“‘Space,' it says, is big. Really big. You just won’t believe how vastly, hugely, mind-bogglingly big it is.”
Na, hast du direkt erkannt, woher dieses Zitat stammt? Wenn du ein großer Fan der Reihe bist ganz sicher – aber solltest du erst nach den 1990er Jahren geboren worden sein, ist es dir möglicherweise nicht so geläufig. Dürfen wir daher vorstellen – eines DER literarischen Meisterwerke im Science-Fiction-Bereich überhaupt: “Per Anhalter durch die Galaxis” (im Original: “The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy”). Im Jahr 1978 schrieb der Autor und Komiker Douglas Adams dieses Kultbuch, das auch durch TV und Kino bekannt wurde. Jetzt fragst du dich vielleicht, was intergalaktische Anhalter*innen und Seibert Media gemeinsam haben, oder? Eine ganze Menge!
Per Anhalter durch die Galaxis – direkt zu Seibert Media!
Die Geschichte handelt vom Menschen Arthur Dent und seinem besten Freund Ford Prefect, der – ganz zufällig – ein Außerirdischer ist. Arthur findet jedoch bald heraus, dass die Erde einer Hyperraum-Expressroute im Weg steht und dass eine Flotte vogonischer Raumschiffe den Planeten zerstören will. Aus offensichtlichen Gründen kann er nicht akzeptieren, dass der Tag des Jüngsten Gerichts vor der Tür steht. Und wer würde in dieser Situation nicht alles dafür tun, das zu verhindern?
Um dem sicheren Tod zu entgehen, streckt Ford seinen “Daumen” (genauer gesagt den “Subraum-Äther-Winker”) aus und befördert damit sich und Arthur – quasi per Anhalter – auf eine Reise. Wie es der Zufall so will, landen sie genau auf den Raumschiffen, die den Planeten zerstören wollen! Für Arthur und Ford beginnt ein riesengroßes Abenteuer, bei dem sie der ultimativen Frage nach dem Leben, dem Universum und dem ganzen Rest nachgehen.
So, wie sich Arthur und Ford auf eine intergalaktische Reise durch den Weltraum begeben, so tun es auch die Mitarbeiter*innen bei Seibert Media, wenn sie neu bei uns anfangen – und zwar buchstäblich ab dem ersten Tag. Du fragst dich, wie der Onboarding-Prozess in der Seibert-Media-Galaxie aussieht? Wir zeigen es dir.
Onboarding im Seibert-Media-Style: Unser Flugplan
3, 2, 1… wir heben ab!
Keine Frage: So ein Onboarding-Prozess in einem neuen Unternehmen kann ziemlich überwältigend sein. Genau wie vor einem Flug ist man positiv aufgeregt und vielleicht auch etwas ängstlich – schließlich wird man mit einer Flut neuer Informationen und Prozesse, mit neuen Menschen und Verantwortlichkeiten konfrontiert.
Wir bei Seibert Media wissen das – und haben deshalb einen Flugplan (unseren eigenen "Hitchhiker's Guide") als integralen Bestandteil unseres Onboardings erstellt, der unseren “Newbies” einen sanften Start ermöglicht. Er soll sie mit den wichtigsten Aufgaben und Unternehmensprozessen vertraut machen sowie ihnen die Möglichkeit geben, ihre neuen Kolleg*innen besser kennenzulernen.
Der Flugplan ist im Grunde nichts Anderes als eine Checkliste in Confluence Cloud mit coolen Grafiken, die die ersten Schritte im Unternehmen übersichtlich darstellt, sodass jede und jeder in seinem eigenen Tempo die Punkte nach und nach angehen kann. Dabei ist die Onboarding-Checkliste in verschiedene Kategorien unterteilt, von "Erste Woche" über "Organisatorisches", "Agile Org" (kurz für “Agile Organisation”), “Soziales” und “Feedbackgespräche” bis hin zu “Schulungen und Veranstaltungen”. Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du einfach einen Haken in das Kästchen setzen.
