Bekommen du und deine Kolleg*innen immer alle wichtigen Neuigkeiten aus eurem Unternehmen mit? Wir bei Seibert Media geben zu: Einigen von uns ist es in den letzten Monaten ziemlich schwer gefallen, alle wichtigen News, Events, Veränderungen oder neue Mitarbeiter*innen auf dem Schirm zu haben. Dafür gibt es mehrere Gründe: Einerseits mussten wir – genauso wie viele andere Unternehmen und Organisationen – aufgrund der Corona-Pandemie sowie der zunehmenden Attraktivität von Remote bzw. Hybrid Work neue Wege für die unternehmensinterne Kommunikation finden (oder bereits existierende ausbauen). Andererseits ist Seibert Media in den vergangenen Jahren sehr schnell gewachsen – aus dem einstigen Start-up ist mittlerweile ein Unternehmen geworden, in dem mehr als 270 Menschen arbeiten.

Das Unternehmenswachstum bedeutet aber nicht nur, dass nun noch mehr Personen auf dem Laufenden gehalten werden müssen – vielmehr kamen im Laufe der Zeit auch immer mehr Kommunikationstools dazu. Und je mehr Tools verfügbar sind, um wichtige Informationen zu streuen, desto größer ist die Gefahr, dass manche Personen das auserwählte Kommunikationstool nur selten (oder schlimmstenfalls gar nicht) nutzen. Die Konsequenz: Wichtige Unternehmensnews erreichen nur einen Teil der Mitarbeiter*innen, während sich der restliche Teil uninformiert oder sogar ausgeschlossen fühlt.

Mission: Interne Kommunikation verbessern

Wir glauben, dass wir mit dieser Herausforderung nicht alleine sind. Vielleicht geht es dir in deinem Unternehmen ähnlich: Holpert es in eurer internen Kommunikation auch bisweilen – oder seid ihr sogar schon dabei, an einer Lösung für dieses Problem zu arbeiten? Für uns war die logische Schlussfolgerung, einen Weg zu finden, damit die wichtigsten Unternehmensinformationen wieder bei jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter ankommen. Dafür hat sich ein Teil unserer Psychonauten (das Team der Agile Coaches von Seibert Media) zwei Maßnahmen überlegt und diese über eine gewisse Zeitspanne getestet.

Wir stellen dir die Experimente vor, mit denen wir versucht haben, die interne Kommunikation zu verbessern – und verraten dir natürlich auch, ob sie etwas gebracht haben. Fangen wir aber von vorne an…

Warum ist das überhaupt notwendig?

Die Initiative ging von zwei Seiten aus: Zum einen haben (nicht nur) unsere Psychonauten erkannt, dass die interne Kommunikation nicht (mehr) so gut funktioniert, wie es wünschenswert ist. Und zum anderen haben einige von uns Mitarbeiter*innen bemerkt, dass es ihnen zunehmend schwer fällt, alles Wichtige mitzubekommen.

Wieso aber ist es uns früher leichter gefallen, immer up-to-date zu sein? “Früher” – sagen wir vor drei bis fünf Jahren – gehörte es zu unserer Unternehmenskultur, dass jede*r Einzelne weiß, was gerade alles (und damit meinen wir wirklich fast jede noch so kleine Entwicklung) bei Seibert Media passiert. Und da jede*r sehr gut über das Gesamtgeschehen informiert war, konnten sich auch alle bei sämtlichen Entscheidungen einbringen.

Alte Zöpfe abschneiden bringt neue Probleme

Kaum zu glauben, aber dieses Vorgehen hat damals echt gut funktioniert. Seinerzeit zählte unser Unternehmen aber auch “nur” 90 bis 150 Beschäftigte. In den darauffolgenden Jahren sind wir stark gewachsen – bis heute haben wir unsere Mitarbeiter*innenzahl nahezu verdoppelt. Parallel hat sich unser Themen- und Angebotsspektrum enorm erweitert. Daher ist es nicht wirklich überraschend, dass wir uns (wenn auch schweren Herzens) davon verabschiedet haben, dass jede*r über alles Bescheid weiß und in jede Entscheidung einbezogen werden muss.

Doch das heißt nicht, dass wir nun dazu übergegangen sind, unsere Mitarbeiter*innen nur noch über die allerwichtigsten Geschehnisse zu informieren. Denn unser Unternehmenswert “Offenheit” ist uns extrem wichtig, deshalb setzen wir weiterhin auf maximale Transparenz und fördern den Austausch untereinander. Auch Themen, die nicht direkt im Arbeitskontext stehen, haben ihren festen Platz in unserem Social Intranet. Und so kommt es, dass sich mittlerweile die unterschiedlichsten Infos mit wechselnder persönlicher Relevanz in verschiedenen Kommunikationstools (z. B. Google Chat, Social Intranet, Confluence-Seiten, Jira-Tickets, Hubspot) nur so anhäufen.

Du siehst: Es wurde Zeit, dass wir unseren Mitarbeiter*innen dabei helfen, sich wieder einen Überblick zu verschaffen!

Interner Newsletter und Seibert-Schau – gemeinsam gegen das Info-Chaos!

Und genau deswegen haben unsere Psychonauten gleich zwei parallel laufende Experimente ins Leben gerufen, die die wichtigsten Unternehmensnews herausfiltern und zusammenfassen sollen: einen internen Newsletter und ein Video-Format. Warum gleich zwei Formate? So konnten sowohl die Leute, die lieber lesen als auch die, die (bewegte) Bilder präferieren, erreicht werden – außerdem kann man so den Erfolg beider Maßnahmen miteinander vergleichen.

Nun zeigen wir dir aber erst einmal, wie unsere Agile Coaches die beiden Formate umgesetzt haben!

