In 3 Schritten zum eigenen Mitarbeiterverzeichnis in Confluence Cloud – mit Properties

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Je mehr dein Unternehmen wächst und je mehr neue Mitarbeiter*innen – egal, ob vor Ort oder remote – deswegen eingestellt werden, desto schwieriger wird es, den Überblick über alle Beschäftigten zu behalten. Dementsprechend wichtig ist es, dass Unternehmen Ressourcen bereitstellen, mit deren Hilfe Mitarbeiter*innen herausfinden können, wer eigentlich wer ist und welche Person auf welcher Ebene oder in welchem Bereich im Unternehmen arbeitet. In der Theorie klingt das ganz logisch – in der Praxis kann das aber eine echte Herausforderung sein.

Who is who – warum ein Mitarbeiterverzeichnis wirklich sinnvoll ist

Die Zeiten, in denen gedruckte Mitarbeiterverzeichnisse veröffentlicht wurden, sind nämlich längst vorbei. Angesichts des ständigen Wandels in der heutigen Zeit wäre ein Verzeichnis in Papierform schon veraltet, noch bevor es überhaupt druckreif ist. Davon abgesehen: Wer von uns benutzt noch Papierverzeichnisse für irgendetwas? Richtig – niemand.

Daher liegt es auf der Hand, dass jede Art von nützlichem Mitarbeiterverzeichnis zumindest einige oder sogar alle dieser Kriterien erfüllen sollte:

  • Internetbasiert,
  • auf einer Vielzahl von Geräten verfügbar (z. B. Desktop, Laptop oder Mobiltelefon),
  • flexibles und anpassungsfähiges Design,
  • integrierte Sicherheits- und Zugriffsverwaltung,
  • benutzerfreundlich und, last but not least,
  • erschwinglich.

Natürlich gibt es noch weitere Kriterien, aber das sind zumindest schon einmal die wichtigsten.

Im Idealfall möchtest du dein eigenes System entwerfen – und zwar mit Tools, die dir bereits zur Verfügung stehen, um geringe oder am besten gar keine zusätzlichen Kosten zu haben. Wenn du außerdem in der Lage sein willst, diese Lösung zu verwalten und allen im Unternehmen die relevantesten Informationen über jede*n Mitarbeiter*in zugänglich zu machen, dann haben wir eine gute Nachricht für dich: Es gibt eine einfache Lösung, um ein solches Mitarbeiterverzeichnis in Confluence Cloud zu erstellen, das alle diese Kriterien direkt erfüllt. Lies weiter und wir verraten es dir!

Willkommen in Confluence Cloud!

Confluence Cloud ist – wie du vermutlich schon weißt – eine leistungsstarke Plattform für Zusammenarbeit, die es Teams ermöglicht, Wissen und Dokumentationen einfach und effizient auszutauschen. Unternehmen nutzen es daher für so ziemlich alles – von internen Wikis über Produktdokumentationen bis hin zu Blogs und ja, auch für Mitarbeiterverzeichnisse.

In diesem Artikel stellen wir dir drei einfache Schritte vor, mit denen du mithilfe von Confluence Cloud und der App “Properties” dein eigenes Mitarbeiterverzeichnis erstellen kannst. Auf den Punkt gebracht sind es diese drei Schritte:

  1. Verwende Confluence Cloud als Basis für die Organisation deiner Beschäftigten.
  2. Verwende das Makro “Property Group”, um Informationen über deine Mitarbeiter*innen auf Confluence-Seiten zu erfassen.
  3. Erstelle eine Übersicht über deine Mitarbeiter*innen mit dem Makro “Property Group Report”.

Es ist wirklich ganz einfach: Alle Mitarbeiter*innen erhalten ihre eigene Seite in Confluence Cloud. Innerhalb dieser Seite werden dann benutzerdefinierte Property Groups verwendet, um wichtige Informationen zu speichern (das funktioniert ähnlich wie bei einer Datenbank). Schließlich werden auf einer separaten Confluence-Seite Property Group Reports eingefügt, um alle Informationen in einer gemeinsamen Übersicht zusammenzustellen – dabei findet sich jede*r Mitarbeiter*in in einer Zeile der Tabelle wieder. Die Informationen sind dadurch leicht einsehbar und können beliebig sortiert werden. Von dort gelangst du mit nur einem Klick wieder zur vollständigen Seite einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, um nähere Details zu erfahren.

Bereit? Dann fangen wir an!

Schritt 1: Nutze Confluence Cloud als Basis für die Organisation deiner Mitarbeiter*innen.