So schön kann Onboarding sein: Gamification inklusive!
Und das Beste daran: Damit das Onboarding für dich nicht nur ein stures Abarbeiten der aufgelisteten To-dos wird, haben wir einfach ein Spiel aus unserem Flugplan gemacht! Für jede Aufgabe, die du während deiner Einarbeitung erledigst, erhältst du Sterne. Sobald du dir 20 Sterne “erarbeitet” hast, steigst du vom “Newbie” zum “Rookie” auf. Ab 44 Sternen bist du dann ein “Star” (oder auch, platter: Du gehörst fast schon zum Inventar. 😉).
Doch nicht jedes erledigte To-do belohnt dich mit derselben Anzahl an Sternen – einige Aufgaben sind je nach Priorität und Wichtigkeit mehr wert als andere. Mehr Sterne als üblich kassierst du z. B. dann, wenn du dir ein sicheres Passwort erstellst, an der Agile-Schulung für Einsteiger*innen teilnimmst oder deinen ersten Blogbeitrag in unserem Social Intranet teilst.
Die allerwichtigste Aufgabe (drei Sterne!) aber – und auf die legen wir bei Seibert Media auch besonderen Wert – ist der Begrüßungskuchen. (Priorisieren können wir!) Egal, ob Streuselkuchen, Bienenstich, Schokomuffins, russische Zupftorte oder welcher Kuchen auch immer: Es dauert nie lange, bis sich die Tortenplatte geleert hat. Warum es überhaupt ein (schriftlich notiertes) To-do ist, einen Kuchen mitzubringen? Nun, es ist ein offenes Geheimnis: Wir lieben Kuchen!
Too long; didn’t read: Der Flugplan ist ein zuverlässiger Leitfaden, der sicherstellt, dass du auf deiner Reise durch die Seibert-Media-Galaxie alle wichtigen Stationen mitnimmst.
Dein Wegweiser durch das seibertmedianische Universum
Oben auf deinem Flugplan findest du deinen "Lotsen" oder deine “Lotsin”: Jedem Neuzugang wird ein*e Mitarbeiter*in zugewiesen, der oder die sich im Unternehmen gut auskennt und dein*e Hauptansprechpartner*in während des gesamten Onboarding-Prozesses, über insgesamt sechs Monate, darstellt. Bei allen Fragen, Anliegen, Sorgen und Nöten steht dir diese Person zur Seite und unterstützt dich nach Kräften, damit du wirklich gut ankommst.
Im Laufe deiner Probezeit gibt es mehrere Feedback-Sitzungen, die du mit deinem Lotsen oder deiner Lotsin organisierst. Diese Meetings sind sowohl für dich als auch für das Unternehmen von Nutzen: Sie dienen dazu, zu erfahren, wie du dich mit der Arbeitsbelastung, deinen Aufgaben usw. fühlst – und das Unternehmen kann beurteilen, welchen Beitrag du leistest und ob du zur Unternehmenskultur passt.
Wenn du erfolgreich gestartet bist und die sechsmonatige Probezeit hinter dich gebracht hast, ist es an der Zeit, deinem Lotsen oder deiner Lotsin “Auf Wiedersehen!” zu sagen. Das bedeutet aber nicht, dass du ab diesem Zeitpunkt auf dich alleine gestellt bist. Im Gegenteil: Du kannst einen Kollegen oder eine Kollegin bitten, für deine neu beginnende Phase im Unternehmen dein "Buddy" zu sein.
