Onboarding-Prozesse zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter – effizienter und strukturierter mit Jira und Easy Issue Templates

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Der erste Eindruck ist wichtig. Das gilt nicht zuletzt für den Onboarding-Prozess eines Unternehmens. Die Einarbeitung neuer Angestellter ist in jeder Organisation Bestandteil der Arbeitskultur. Sie etabliert die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter. Sie gibt einen Ausblick auf die künftige Zusammenarbeit und soll eine Vertrauensbasis schaffen.

Beim Onboarding lauern allerdings zahlreiche Fallstricke, und ein schlechter Prozess kann manchmal verheerende Folgen haben. Hat ein Neuling in den ersten Tagen und Wochen schlechte, frustrierende Erlebnisse, prägt das sein Bild vom Arbeitgeber langfristig – und im schlimmsten Fall kommt er schon während der Einarbeitung zu dem Schluss, dass es wohl doch nicht passt.

Wie kann das Onboarding-Team einen möglichst guten Einstieg gewährleisten? Wie lässt sich sicherstellen, dass jedes Mal, wenn ein neues Teammitglied einzuarbeiten ist, ein spezifischer Prozess befolgt wird, der zur Rolle passt?

Onboarding-Aufgaben in Jira abbilden

Jira ist die geeignete Plattform, um den Prozess systematisch abzubilden. Das System gibt dem Personalteam sogar eine Projektvorlage an die Hand, um alle Aufgaben und To-dos zu organisieren: New Employee Onboarding.

Andere Teams nutzen für die Einarbeitung wiederum eigene Projekte mit individuellen Workflows und Vorgangstypen. Aber Welches Projekt auch immer zum Einsatz kommt – letztlich muss das Team diverse Untervorgänge erstellen, um alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einarbeitung einer Person zu koordinieren.

Falls der Prozess sehr umfangreich und komplex ist, bietet es sich im individuellen Fall vielleicht sogar an, für jeden Neuling ein Epic anzulegen, um die anfallenden Aufgaben nach den ausführenden Teams oder Abteilungen zu organisieren: Personal, Management, Finanzen, IT und so weiter.

Dieser Ansatz klingt zunächst mal gut und systematisch, geht jedoch mit einem großen Problem einher: Alle Vorgänge und Unteraufgaben müssen jedes Mal aufs Neue erstellt werden. Das ist ineffizient, mühsam, fehleranfällig und lästig – und in einem größeren und/oder schnell wachsenden Unternehmen mit dutzenden neuen Leuten pro Woche wird das manuelle Anlegen von Aufgaben und Subtasks für das Personalteam zur Dauerbeschäftigung.

Fest steht: Vorlagen für Vorgänge und Unteraufgaben wären eine große Hilfe. Und Vorlagen für ganze Epics könnten noch mehr Zeit einsparen.

Easy Issue and Subtask Templates für Jira

Es gibt mehrere Wege, Epics, Tasks und Subtasks in Vorlagen zu verwandeln. Der einfachste und nutzerfreundlichste ist die Nutzung der neuen Jira-App Easy Issue and Subtask Templates for Jira. Mit dieser Erweiterung lässt sich der Onboarding-Prozess für beliebige Anwendungsfälle in Form von Templates systematisch organisieren.

Bleiben wir beim Beispiel einer größeren Organisation, denn dieses Szenario ist das komplexeste. Wenn das Onboarding-Team sich einen Überblick über die Gesamtheit der Aktivitäten verschafft, die beim Onboarding anfallen, kann das überwältigend sein. Doch diesen Wust an Aufgaben kann das Team in die unterschiedlichen Onboarding-Szenarien aufdröseln und für diese wiederum unterschiedliche Vorlagen erstellen. So erlangt es mehr Kontrolle über die zu erledigenden Aufgaben.

In Easy Issue and Subtask Templates for Jira können User beliebige Vorlagen für die Vorgänge ihrer Wahl erstellen. Im Beispiel unten wurden die angesprochenen Onboarding-Vorlagen für verschiedene Szenarien angelegt:

Die Erstellung einer neuen Vorlage ist eine Sache von wenigen Aktionen: ein Klick auf den Apps-Button am oberen Rand, dann ein Klick auf Issue Templates. Von hier aus lassen sich unterschiedliche Aufgaben hinzufügen, die für alle Neulinge ausgeführt werden müssen. Hier sind ein paar Beispiele:

Falls eine Vorgangshierarchie unter Nutzung von Epics und Subtasks entstehen soll, ist auch das problemlos möglich:

Hier bilden die Onboarding-Maßnahmen für jede Person ein Epic. In jedem Epic sind die Aufgaben nach den diversen Teams organisiert, die am Onboarding der Person beteiligt sind, wobei jedes Team eigene Subtasks hat, die erledigt werden müssen, um den Neuankömmling an Bord willkommen zu heißen.

Individualisierung mit Variablen

Das Team kann seine Vorlagen anschließend auf eine höhere Stufe heben, indem es Variablen hinzufügt, die dann in der Vorlage ein Formular bilden, um Informationen auf strukturierte Art und Weise einzusammeln.

Die Optionen für die Nutzung von Variablen sind vielfältig. Im Onboarding könnten die wichtigen Informationen, die systematisch erfasst werden sollen, beispielsweise der Name, die Abteilung, der Arbeitsort, die Rolle und andere individuelle Details sein.

Mithilfe der Vorlage Vorgänge erstellen

Die Erstellung der Vorlage ist ein geradliniger, effizienter Prozess; die Erstellung der tatsächlichen Vorgänge auf Basis der Vorlage ist noch einfacher: ein Klick auf den Apps-Button, ein Klick auf Issue Templates – und nun kann der User wählen, welche Vorgangsvorlage für die Erstellung zum Einsatz kommen soll:

Per Use Template wird die Vorlage ausgewählt. In diesem Beispiel erscheint ein Formularfeld, das auf zuvor angelegten Variablen basiert:

Nach der Erstellung der Vorgänge übernehmen diese automatisch den Initialstatus des Workflows, der für die Vorlage definiert ist. In unserem Onboarding-Beispiel wurde ein Epic für die Person angelegt, die eingearbeitet werden soll; dann sind Tasks für die einzelnen Teams nebst Unteraufgaben entstanden, die ihre Verantwortlichkeiten zeigen.

Da hier ein Kanban-Projekt genutzt wird, müssen die Tickets in die Backlog-Sektion Start Onboarding geschoben werden. Sobald das geschehen ist, erscheinen sie auf dem Board.

Vorgänge einfacher und schneller anlegen

Dieses Beispiel macht deutlich, wie simpel die Arbeit mit Easy Issue and Subtask Templates für Jira ist. Dank dieser App kann das Onboarding-Team sich darauf fokussieren, sich mit den neuen Angestellten auf eine reibungsarme, konsistente und positive Reise zu begeben. Und dies ist nur ein einziger von zig denkbaren Anwendungsfällen, in denen Vorgangsvorlagen viel Zeit sparen, Fehler vermeiden und für mehr Struktur sorgen.

Die App ist neu auf dem Atlassian Marketplace verfügbar und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Easy Issue & Subtask Templates für Jira Cloud.

Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!