Kann man das nicht irgendwie automatisieren?

Ein Team kann noch so ambitioniert sein, die Projekte noch so abwechslungsreich, doch ganz ohne Routine kommt man im Arbeitsleben nie aus. Und so gibt es wohl in jedem Team Aufgaben, die immer wieder aufs Neue in ähnlicher Form zu bearbeiten sind.

Im Bewerbungs- und Einstellungsprozess, bei der Einarbeitung neuer Angestellter, beim Offboarding ausscheidender Mitarbeiter müssen die Personalteams eines Unternehmens zahlreiche wiederkehrende Aufgaben erledigen. Im Tagesgeschäft von IT-Teams gibt es jede Menge repetitiver Tasks, die regelmäßig auf dem Plan stehen – von der Beschaffung von Endgeräten über die Nutzerprovisionierung in Anwendungen bis zur Pflege von Hardware- und Software-Systemen.

Entwicklungsteams müssen zum Beispiel im Rahmen von Code-Reviews oder im Release-Prozess bestimmte Standard-To-dos berücksichtigen und abarbeiten. Bei der Vorbereitung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen und Events fallen viele organisatorische Schritte jedes Mal an. In Marketing-Projekten müssen Kampagnen entwickelt, geplant, ausgerollt, ausgewertet werden. Es gibt sicherlich noch zahlreiche weitere Beispiele ähnlich gelagerter Szenarien.

Und so unterschiedlich all diese Teams, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten auch sein mögen – es besteht eine zentrale prozessuale Gemeinsamkeit: Mit den repetitiven Aufgaben geht immer auch administrative Fleißarbeit einher.

Zwar mögen im Einzelfall vielleicht einfache Checklisten ausreichen, in anderen Fällen sind die einzelnen Tasks allerdings aufwendig und komplex genug, dass sie in Jira gepflegt werden müssen. Nur so lässt sich Transparenz schaffen, Nachverfolgbarkeit gewährleisten und eine sichtbare Integration in die Teamprozesse sicherstellen.

Also muss das Team die einzelnen Vorgänge in Jira manuell erstellen, sie mit Beschreibungen versehen, die jeweiligen Bearbeiter festlegen, Priorisierungen vornehmen und so weiter. Leider ist das jedes Mal eine Menge ebenso zeitraubender wie lästiger Klickarbeit, ehe die eigentliche Umsetzung beginnen kann – immer und immer wieder.

Da liegt die Frage nahe, ob sich das nicht irgendwie automatisieren lässt.

Jira und die Offenheit für automatische Prozesse

Automatisierungsmechanismen in Jira haben den Zweck, Teams von solch leidigem Kleinklein zu entlasten, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben und die produktive Arbeit konzentrieren können. In diesem Bereich ist Jira von Haus aus stark und erlaubt die Erstellung von Regeln für vielfältige Anwendungsfälle: Task-Planung, automatische Zuweisung, Vorgangssynchronisation und mehr.

Darüber hinaus stehen für Jira Integrationen bereit, um Informationen und Funktionen mit Drittsystemen auszutauschen, beispielsweise Bitbucket, Confluence und dutzende populäre Drittanbieter-Tools. Und damit nicht genug, denn Jira ist dank der Programmierschnittstelle offen für erweiterte und neue Automatisierungslösungen.

Eine solche Lösung hat eines unserer Entwicklungsteams in einem neuen Mitarbeiter-Joint-Venture entwickelt: Easy Issue & Subtask Templates. Diese App setzt genau dort an, wo Teams, die sich regelmäßig mit wiederkehrenden Aufgaben konfrontiert sehen, Schmerzen verspüren.

Schmerzlinderung dank Easy Issue & Subtask Templates

Diese App ermöglicht es, ein Set von Vorgängen und Subtasks in Form einer frei definierbaren Issue-Hierarchie anzulegen und es später jederzeit als Vorlage wiederzuverwenden. Hat ein Team erst einmal eine Vorlage für einen bestimmten Anwendungsfall erstellt, erspart es sich in Zukunft also die administrative Fleißarbeit.

Beim nächsten Onboarding-Prozess, bei der nächsten Online-Marketing-Kampagne, bei den nächsten Hardware-Anschaffungen können die betreffenden Teams in der Template-Bibliothek einfach die benötigte Vorlage auswählen. Alle nötigen Vorgänge und Unteraufgaben, die bisher jedes Mal von Hand anzulegen waren, werden dann auf Knopfdruck automatisch vom System generiert (und lassen sich während dieses Prozesses bei Bedarf individuell anpassen). Aus einer mühsamen Kleinarbeit wird eine Sache von wenigen Sekunden.

Wie das funktioniert? Dieses kompakte Demovideo bietet einen ersten Eindruck, wie Easy Issue & Subtask Templates für Jira genutzt wird:

Teams, die intensiv mit Jira arbeiten, werden rasch zahlreiche Anwendungsfälle identifizieren, in denen Vorgangs- und Subtask-Vorlagen ihnen das Leben erleichtern können. Die Folge dieser Automatisierung sind zufriedenere Teammitglieder, die entlastet werden und mehr Kapazitäten für die Bearbeitung der eigentlichen Arbeit haben, und eine skalierende Zeitersparnis, die sich schnell summiert.

Easy Issue & Subtask Templates für Jira ist neu auf dem Atlassian Marketplace verfügbar – und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Easy Issue & Subtask Templates for Jira Cloud.

Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!

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