Sichere Reise – auch nach dem Onboarding
Ein Buddy ist dein*e Ansprechpartner*in für verschiedenste Zwecke, z. B. wenn du Fragen hast oder Hilfe brauchst, wenn du nach Weiterbildungsmöglichkeiten suchst, oder wenn du dir einfach mal etwas von der Seele reden möchtest. Diese Person arbeitet in der Regel schon einige Jahre für Seibert Media und kennt sich mit den internen Abläufen des Unternehmens aus. Dabei hast du die freie Buddy-Wahl: Dein Buddy kann dein*e frühere*r Lots*in sein oder jemand völlig anderes, mit der oder dem du dich seit deiner Probezeit super verstehst.
So viel zur Theorie des Flugplans – aber wie hilfreich ist er in der Praxis? Um das herauszufinden, haben wir einen Aufruf an die Passagier*innen von Seibert Media gestartet und sie darum gebeten, sich am Informationsschalter am Flugsteig 42 zu melden. 😉
Und das haben sie gesagt:
Passagier 1 – Peter
Peter, ein Mitglied unseres draw.io-Teams, hat vor kurzem seinen Onboarding-Flugplan abgeschlossen – daher eignet er sich natürlich hervorragend für eine Befragung! Als Peter seinen ersten Eindruck schildern sollte, lächelte er und bemerkte: "Worauf habe ich mich da nur eingelassen?" Ein Ire lässt sich wohl nie einen kleinen Witz entgehen.
Tatsächlich fand er die Checkliste sehr nützlich und definitiv anders als bei traditionellen Unternehmen: Diese werfen eine*n nämlich oft direkt ins kalte Wasser oder machen aus den ersten Wochen einen reinen Workshop-Marathon.
Am Flugplan gefällt Peter die flexible Struktur, in der er seine Schritte und Reihenfolge nach Belieben wählen konnte – und noch heute findet er es sehr befriedigend, erledigte Aufgaben abhaken zu können. Was Peter aber am meisten am Onboarding-Prozess schätzte, war die Lotsin, die ihm zu Beginn seiner Reise zugewiesen wurde. Er verrät uns, dass seine Lotsin eine große Unterstützung während seiner intergalaktischen Reise war – er hätte sich nicht vorstellen können, den Onboarding-Prozess ohne sie zu durchlaufen.
Passagierin 2 – Anna
Unsere zweite Passagierin – Anna – hat schon einige Jobs gehabt, bevor sie zu Seibert Media kam. Verglichen mit ihren vorigen Arbeitgebern schätzt sie die Arbeitskultur, die Seibert Media verkörpert und die sie von Anfang an während des Onboarding-Prozesses gespürt hat, sehr.
Denn: Neue Mitarbeiter*innen werden bei Seibert Media direkt willkommen geheißen. Dazu gehören auch viele Benefits für unsere Neuzugänge (z. B. eine coole “Welcome-Box”, abwechslungsreiche Getränke und jederzeit frisches Obst im Büro), damit sie sich bei der Arbeit wohl fühlen. Glückliche Mitarbeiter*innen, glückliches Unternehmen! 🙂
Natürlich kann der Onboarding-Prozess – trotz Lots*innen – ein wenig überwältigend sein. Vor allem, da Seibert Media viele unterschiedliche Tools entwickelt oder verwendet, um als Unternehmen zu funktionieren. Genau deshalb gibt es Flugplan – er hilft dabei, sich zurechtzufinden und die Tools kennenzulernen. Außerdem ermutigt er dich dazu, mit unterschiedlichsten Kolleg*innen zu sprechen, vor allem mit denen, mit denen du sonst vielleicht nicht viel zu tun hast. Bei Anna dauerte es etwa eineinhalb Monate, bis sie sich einen groben Überblick über alles verschafft hatte.
Die Struktur von Seibert Media verlangt von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter ein hohes Maß an selbständigem Arbeiten, was auch viel Verantwortung mit sich bringt. Manchmal kann es schwierig sein, die richtige Work-Life-Balance zu finden – niemand sollte über- oder unterfordert sein. Damit das nicht passiert, ist eine ehrliche und offene Kommunikation schon während des gesamten Onboarding-Prozesses von entscheidender Bedeutung.
