Mehr Disziplin für Teams und Organisationen: Wie Checklisten Verlässlichkeit und Qualität fördern

Read this article in English.

Über Disziplin denke ich seit der Gründung unseres Unternehmens vor 25 Jahren nach. Ich habe erkannt, dass es nicht ausreicht, gute Ideen zu haben. Es braucht Konsistenz, den Willen und oft auch einen langen Atem, sie weiterzuverfolgen und sie durchs Ziel zu bringen. Die Idee ist ohne exzellente Ausführung nichts wert.

Jeder von uns besitzt Talente, aber natürlich vereint kein Mensch sämtliche Fähigkeiten in sich. Das ist unmöglich. Wir brauchen ein Team, um erfolgreich zu sein. Mir mangelt es beispielsweise schon immer an Disziplin (im Sinne von fokussiert zu bleiben).

More Discipline for Teams and Organizations Checklisten

Foto von Thao Le Hoang auf Unsplash

Auch ich war kein besonderes Genie, doch ich bin ein Workaholic: Ich probiere alles aus, was mir unter die Finger kommt. Software? Sicher! Taktiken? Na klar! Eine Checkliste, wie man erfolgreich wird? Versucht – und fehlgeschlagen. Denn wir alle wissen, dass Checklisten nicht auf diese Art funktionieren.

Der Fuchs und der Igel

Kennst du den Fuchs und den Igel aus Jim Collins Buch "Good to Great"? Ich bin der Fuchs: Gib mir eine Gelegenheit und ich stürze mich darauf. Der Igel wiederum ist konsistent. Er hat ein konkretes Ziel. Er ist langsam, aber stetig. Im Fall einer drohenden Gefahr rollt er sich ein und fährt die Stacheln aus; wenn es wieder sicher ist, bewegt er sich weiter. Der Fuchs ist ein Forscher, ein Kundschafter, ein Pionier. Der Igel ist ein Konvertierer: Er konvertiert Träume in Wirklichkeit.

Als ich unser Unternehmen vor 25 Jahres aus der Taufe gehoben habe, schwankte es, bis Leute dazu kamen, die Konsistenz hinein brachten. Und glaub mir: Das ist schwer! Vor allem, wenn Menschen wie ich mit im Boot sitzen. Aber hier sind ein paar Strategien, die für uns funktioniert haben:

  • Mein Bruder ignorierte mich einfach und machte sein eigenes Ding. Naja, er ignorierte mich nicht die ganze Zeit, aber er wählte sorgfältig aus, was er tun wollte, und stellte sicher, dass ich nicht involviert war. Und wenn ich mit Ideen um die Ecke kam, hörte er zu, beachtete sie aber meist nicht. Seine Ergebnisse sprachen stets für sich selbst. Es gab nichts, worüber ich mich hätte beschweren können, also tat ich es nicht.
  • Dann kam Sebastian. Er war die erste Person, die konsistente Prozesse herstellen wollte und die manuellen Anstrengungen unternahm, um sie zu erreichen. Die meisten Unternehmen und Teams brauchen Software als Unterstützung. Als Erinnerung. Um Dinge zu tracken. Aber manche Leute schreiben sich einfach alles auf. Auch auf Papier, wenn es sein muss. Es war Sebastian, der mir zeigte, dass es möglich ist, den ROI für ein beliebiges Projekt per Hand zu kalkulieren. Während ich darauf wartete, dass unser BI-Leute die Projektkalkulation automatisieren, erstellte Sebastian einfach eine Tabelle und trug die Zahlen manuell ein. Er tat das teils mit roher Gewalt, aber es funktionierte. Bald fügten sich die Projektmanager*innen, denn es ergab einfach Sinn. Viel später bekamen wir ein voll automatisiertes Reporting, aber er hatte mich gelehrt, dass Disziplin eine Attitüde ist und nicht notwendigerweise Software braucht.
  • Andere waren einfach zu weit weg, um ständig durch mich unterbrochen zu werden. Das war eine gute Erfahrung, wenn wir talentierte Leute mit Führungsqualitäten hatten. Es war wiederum eine schmerzliche Erfahrung, wenn ich mitbekam, dass Leute Dinge anders machten als wir es in der Vergangenheit getan hatten – auf schlechtere Art. Es ist frustrierend, wenn eine Organisation Dinge vergisst, die sie bereits beherrscht hat, nur um einen minderwertigen Weg zu finden.

Und hier wird es interessant. Es ist eine Sache, tolle Geschäftspartner zu haben, die dein Chaos ignorieren und es einfach besser machen. Oder mit Leadern zu arbeiten, die die Dinge besser können als die Maschine, bis die Maschine lernt, diesem Weg zu folgen. Die richtigen Leute zu finden, ist schwer. Aber dabei geht es nicht um Disziplin.

Sie kommt dann ins Spiel, wenn es gilt, das erreichte Level an Qualität selbst dann zu bewahren, wenn sich die Belegschaft ändert. Hier zählen Disziplin und operative Exzellenz. An dieser Stelle habe ich Checklisten als hilfreiches Werkzeug für die Organisation entdeckt.

Der erste Schritt zu einer Checkliste sollte eine Wiki-Seite sein

Oft starten wir mit der Dokumentation, und das ist schwer genug, wie ich zugeben muss. Die meisten Unternehmen haben überhaupt keine verständlichen und aktuellen Dokumentationen. Um niederzuschreiben, wie Dinge funktionieren, braucht es eine erfahrene Person, die den Prozess kennt und nun Zeit in die Doku investieren soll, statt sie anderen drängenden Aufgaben zu widmen.

