. Egal, ob das Intranet nützlich oder lästig ist – deine User-Basis wird es dir verraten.

Erreiche mehr Mitarbeitende

Einige Mitarbeiter*innen nutzen Bildschirmarbeitsplätze nur selten oder sogar nie, wenn es ihre Rolle nicht erfordert. Für diese Mitarbeitenden braucht es ein erfolgreiches und leicht zugängliches Intranet, damit auch sie von dessen Vorteilen profitieren können – insbesondere im Bereich der Kommunikation und Nachrichten. Selbst wenn einige Mitarbeiter*innen nicht mit einer Workstation vom Unternehmen ausgestattet wurden, können sie sich das Intranet als App auf ihr persönliches Mobilgerät herunterladen.

Ein Beispiel dafür, wie eine mobile Intranet-App aussehen kann

Die Reichweite des Intranets lässt sich anhand der Gesamtzahl der aktiven Nutzer*innen als Prozentsatz innerhalb der gesamten Belegschaft ermitteln. Andere Indikatoren, wie etwa die Anzahl der ausgefüllten Userprofile und der mobilen Anmeldungen, können ebenfalls aufschlussreich sein. Es ist sinnvoll zu untersuchen, inwieweit die Intranet-Kommunikation andere Kanäle für die Mitarbeiter*innen ersetzt, die bei ihrer Arbeit häufig keinen Computer benutzen – sei es im Lager, in der Produktion, im Labor… Ein denkbarer Effekt wäre, dass dann bspw. weniger Telefonate über die dort vorhandenen Anschlüsse getätigt werden oder weniger Fahrten zwischen den Arbeitsplätzen notwendig sind.

Eine steigende Anzahl an Mitarbeitenden, die das Intranet aktiv nutzen, sollte ein klarer Indikator dafür sein, dass dessen Verwendung für sie nützlich ist. Je näher die Zahl der aktiven User an der Gesamtzahl der Mitarbeiter*innen ist, desto besser! Darüber hinaus kann eine genauere Betrachtung der Interaktionen zwischen den verschiedenen Nutzer*innen in den Abteilungen hilfreich sein, um festzustellen, wie sich die Intranet-Einführung auf bestimmte Rollen und Teams auswirkt.

Vereinfache die Kommunikation

“Klassische” Kommunikationsformen stehen oftmals Hindernissen gegenüber, die eine effiziente Kommunikation beeinträchtigen. Was genau unter “effizienter Kommunikation” zu verstehen ist, hängt meistens von der jeweiligen Situation ab. Nichtsdestotrotz bildet die E-Mail im Allgemeinen das Schlusslicht in der Hierarchie der bevorzugten Kommunikationsmittel.

Social Intranets hingegen verfügen über Tools wie Newsfeeds und Social Timelines, die es Usern ermöglichen, sich an vielzähligen Diskussionen in passenden Topics zu beteiligen,. Konversationen finden so näher an der Quelle statt und sind dementsprechend übersichtlicher und leichter zu verfolgen, als wenn sich alles ohne entsprechende Zusammenhänge in einem E-Mail-Posteingang stapelt. Ob und in welchem Umfang die Kommunikationsfunktionen des Intranets genutzt werden lässt sich nachvollziehen, wenn du auswertest, wie viel Zeit User auch noch nach der Intranet-Einführung mit aktiver E-Mail-Kommunikation verbringen.

Darüber hinaus kann dir ein Blick auf die Menge und die Art der Unterhaltungen in News- und Social-Timeline-Threads eine Vorstellung davon geben, wie viel Kommunikation nun nicht mehr über “ältere” Medien geführt wird und stattdessen näher an der Quelle eines Themas stattfindet. Daher ist es immer ein gutes Zeichen, wenn der Austausch via Chat im Microblog und in den News lebhaft und aktiv ist.

Der Microblog in Linchpin, in dem User themenbezogen kommunizieren, Medien & Dateien tauschen und sich zu Veranstaltungen anmelden können

Lasse dich nicht von Statistiken beirren

Eines vorweg: Es ist immer hilfreich, Daten zu sammeln. Seien es die Anzahl der ausgefüllten Userprofile, die Anzahl der User, die sich anmelden oder die prozentuale Verringerung der E-Mail-Korrespondenz – all diese Informationen sind Indikatoren dafür, wie erfolgreich die Einführung des Intranets war. Es heißt zwar, dass Zahlen nicht lügen, aber sie erzählen auch nicht die ganze Geschichte. Manchmal fehlt diesen Kennzahlen der entsprechende Kontext und so bleibt viel Raum zum Interpretieren. Zahlen sind somit sicherlich hilfreich, aber der Schwerpunkt sollte darauf liegen, wie sich die Mitarbeiter*innen bei der Nutzung des Intranets fühlen.

Worauf es wirklich ankommt

Am Ende des Tages hängt der Erfolg deines Intranets von nur einer entscheidenden Frage ab: Wird es tatsächlich genutzt? Wenn sich User anmelden und Zeit im Intranet verbringen, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass sie einen Nutzen daraus ziehen (vorausgesetzt, sie werden nicht dazu aufgefordert, dies zu tun). Eine offene und locker strukturierte Umfrage ist hilfreich, um ein Feedback darüber zu erhalten, wie das Intranet auf die Mitarbeiter*innen wirkt. Wenn es ihnen gefällt, werden sie das auf unterschiedlichem Wege zum Ausdruck bringen. Klar ist: Mitarbeitende sind zufriedener, wenn ihnen beim Austausch untereinander weniger Steine in den Weg gelegt werden. Dies wiederum führt zu einer produktiveren Belegschaft. Wenn also ein Intranet den täglichen Arbeitsablauf eines Users effektiv erleichtert, kann das positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben.

Starte dein Intranet-Projekt mit Linchpin!

Um herauszufinden, wie effektiv das Intranet in deinem Unternehmen ist, ist Kreativität gefragt. Dafür stehen einige quantitative Metriken zur Verfügung, während qualitative Daten zunächst durch Umfragen oder Interviews erhoben werden müssen. Es ist sinnvoll und ratsam, sich schon während der Planungsphase Gedanken zu solchen Auswertungen zu machen und mit den Projektverantwortlichen darüber zu sprechen.

Gerne unterstützen wir dich dabei, die Linchpin Intranet Suite (das auf Atlassian Confluence basierende Social Intranet) in deinem Unternehmen einzuführen und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos verläuft. Wenn du Linchpin erst einmal selbst erkunden willst, kannst du es jederzeit kostenlos testen.

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