Confluence Cloud ist wie ein leistungsstarker digitaler Teamarbeitskosmos, in dem Kreativität und Zusammenarbeit gelebt werden können. Teams können dynamische Seiten erstellen, um nahezu jedes Projekt und jegliche Idee zu dokumentieren. Dabei bieten die sogenannten Spaces die Möglichkeit, die gemeinsame Arbeit verschiedener Teams zu strukturieren und zu organisieren. Gleichzeitig sorgen eine Vielzahl integrierter Formatierungstools und Makros dafür, dass die Projekte das gewünschte Aussehen (Stichwort Corporate Identity) und die erforderliche Funktionalität erhalten.

Für unsere Zwecke – die Erstellung eines Mitarbeiterverzeichnisses – benötigt es aber noch zwei zusätzliche Makros: Property Group und Property Group Report.

Properties im Atlassian Marketplace

Die beiden Makros arbeiten zusammen: Mit dem Property-Group-Makro kannst du – ähnlich wie in einer Datenbank oder einer Tabelle – Felder mit z. B. vordefinierten Antwortoptionen erstellen. Deine neu generierte Property Group kannst du dann mit der entsprechenden Confluence-Cloud-Seite verknüpfen. Im Anschluss daran kommt das dazugehörige Makro Property Group Report zum Einsatz: Es sammelt automatisch genau diese Daten und präsentiert sie in einer Übersicht.

Allerdings musst du zuvor noch zwei Kleinigkeiten erledigen: Zum einen musst du das Makro "Properties" in deiner Confluence-Cloud-Instanz installieren, zum anderen benötigst du administrative Rechte. Falls du über letzteres nicht verfügst, wende dich bitte an deinen Website-Admin. Sofern du das Makro selbst installieren kannst, findest du hier die Installationsanleitung.

Sobald die Installation abgeschlossen ist, kannst du zu deinen Confluence-Seiten zurückkehren und eine neue Seite mit diesem Makro erstellen.

Im Anschluss daran fügst du das Makro für die Property Group wie folgt ein:

  1. Navigiere zu der Stelle auf deiner Seite, an der du das Makro platzieren möchtest.
  2. Wähle in der Symbolleiste des Editors die Schaltfläche “Insert” und gib in der Suchleiste "Property Group" ein. Mit einem Doppelklick auf das Makro kannst du es einfügen.
  3. In unserem Beispiel sind derzeit noch keine Property Groups vorhanden. Also müssen wir erst noch eine Gruppe erstellen, indem wir die Option “Edit or create property groups” verwenden.
    Insert Property Group Macro
  4. Jetzt kannst du deine eigene Property Group anlegen. In der Spalte ganz rechts siehst du alle Optionen, die Properties umfasst, z. B. Text, Auswahl, Mehrfachauswahl, Datum, Personen. In der Abbildung etwas weiter unten kannst du gleich sehen, dass wir jeweils eine dieser Optionen hinzugefügt haben.
  5. Du hast alle gewünschten Properties erstellt? Dann klicke auf “Save changes”. Deine neu generierte Property Group (in unserem Beispiel haben wir sie "Employee Directory Group" genannt) ist nun im Fenster "Insert ‘Property Group’ Macro" verfügbar. Wähle sie aus und klicke unten rechts auf die Schaltfläche “Insert” – und schon enthält deine Confluence-Seite die neue Gruppe!

Schritt 2: Verwende Property Groups, um Informationen über Mitarbeiter*innen auf Confluence-Seiten zu erfassen.

Dein Team verfügt nun über eine Seitenvorlage in Confluence Cloud, die es ihm erlaubt, die benötigten Informationen mithilfe der von dir erstellten Property Group zu erfassen. Für jede*n Mitarbeiter*in in deinem Unternehmen muss nun eine Confluence-Seite erstellt werden, wobei immer die Seitenvorlage verwendet wird, die du mit dem Property-Group-Makro erstellt hast. Das heißt also: Bernd aus der Finanzabteilung erhält seine eigene Seite. Sarah aus der IT-Abteilung erhält ihre eigene Seite. Und ja, sogar der*die CEO erhält eine eigene Seite, genauso wie der*die Office Manager*in.

Die Auswahl der Felder, also welche Informationen erfasst werden sollen, bleibt komplett dir überlassen. Dabei musst du dich nicht sofort festlegen – du kannst auch zu einem späteren Zeitpunkt Felder hinzufügen oder entfernen. In unserem Beispiel haben wir uns für die Felder Vor- und Nachname, Rolle/Titel, Team, Einstellungsdatum und ein paar andere entschieden.

