Die gläserne Confluence-Seite: Mit draw.io Änderungen und Anpassungen lückenlos nachvollziehen

draw.io Revision History – Änderungen an Confluence-Seiten nachvollziehen

Kennst du Khaby Lame? Auf Instagram und TikTok zeigt er mit ungerührter Miene, warum einige der sog. “Lifehacks” einfach absurd sind. Und man kann ihm eigentlich nur zustimmen!

Aber natürlich gibt es auch wahre Hacks – solche, die dir wirklich weiterhelfen. Nehmen wir als Beispiel Atlassian Confluence: Als Confluence-Nutzer*in weißt du, dass Confluence ein gutes und wichtiges Werkzeug ist, um Wissen nicht nur zu dokumentieren, sondern auch teilen zu können, um Abstimmungen festzuhalten, Entscheidungen vorzubereiten und und und.

Die Revision History in Confluence – eine nützliche Funktion

Doch selbst wenn du häufig mit Confluence arbeitest – es gibt immer etwas, das du noch nicht kennst oder von dem du noch nichts wusstest. Nehmen wir einmal folgende Situationen:

  • Hast du schon einmal eine Änderung in Confluence rückgängig machen müssen?
  • Ist euer Unternehmen zertifiziert, das heißt müsst ihr sämtliche Änderungen an Inhalten und Prozessen jederzeit lückenlos nachweisen können (wer hat was wann geändert)?
  • Würdest du gerne nachvollziehen können, wie sich Inhalte in Confluence über die Zeit verändert haben, um die Evolution einzelner Entscheidung nachvollziehen zu können?

Wenn du eine oder mehrere der drei oben genannten Fragen mit "Ja" beantwortet hast, dann hast du wahrscheinlich bereits Bekanntschaft mit dem "Page History" Feature in Confluence gemacht. Diese Funktion ermöglicht es dir, den Fortverlauf deiner Confluence-Seite im Zeitstrahl abbilden zu können. So kannst du jederzeit nachsehen, welche Person in deiner Confluence-Instanz zu welchem Zeitpunkt Veränderungen am Content vorgenommen hat – und sie ggf. auch rückgängig machen, sollte dies denn erforderlich sein.

Heute allerdings beleuchten wir das Thema Revision History einmal aus einer anderen Perspektive, nämlich aus Sicht einer in Confluence eingebetteten App. Da visualisierte Inhalte mitunter sehr wichtige Bestandteile einer Confluence-Seite sind (Stichwort Prozessabläufe, Architekturen etc.), sollten natürlich auch diese Daten im Idealfall jederzeit nachvollziehbar einsehbar sein. Und schon sind wir mitten im Thema.

draw.io Änderungen auf Confluence-Seiten - Zugriff auf die Page History

Klicke auf die 3 Punkte in der oberen rechten Ecke – dort findest du das “Weitere Aktionen” Menü, in dem sich die “Page History” befindet.

 

Native Confluence Page History

Bereits seit einigen Jahren ist draw.io, unsere Diagramm-App, in die Page History jeder Confluence-Seite eingebunden. Was bedeutet das konkret? Ab dem Zeitpunkt der Erstellung wird jede draw.io-Diagrammversion in der Page History getrackt (siehe Screenshot). Jede Änderung am Diagramm wird samt Kommentar als neue Seitenversion in Confluence abgelegt. Selbstverständlich sind hier Daten wie Ersteller/Bearbeiter und Zeitpunkt der Bearbeitung immer einsehbar. Diese Information sorgt für Transparenz und ist daher (nicht nur) essenziell für auditierte Unternehmen.

draw.io Änderungen auf Confluence-Seiten Page History Anzeige

Das draw.io diagram "…" edited Kommentar steht für Versionen, die sich nur aus Änderungen an Diagrammen ergeben. Klicke auf das Symbol unter “Changed by”, um zu sehen, wer das Diagramm wann bearbeitet hat.

 

Das ist ja super, aber…

Du könntest jetzt mit Fug und Recht die Frage stellen: Aber was mache ich, wenn ich einen Fehler in einer Diagramm-Version entdecke, auf welche noch weitere Versionen mit Änderungen auf Textebene folgen? Denn in diesem Fall würdest du beim Zurückspringen auf die frühere Version die textlichen Änderungen verlieren. Kann man das verhindern?

Die gute Nachricht: Ja, man kann! Denn genau dafür haben die Entwickler*innen bei draw.io eine zweite Ebene eingezogen, die sogar noch mächtiger ist als die Confluence Page History. Wir nennen sie Revision History und sie kann im draw.io-Editor eingesehen werden.

draw.io Änderungen auf Confluence-Seiten nachvollziehen und frühere Versionen wiederherstellen

Version v. 12 und v. 13 betrifft nur die textlichen Änderungen in Confluence. Wenn du jetzt das Diagramm aus Version v. 11 wiederherstellen würdest, gehen die Textänderungen, die zwischenzeitlich vorgenommen wurden, verloren.

 

Bleib den Änderungen auf der Spur!

Hier siehst du ebenfalls, wer was zu welchem Zeitpunkt am Diagramm oder Whiteboard verändert hat. Noch viel wichtiger jedoch: Über die Revision History hast du eine optische Referenz, was konkret an den visualisierten Inhalte verändert wurde.

draw.io Änderungen an Confluence-Seiten - die Revision History

Die Revision History zeigt dir den Fortschritt jedes einzelnen Diagramms/Whiteboards.

draw.io Änderungen an Confluence-Seiten - Ansicht Revision History

Außerdem kannst du sehen, wer das Diagramm wann bearbeitet hat.

draw.io Änderungen an Confluence-Seiten - Ansicht Revision History 2

Du kannst einzelne Versionen nach Belieben herunterladen, ohne dass du dazu das Diagramm/Whiteboard wiederherstellen musst.

Das Beste ist allerdings, dass du über diese Funktion frühere Versionen des Diagramms oder Whiteboards wiederherstellen kannst, ohne dafür komplette Versionen deiner Confluence-Seite zurücksetzen zu müssen. Dieses Feature sorgt für mehr Flexibilität, da du – bei 100 % Transparenz – gleichzeitig und unabhängig voneinander deine schriftlichen Inhalte anpassen kannst. So etwas kann dir nur eine in Confluence eingebettete Lösung wie draw.io bieten.

Mit draw.io alles immer im Blick

draw.io hat übrigens als erste Diagramm-App eine Revisionskontrolle eingeführt. Und das ist nicht das einzige Feature, bei dem draw.io Pionierarbeit geleistet hat! Eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen findest du auf dieser Seite.

Lerne draw.io kennen!

Du nutzt draw.io noch nicht? Dann buche dir hier deine kostenlose, unverbindliche 30-Tage-Testversion https://marketplace.atlassian.com/apps/1210933/draw-io-diagrams-whiteboards?hosting=cloud&tab=overview!

Wenn du erst einmal etwas mehr über Funktionen und Möglichkeiten erfahren willst, dann findest du Tutorials und andere Tipps in Form von Videos auf unserem YouTube-Kanal. In unserer One-Stop-Tutorial-Bibliothek findest du zudem interaktive Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Du willst tiefer einsteigen? Dann buche einfach eine kostenlose und unverbindliche Demo und finde heraus, wie draw.io den Arbeitsalltag einfacher und produktiver machen kann – nicht nur deinen, sondern den deines gesamten Teams.

Und nun: Happy Diagramming!

 

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