Das Schreiben und Ausbauen einer Dokumentation ist ein Prozess ohne Ende. Man weiß nie, wann sie gut ist. Wir starten mit ein paar Zeilen Text. Dann fügen wir Überschriften hinzu und schaffen ein wenig Struktur. Anschließend kommt ein draw.io-Diagramm hinzu, um den Prozess zu visualisieren.

Eine Herausforderung besteht darin, dass ein Wiki lediglich ein eingleisiger Kommunikationskanal ist: Wir können nur Informationen daraus ziehen. Checklisten sind ein bisschen operativer, instruktionaler und besser in den Arbeitsfluss eingebettet.

Die erste Version einer Checkliste

Zugegeben: Checklisten entstehen oft aus Notwendigkeiten wie Audits oder Zertifizierungen heraus – oder auch aus reiner Frustration. Etwas funktioniert nicht gut, und um vermeidbare Fehler zu verhindern, wird eine Checkliste erstellt.

Egal, wer die erste Version einer Checkliste erstellt und wie er das gemacht hat – anfangs nervt es fast immer. Checklisten umfassen zu viele oder zu wenige Punkte. Sie weisen die falsche Reihenfolge auf oder sind nicht eindeutig beschrieben. Ersteller vermengen Bestätigungs-Checklisten für Leute, die den Prozess kennen und nur sicherstellen wollen, dass nichts durchs Raster fällt, mit Bearbeitungs-Checklisten, die Aufgaben enthalten, die gelesen und dann fertiggestellt werden müssen.

Wir müssen akzeptieren, dass die erste Version nie die absolute Lösung ist. Es ist wie bei der ersten Wiki-Seite: Sie ist unausgereift und verbesserungsbedürftig.

Checklisten während der Nutzung iterieren

Der beste Weg, um Checklisten zu verbessern, besteht darin, aktiv mit ihnen zu arbeiten. Dadurch fällt uns auf, welche Schritte fehlen. Außerdem können wir die Beschreibungen verbessern, Details hinzufügen, unnötige Punkte entfernen oder sogar Links zu Dokumentationen oder gar Videos integrieren.

Bevor wir unsere Checkliste nicht selbst als hilfreich empfinden und sie durch die eigene Nutzung weiterentwickelt haben, ist es unwahrscheinlich, dass andere Leute sie verwenden. Außerdem müssen wir im Hinterkopf behalten, dass Checklisten den Leuten oft aufgezwungen werden. Sie nutzen sie nicht freiwillig. Nur sehr erfahrene Teams setzen sie bewusst ein, denn sie verstehen, inwiefern Checklisten einen Unterschied ausmachen können.

Wenn Disziplin als Wert verstanden wird

Der große Moment ist gekommen, wenn die Leute feststellen, dass diese stumpfe Checkliste einen Fehler vermeiden konnte. Dass sie geholfen hat, etwas nicht zu vergessen. Das ist ein Mehrwert. Ab diesem Punkt fangen die Teammitglieder an, sich auf Checklisten einzulassen. Es entstehen proaktive Nachfragen, durch die weitere Personen eingebunden werden. Die Disziplin erwacht zum Leben und erstarkt.

Am einen Ende des Spektrums steht der Souschef eines Restaurants, der einmal im Monat die HACCP-Checklisten ausfüllt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Am anderen Ende steht das Team, das jedes Rezept wie eine Checkliste angeht und den Richtlinien detailgenau folgt, weil diese Listen garantieren, dass jedes einzelne Gericht perfekt wird.

Allerdings stellen gute Checklisten nicht nur Verlässlichkeit und Qualität sicher. Sie befreien die Nutzer außerdem von den komplizierten Dingen und schaffen Freiraum für Kreativität und echte Denkarbeit. Wenn wir gewährleisten können, dass all die Dinge, die wir nicht vergessen dürfen, bedacht werden, können wir uns frei den komplexen Problemen zuwenden.

Checklisten machen Spaß, wenn die Leute sie mögen und sie gerne nutzen, doch es ist Arbeit erforderlich, um dieses Stadium zu erreichen. Andernfalls wird niemand sie nutzen. Dabei hilft ein Tool, das in den unterschiedlichsten Anwendungsfällen eine einfache und geradlinige Nutzung von Checklisten fördert. Wir arbeiten an so einer Checklisten-Software.

Unsere Checklisten-Apps gibt es  für Confluence Cloud und für Jira Cloud, und zwar kostenlos. Nach der Installation kannst du sofort vollumfänglich loslegen und  mit deinem Team beginnen, einen systematischen Ansatz für mehr Disziplin zu schaffen.

Details zur Nutzung gibt es in der Doku zu Checklists for Confluence und Checklists for Jira. Und falls du Fragen, Wünsche, Feedback hast, melde dich einfach direkt beim Entwicklungsteam!

Weitere Infos

Warum es in einer komplexen Arbeitswelt Checklisten für die komplizierten Dinge braucht
Check! Wie Checklisten dir und deinem Team das Leben leichter machen können
Wollen digitale Tools komplexe Probleme kompliziert machen?


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren

Sicher dir dein Ticket zur Tools4AgileTeams Konferenz am 01. & 02. Dezember 2022.