Event-Organisation mit System und Struktur – dank Jira und Easy Issue Templates

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Ob es um Networking-Events, Konferenzen, Kundenveranstaltungen, Strategiemeetings, Webinare oder Open-Office-Tage für Job-Interessierte geht – wer je in die Planung von Unternehmensveranstaltungen involviert war, weiß, dass die Vorbereitung oft mit Stress und Druck für das Organisationsteam verbunden ist. Und selbst wer noch nie in einem solchen Organisationsteam mitgearbeitet hat, war sicherlich bei zahlreichen beruflichen Events dabei.

Der erste Eindruck, den die Teilnehmer vom Gastgeber haben, prägt ihre Meinungen über dieses Unternehmen für lange Zeit. Professionalität, runde Abläufe, so wenig Reibung wie möglich, eine angenehme Atmosphäre – die Anforderungen sind hoch, egal ob es sich um physische oder digitale Events handelt.

Die Organisationsteams hinter einer Veranstaltung sind sich dieser Erwartungen natürlich bewusst. Das Projekt muss gelingen, Ende der Diskussion. Doch falls es bereits am administrativen Teil der Organisation hapert, besteht die Gefahr, dass die Dinge auf einen sehr stressreichen Veranstaltungstag hinauslaufen, an dem es mächtig knirscht.

Jira für die Aufgabenverwaltung

Was können wir tun, um sicherzustellen, dass eine wichtige Veranstaltung für die Teilnehmer angenehm und reibungslos verläuft und für das Orgateam möglichst wenig Stress mit sich bringt? Wie können wir insbesondere von vornherein gewährleisten, dass die Vorbereitung und die Verteilung der Verantwortlichkeiten einem einheitlichen Standard folgen?

Natürlich liegt es nahe, Jira als Aufgabenmanagement-Lösung heranzuziehen. Wir können bestimmte Workflows für die unterschiedlichen Arten von Aufgaben aufsetzen, die unser Team im Zusammenhang mit dem Event abarbeiten muss. Auch können wir bestimmte Daten sammeln und später für Auswertungen verwenden. Jira ist exzellent, wenn es darum geht, alle Aufgaben eines Projekts mit ihren Status transparent im Blick zu behalten und bei der Bearbeitung demjenigen Prozess zu folgen, der für das Team optimal ist.

Problematisch wird es dann, wenn Teams repetitive Aufgaben zu erledigen haben, die stets aufs Neue erforderlich werden. Die Notwendigkeit, diese Tasks immer wieder manuell anzulegen, ist sowohl umständlich und lästig als auch zeitraubend und ineffizient. Es gibt Unternehmen, die dutzende Online- und Offline-Veranstaltungen in unterschiedlichen Formaten und Turnussen organisieren. In solchen Organisationen summiert sich die Zeit, die in die administrativen Vorbereitungen investiert werden muss, schnell turmhoch auf. Hinzu kommt, dass diese repetitive manuelle Arbeit fehleranfällig ist, was wiederum negative Auswirkungen auf die eigentlichen Veranstaltungen haben kann.

Eine App zur Automatisierung der Aufgabenerstellung

Die App Easy Issue & Subtask Templates for Jira ist angetreten, um diese Herausforderungen zu lösen – und zwar nicht nur in Unternehmen mit vielen Events, sondern in jedem Team, das dem nervigen Problem gegenübersteht, immer und immer wieder dieselben Jira-Aufgaben manuell anlegen zu müssen.

Aber bleiben wir an dieser Stelle bei der Organisation einer Veranstaltung. Wenn das Team für bestimmte Events regelmäßig Standard-Sets von Aufgaben benötigt, kann es diese als Vorlagen anlegen. Der Weg zur Vorlagenerstellung ist kurz: oben ein Klick auf Apps, ein weiterer Klick auf Issue Templates – und es kann losgehen.

Der Editor zur Erstellung neuer Vorlagen ist intuitiv und geradlinig. Über ein entsprechendes Icon können wir die Vorgangstypen verändern. Wir haben die Möglichkeit, unsere Vorgänge in der Liste per Drag & Drop zu arrangieren, um in der Vorlage eine Hierarchie abzubilden. Es ist sogar möglich, dem Template bestehende Aufgaben hinzuzufügen, sodass wir die Details auf der rechten Seite nicht erneut eingeben müssen. Apropos rechte Seite: All die Felder, die für einen spezifischen Vorgangsbildschirm verfügbar sind, können mit Informationen gefüllt werden. Wenn also Custom Fields dabei sind, lassen sich auch sie in die Vorlage integrieren.

Sobald wir mit der Bearbeitung der neuen Vorlage fertig sind, können wir sie abspeichern. Falls wir zu einem Team gehören, das unterschiedliche Arten von Veranstaltungen organisiert, also beispielsweise Offline- und Online-Events, ist es kein Problem, unterschiedliche Vorlagen zu erstellen. Alle Vorlagen sind jederzeit in der Template-Bibliothek zu finden.

Bei der Vorlagennutzung wichtige Infos abfragen

Über diese Möglichkeiten hinaus bringt Easy Issue & Subtask Templates eine weitere hilfreiche Funktion mit: Variablen. Sie versetzen uns in die Lage, eigene Custom Fields zu erstellen, um über diese später wichtige Informationen einsammeln zu können: Erstellt ein User Aufgaben auf Basis einer Vorlage, die solche Variablen nutzt, werden dabei Eingabe- oder Auswahlfelder ausgestrahlt, in denen bestimmte Details obligatorisch eingetragen oder definiert werden müssen. Ein simples Beispiel ist der Titel einer geplanten Veranstaltung.

Beim Anlegen von Variablen stehen uns vielerlei Optionen offen. Die folgenden Arten sind verfügbar:

Text
Nutzerauswahl
Datumsauswahl
Einfache Auswahl
Mehrfachauswahl

Bei der produktiven Nutzung der Vorlage durch einen User fragt diese dann die entsprechend vorgesehenen Informationen über Formularfelder ab.

Und schließlich können wir natürlich sehen, wie diese Informationen in den eigentlichen Vorgängen angezeigt werden. Hier ist ein Beispiel, in dem die Vorgangszusammenfassungen im Template vordefiniert wurden:

Eine konsistente, effiziente Erledigung administrativer Tasks für bessere Events

Wie eingangs angesprochen, ist die Organisation von Unternehmensveranstaltungen eine intensive und sensible Angelegenheit, die Planung und Sorgfalt erfordert. Mit dem richtigen Werkzeug für ein granulares Task-Management, das obendrein Möglichkeiten der Automatisierung bietet, lassen sich die repetitiven administrativen Aspekte solcher Projekte straffen und effizienter machen, sodass das Team sich auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann, nämlich die organisatorischen Kernaspekte.

Easy Issue & Subtask Templates for Jira ist neu auf dem Atlassian Marketplace verfügbar, und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Easy Issue & Subtask Templates für Jira Cloud.

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