Schwarz auf weiß: der interne Newsletter

Interne Newsletter kommen in sehr vielen Unternehmen zum Einsatz: Einer Studie von COYO und SCM aus dem Jahr 2021 zufolge ist der interne Newsletter mit 70 % ähnlich weit verbreitet wie klassische Intranet-Lösungen. Das Format an sich ist also schon einmal keine schlechte Voraussetzung für unser erstes Experiment. Aber ist uns auch die Umsetzung gelungen?

Insgesamt haben unsere Kolleg*innen Jana, Jenny und Joni drei interne Newsletter veröffentlicht. Dabei fasste ein Newsletter die wichtigsten Nachrichten der letzten zwei bis drei Monate zusammen – und zwar quer durch alle Themen: So enthielt ein Newsletter z. B. Infos über aktuelle Unternehmenszahlen, zur Organisationsentwicklung und zum Thema Strategie und Portfolio. Genauso wurde über vergangene und bevorstehende Events, über News aus Teams, Kreisen und Bereichen sowie die damals geltenden Corona-Regelungen informiert. Natürlich bekamen auch unsere Newbies einen eigenen Platz im Newsletter. Ein kleines Highlight außerdem: Es wurden immer einige O-Töne von Mitarbeiter*innen eingefangen, z. B. worauf sie sich in nächster Zeit freuen oder was ihnen bei der letzten Seibert-Party am besten gefallen hat.

Hier ein paar Ausschnitte aus unserem ersten internen Newsletter vom 1. März 2022:

Der erste Newsletter per E-Mail hatte kaum Reichweite (genauer gesagt wurde die E-Mail nur von rund 30 Mitarbeitenden geöffnet). Wer Seibert Media kennt, weiß, dass viele von uns primär über Google Chat, unser Social Intranet oder Tickets kommunizieren – daher kann so eine Newsletter-E-Mail auch schon einmal untergehen. Um das beim zweiten Newsletter zu vermeiden, wurde dieser nicht nur per E-Mail versandt, sondern auch in unserem Social Intranet geteilt. Das Gleiche wurde mit dem dritten und damit letzten Newsletter wiederholt. Mit dieser Maßnahme konnte die Zahl der Leser*innen tatsächlich noch einmal erhöht werden.

Etwas für Augen und Ohren: die Seibert-Schau

Für die Menschen unter uns, die am liebsten audiovisuelle Medien konsumieren, haben wir auch ein Video-Format getestet: die Seibert-Schau. (Woher da wohl die Inspiration für die Namensgebung kam? 😉) In jeweils fünf bis acht Minuten fasste unser Kollege Jannis die wichtigen Neuigkeiten der jeweils letzten ein bis zwei Monate zusammen. Das Experiment erstreckte sich über vier solcher Videos, wobei jedes neu veröffentlichte Video das Feedback zur vorigen Ausgabe umzusetzen versuchte.

So war das Format zu Beginn ein reines Video mit Hintergrundmusik, in dem Jannis alle News komprimierte und die zum jeweiligen Thema zugehörige Ansprechperson nannte.

Schnell wurde klar, dass nicht nur die Hintergrundmusik etwas ablenkt, sondern es auch hilfreich wäre, wenn die Quellen-Links sowie die richtigen Ansprechpersonen noch einmal schriftlich festgehalten würden. Sonst wäre es nur schwer möglich, sich nochmals intensiver mit einem der genannten Themen zu beschäftigen. Gesagt – getan. Ab der zweiten Seibert-Schau gab es eine zusätzliche Confluence-Seite mit genau diesen Infos. Zudem wurden innerhalb der Videos Bilder zu den Ansprechpartner*innen eingebaut.

Experimente geglückt?

Kommen wir nun zu der spannenden Frage, ob die beiden News-Formate denn letztlich überhaupt dazu beigetragen haben, die interne Kommunikation bei Seibert Media zu verbessern. Um das herauszufinden, haben unsere Psychonauten am Ende ihrer beiden Experimente Umfragen durchgeführt. Dabei konnten wir Mitarbeiter*innen u. a. angeben, ob bzw. inwiefern der interne Newsletter und die Seibert-Schau uns helfen, die Informationsflut im Unternehmen zu bewältigen. Die Ergebnisse kannst du der nachfolgenden Infografik entnehmen:

Die eindeutige Mehrheit der Mitarbeiter*innen bewerten sowohl den internen Newsletter als auch die Seibert-Schau als eher oder sehr hilfreich, um die wichtigsten Unternehmensnachrichten auf dem Schirm zu haben. Trotzdem hat das Video-Format die Nase leicht vorn: Rund 83 % aller Stimmen kommen dank der Seibert-Schau besser mit der Informationsflut zurecht als vorher.

Und wie geht es nun weiter?

Obwohl beide Formate ziemlich gut bei den meisten Mitarbeiter*innen ankamen und auch der jeweilige Zeitaufwand, um einen Newsletter oder ein Video zu erstellen, vertretbar war, wird es künftig nur eines der beiden Formate weiterhin geben: die Seibert-Schau.

Die Entscheidung hat weniger damit zu tun, dass die Seibert-Schau in der Umfrage etwas besser bewertet wurde als der interne Newsletter, sondern vielmehr etwas mit den Verantwortlichkeiten und Rollenbeschreibungen bei Seibert Media. Da die beiden Formate nicht in den direkten Aufgabenbereich der derzeit dafür verantwortlichen Personen fallen, opferten diese viele freie Minuten, um die Inhalte zu erstellen. Daher haben wir uns auf ein News-Format reduziert.

Und sind wir mal ehrlich: Wie cool ist es eigentlich, dass Seibert Media seine eigene Nachrichtensendung hat? 😉

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