Seibert Media wächst schon seit Jahren kontinuierlich – das erfordert zum einen Veränderungsbereitschaft, zum anderen müssen neue Prozesse für Aufgaben geschaffen werden, die früher keine benötigten. Daher arbeiten alle gemeinsam daran, entstandene Lücken zu schließen. Anna findet es schön, diese Entwicklungen mitzuerleben und mitzugestalten.
Sie hat sogar einen Tipp für künftige Newbies, die den Onboarding-Prozess durchlaufen: “Nehmt euch die Zeit, die ihr braucht, und habt keine Angst vor Neuem – sondern habt einfach Spaß!”
Passagierin 3 – Charis
Bei Seibert Media durchläuft wirklich jede*r den Onboarding-Prozess – auch unsere studentischen Mitarbeiter*innen. Um die Meinung von Studis einzuholen, haben wir uns mit Charis unterhalten.
Ein kurzer Blick auf unseren Flugplan reicht, um zu erkennen, dass er einige To-dos umfasst. Für Studis, die – im Gegensatz zu Vollzeitbeschäftigten – in der Regel nur 20 Stunden pro Woche arbeiten, gibt es keine abgespeckte (sondern nur leicht angepasste) Variante. Da es so viel zu entdecken gab, fühlte sich Charis wie ein Schwamm – sie saugte überall Informationen auf. Der Flugplan half ihr bei der Priorisierung der Aufgaben und gab ihr Orientierung. Außerdem mag Charis die liebevolle intergalaktische Aufmachung des Flugplans sowie die spielerische Art und Weise, mit der sie sich durch die Seibert-Media-Galaxie bewegen kann – vor allem in den ersten Wochen, als alles noch ganz neu war.
Als Charis vor ein paar Monaten bei uns anfing, war sie nervös und hatte etwas Angst davor, zunächst überwiegend remote zu arbeiten. Sie überlegte, ob es schwer sein würde, andere Leute zu treffen oder ob sie sich einsam fühlen würde. So ging es vielen Student*innen weltweit, als die Universitätskurse während der Pandemie online stattfinden mussten. Aber zum Glück war das, was sie bei Seibert Media bisher erlebt hat, das komplette Gegenteil! Indem sie ihren Flugplan abarbeitete, lernte Charis viele Kolleg*innen aus der Ferne kennen, und sie fühlte sich sofort willkommen, was auch für sie selbst eine schöne Überraschung war!
Für eine Studentin sind viele Dinge im Arbeitsleben völlig neu – und so hatte auch Charis viele Fragen. Zum Glück war ihre Lotsin sehr hilfsbereit und konnte alle Unklarheiten schnell beseitigen. Dass sie immer dazu ermutigt wurde, Fragen zu stellen, trägt für Charis mit zu dem sehr angenehmen Arbeitsumfeld bei.
Zwischenfazit: Aus den Interviews mit unseren drei Kolleg*innen geht eindeutig hervor, dass unser unkonventioneller Onboarding-Prozess ein Hit ist. Der Flugplan macht nicht nur Spaß, sondern erfüllt auch seinen Zweck – nämlich einen umfassenden, übersichtlichen und rundum geglückten Start ins Unternehmen zu ermöglichen. Vor der abschließenden Bewertung wollen wir aber erst noch die Meinung der anderen Seite einholen – nämlich die, die hinter dem Flugplan steckt: unser HR-Team.
Der Flugplan aus HR-Perspektive
Hierfür haben wir uns mit Delaina, unserer HR-Vertreterin, zusammengesetzt. Delaina zufolge ist die wichtigste Funktion des Flugplans, neuen Mitarbeiter*innen nicht nur als Orientierung zu dienen, sondern ihnen den Einstieg ins Unternehmen erheblich zu erleichtern. Wie du eben schon erfahren hast, können Anna, Charis und Peter das definitiv bestätigen.