Employee Directory Group

Ganz gleich, ob du in einer kleinen Firma mit drei Beschäftigten, einer mittelgroßen Organisation mit 300 Mitarbeitenden oder einem Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeiter*innen tätig bist: Du kannst immer den gleichen Prozess verwenden, um die Informationen aller Mitarbeitenden zu erfassen – und sorgst somit für Konsistenz.

Auch David bekommt seine eigene Confluence-Seite.

Schritt 3: Verschaffe dir mit Berichten einen Überblick über deine Mitarbeiter*innen.

Dank der ersten beiden Schritte hat das HR-Team nun erfolgreich damit begonnen, notwendige Informationen über die Mitarbeiter*innen deines Unternehmens konsistent zu sammeln. Aber wie behaltet ihr in Zukunft den Überblick über all diese Seiten? Ganz einfach, denn es fehlt nur noch ein letzter Schritt: Du entwirfst eine weitere Seite in Confluence Cloud, die die einzelnen Seiten deines Mitarbeiterverzeichnisses zusammenfasst und als Übersicht dient, auf die du und alle Kolleg*innen zugreifen können.

Keine Sorge – das Makro Property Group Report übernimmt den größten Teil dieser zunächst aufwändig klingenden Aufgabe für dich. Mit ein paar Mausklicks deinerseits werden alle Informationen, die von der Personalabteilung eingegeben wurden, in einer übersichtlichen Liste angezeigt – diese aktualisiert sich übrigens ganz automatisch.

Dafür erstellst du zunächst eine neue Confluence-Cloud-Seite und fügst dort das Makro Property Group Report hinzu:

  1. Wähle auf deiner neuen Confluence-Seite in der Symbolleiste des Editors die Option “Insert”, gib in der Suchleiste den Begriff “Property Group Report” ein und mache einen Doppelklick auf das Makro, um es einzufügen. Dabei wirst du feststellen, dass die Gruppe, die wir zuvor erstellt haben (Employee Directory Group), in der Dropdown-Liste aufgeführt ist.
    Makro Property Group Report
  2. Wähle diese Gruppe aus und klicke auf “Insert”. Nun kannst du dich entscheiden, ob du die traditionelle Tabellenansicht oder die neue Kartenansicht für deinen Bericht einfügen möchtest.
    Hinweis: Im Dialogfeld “Displayed Properties” hast du die Möglichkeit, die Properties, die für dich notwendig oder auch unnötig sind, ein- oder auszuschließen. Auch wenn du die Informationen zu all diesen Properties für eine spätere Verwendung erfassen möchtest, müssen sie nicht unbedingt alle in dem von dir erstellten Property Group Report angezeigt werden.
    Im Dialogfeld “Displayed Properties” hast du die Möglichkeit, die Properties, die für dich notwendig oder auch unnötig sind, ein- oder auszuschließen.
  3. Nachdem diese Gruppe nun über das Property-Group-Report-Makro eingefügt wurde, kannst du mit damit fortfahren, weitere Elemente der Berichtsseite nach Belieben zu gestalten.
  4. Sobald die Seite deinen Vorstellungen entspricht, klickst du auf “Publish”. Sofort nach dem Aktualisieren der Seite erscheint im Makrobereich des Property Group Reports eine Liste aller Seiten, die das Property-Group-Makro verwenden – schön zusammengefasst und sortierbar.

Und damit hast du auch schon alle Voraussetzungen für ein Mitarbeiterverzeichnis geschaffen, das benutzerfreundlich zu erstellen und zu aktualisieren ist. Und das Beste: Es wird auch automatisch aktualisiert und steht allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung.

Ein weiteres Schmankerl: Jetzt kannst du die Informationen direkt im Bericht aktualisieren, ohne die jeweilige Mitarbeitenden-Seite öffnen zu müssen. Zwar kannst du dich – wie in früheren Versionen des Makros Property Group Report – immer noch zu den einzelnen Seiten durchklicken. Für eine zeitsparende und einfache Bearbeitung kannst du es aber auch direkt in der Übersicht erledigen.

Du willst nun direkt mit deinem eigenen Mitarbeiterverzeichnis loslegen?

Bearbeite Informationen direkt in der Übersicht deines Mitarbeiterverzeichnisses.

Dann nichts wie in den Atlassian Marketplace und lade dir Properties herunter. Dort ist es auch möglich, die App erst einmal kostenlos zu testen.

Du möchtest noch mehr über die Makros Properties, Property Group und Property Group Report erfahren? Kein Problem – weitere Informationen findest du hier. Wenn du noch Fragen hast oder einen Demo-Termin vereinbaren möchtest, freut sich unser Entwicklungsteam auf ein gemeinsames Gespräch. Nimm gerne direkt Kontakt zu uns auf!

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