Warum es in einer komplexen Arbeitswelt Checklisten für die komplizierten Dinge braucht

In der heutigen Zeit wird in Unternehmen viel über Komplexität gesprochen. Der Wettbewerb wird branchenübergreifend immer anspruchsvoller, neue Konkurrenten und disruptive Technologien erscheinen in einer nie dagewesenen Frequenz auf der Bildfläche, Organisationen müssen beständig Innovationen schaffen und sich neu erfinden, die unternehmensweite Zusammenarbeit gehört kontinuierlich auf den Prüfstand, obendrein erschüttern globale Krisen wie Corona und der Ukraine-Krieg das Wirtschafts- und Arbeitsleben.

Wer in diesem herausfordernden, dynamischen Umfeld mit Apps für Checklisten in Confluence und Jira ankommt, wirkt vermutlich ein wenig aus der Zeit gefallen – geht es doch längst nicht mehr darum, stur und stumpf Dinge abzuarbeiten, sondern um die Notwendigkeit, neue Antworten auf einzigartige Probleme zu finden, oder? Moment, ganz so leichtfertig solltest du dieses Thema nicht (Tusch!) abhaken!

Kein Unternehmen ohne repetitive Tätigkeiten

Ich werfe etwas provokant mal die folgende Aufforderung in den Raum: Nenne mir eine Situation, in der eine Checkliste nicht helfen würde! Ich hab Zeit ...

In jedem Team gibt es wiederkehrende Aufgaben und Tätigkeiten, die man einfach abstreicht. In jedem Unternehmen existiert Bürokratie. In jeder Organisation, ja in jeder Position und Rolle stehen Menschen vor der Herausforderung, regelmäßig an bestimmte Dinge denken zu müssen. Etwas davon zu vergessen, wäre ein Problem.

In einem seiner sehr empfehlenswerten Bücher hat Lars Vollmer mal das Beispiel eines Piloten angebracht. Ein hochkomplexer Job! Der Start und die Landung brauchen viel Umsicht und Fingerspitzengefühl. Unvorhersehbare Wettersituationen oder technische Probleme erfordern die gleichzeitige Abwägung zahlreicher Aspekte, eine souveräne Beherrschung der Technik und viel situative Kommunikation.

Dabei kann keine Checkliste helfen. Und doch wissen wir, dass Piloten für Teile ihrer Arbeit ellenlange Checklisten nutzen. Natürlich ist vor dem Start die Abarbeitung eines umfassenden Prüfkatalogs eine sehr gute Idee, um Sicherheitsrisiken und Fehlfunktionen möglichst auszuschließen.

Die Alternative bestünde darin, ins Cockpit zu steigen, die Finger knacken zu lassen und zu sagen: "Mei, schau'n mer mal, welche komplexen Herausforderungen uns auf der Reise erwarten!" In diese Maschine würden ich ungern einsteigen.

Checklisten und zunehmende Komplexität

Die stetig zunehmende Komplexität in fast allen Bereichen des modernen Arbeitslebens erfordert immer mehr Denkleistung, Teamwork, Kreativität und Innovationsfähigkeit. Doch die moderne Arbeitswelt besteht nicht ausschließlich aus Komplexität, sondern immer auch aus komplizierten Bestandteilen. (Zur Unterscheidung zwischen Komplexität und Kompliziertheit verweise ich immer wieder gern auf mein erhellendes Gespräch mit Niels Pfläging.)

Und je komplexer Aufgaben sind, desto dringender wird die Anforderung, Teams und Einzelpersonen von den komplizierten Dingen zu entlasten – von der Fleißarbeit, von den repetitiven Arbeiten, von den Standardtasks. Genau dabei spielen Checklisten ihre Stärke aus! Sie helfen, sich besser auf die Komplexität der Welt zu fokussieren, indem sie die Arbeit an den komplizierten Dingen transparenter, zuverlässiger und weniger fehleranfällig machen.

Wann Checklisten wertvoll sind

Im Tagesgeschäft bei Seibert Media fallen mir, ohne lange nachzudenken, diverse Einsatzbereiche für Checklisten ein:

Checklisten im Personalmanagement

Für den Bewerbungsprozess
Für das Onboarding von Mitarbeiter*innen
Für Personalgespräche
Für das Offboarding

Checklisten im Vertrieb

Qualifizierung von Anfragen
Bei Angebotserstellung
Neukunden-Onboarding

Checklisten im Marketing

Event-Organisation
Publikation von Content

Checklisten in der Softwareentwicklung

Software-Releases
Akzeptanztests
Für Prüfkriterien in Code-Reviews
In Review-Dokumenten

Checklisten für die allgemeine Team-Zusammenarbeit

Team-Weeklys
Organisation von Teamevents

Und das sind nur einige Anwendungsfälle aus unserem spezifischen Unternehmen. Würden andere Organisationen ihre praktischen und potenziellen Use Cases ergänzen, hätten wir sicher sehr schnell eine seitenlange Liste zusammen.

Checklisten müssen dort sein, wo die Arbeit stattfindet

Dass Checklisten ihre Daseinsberechtigung haben und dass sie selbst die kreativen, unabhängigen Geister des Unternehmens sinnvoll unterstützen können, darüber brauchen wir keine Diskussion zu führen, stimmt's?

Bleibt die Frage nach dem Wie und Wo. Über Prä-Digitalisierungs-Relikte wie Word-Dokumente und Tabellen, die dann jemand in ausgedruckter Form per Hand abhakt, anschließend unterschreibt und am Ende abheftet, will ich keine Worte verlieren. Uns soll es um Software-Lösungen gehen.

Hier stehen allerdings einige wichtige Anforderungen im Raum:

User wollen möglichst wenige ablenkende und ineffiziente Tool-Wechsel.
Checklisten sollten nicht in einem Silo existieren, sondern stets im Kontext des Anwendungsfalls oder der Aufgabe stehen.
Wenn es eine möglichst breite und produktive Nutzung geben soll, müssen Checklisten an einer zentralen Stelle jederzeit verfügbar sein.
Die Integration in die Landschaft der täglich genutzten Werkzeuge ist das beste Rezept für die Akzeptanz.

Klar, worauf es hinausläuft: Wenn Features zur einfachen Erstellung und (wiederholten) Nutzung von Checklisten direkt in Confluence und Jira implementiert sind, werden alle vier Anforderungen nahtlos erfüllt.

Die neuen Lösungen Checklists for Confluence und Checklists for Jira, die wir (unter anderem auf meine Initiative hin) in einem kleinen Team entwickeln, stehen jetzt kostenfrei auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung.

In einer kurzen Session auf unserem letzten Atlassian Enterprise Day habe ich diese Tools einmal vorgestellt, ein paar Hintergrundinfos zu den Nutzungsszenarien und zur Intention der Entwicklung geteilt und die Apps in der Praxis gezeigt. Hier ist das Video zum Vortrag:

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Unsere Checklisten-Apps gibt es für Confluence Cloud und für Jira Cloud – wie gerade erwähnt: kostenlos. Nach der Installation kannst du sofort vollumfänglich loslegen und mit deinem Team beginnen, einen systematischen Ansatz für die Bearbeitung komplizierter Dinge zu etablieren – und auf diese Weise mehr Raum für die komplexen Fragen und Aufgaben zu schaffen.

Details zur Nutzung gibt es in der Doku zu Checklists for Confluence und Checklists for Jira. Und falls du Fragen, Wünsche, Feedback hast, melde dich einfach direkt beim Entwicklungsteam!