Dank des Flugplans können neue Mitarbeitende gleich zu Beginn auf nützliche Informationen und relevante Aufgaben zugreifen, die sie nach Zeit und Belieben angehen können. So können wir verhindern, dass unsere Newbies mal nicht wissen, was sie tun sollen, weil sie auf neue Aufgaben oder Einweisungen durch ihr Team warten müssen. Darüber hinaus gibt der Flugplan Gelegenheit dazu, auch mal über den “Tellerrand” hinauszuschauen und in Unternehmensbereiche hineinzuschnuppern, die nicht direkt mit den eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu tun haben.
Neben der Person, die ihn bearbeitet, kann der Flugplan auch von anderen Mitarbeiter*innen eingesehen werden. Dadurch wird transparent, wie gut sich unsere Newbies schon im Unternehmen auskennen. Gleichzeitig sind die Neuzugänge intrinsisch motiviert, die Liste abzuarbeiten. Dazu ist aber wichtig: Die Checkliste ist völlig freiwillig und nicht verpflichtend!
Ein weiterer Vorteil des Flugplans hat etwas mit dem sozialen Faktor zu tun: Die meisten Aufgaben sind an bestimmte Personen im Unternehmen geknüpft, mit denen du ein Treffen vereinbaren sollst. Dadurch lernst du schnell viele Kolleg*innen kennen. Und das Beste: Die meisten der To-dos musst du nicht alleine erledigen, sondern kannst sie gemeinsam mit anderen Newbies machen, die den Checkpoint in ihrem Flugplan ebenfalls noch nicht abgehakt haben.
Zu guter Letzt gibt es aus organisatorischer Sicht noch einen entscheidenden Pluspunkt: Dank des Flugplans wird der gesamte Onboarding-Prozess ziemlich einfach und lässt sich leicht auf jede*n neue*n Mitarbeiter*in übertragen. In Confluence Cloud haben wir eine allgemeine Vorlage für den Flugplan, die – je nach Art der Beschäftigung – individuell angepasst wird. Studentische Mitarbeiter*innen oder Praktikant*innen haben z. B. etwas andere Aufgaben als Vollzeitbeschäftigte – etwa, sich mit anderen Werkstudis in unserem Google-Gruppenchat zu verbinden.
Mission erfüllt – Teil der Seibert-Galaxie!
Nach unserem intergalaktischen Ausflug wird es Zeit, den Kreis wieder zu schließen: Bei unserem Versuch, dem Tod durch vogonische Invasoren zu entkommen, haben wir unseren eigenen Weltall-Abenteuer*innen dabei geholfen, in unserer Seibert-Media-Galaxie “überleben” (😉) zu können.
Doch wenn wir ehrlich sind, ist es mehr als das: Unser Onboarding-Prozess heißt die Newbies willkommen und bereitet sie darauf vor, sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden. Das Ziel ist dabei nicht nur, die Basis für effektives Arbeiten zu schaffen, sondern auch einen Platz, an dem sich unsere Mitarbeiter*innen wohlfühlen. Wenn wir dein Interesse geweckt haben und du selbst Lust hättest, ein Teil unserer Galaxie zu werden, schau dir doch mal unsere aktuellen Stellenangebote an.
Unsere heutige Reise zu den Sternen endet mit einer profunden Erkenntnis: Die Antwort auf die ultimative Frage nach dem Leben, dem Universum und dem ganzen Rest ist natürlich, und wie könnte es anders sein … 42!
Weiterführende Infos
Lotsen & Flugpläne – Das Onboarding bei Seibert Media (Podcast)
Herzlich willkommen über den Bildschirm – Meine Remote-Einarbeitung bei Seibert Media
Bye-bye, Onboarding-Chaos: So organisieren Sie Ihre Onboarding-Dokumente mit Properties in Confluence Cloud
Onboarding-Prozesse zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter – effizienter und strukturierter mit Jira Cloud
