Datenpflege ist ein Begriff, den die meisten Leute in den Unternehmen dieser Welt nicht besonders gerne hören. Und noch weniger haben sie Lust darauf, sich diesem Thema aktiv zu widmen. Die manuelle Dateneingabe ist oft monoton und zeitraubend. Und doch ist sie nötig.

Wenn es um modernes Aufgaben- und Projektmanagement geht, ist Jira in zahlreichen Organisationen der Dreh- und Angelpunkt. Die konsequente Nutzung von Jira unterstützt reibungsarme Abläufe, ermöglicht akkurate Kapazitätsplanungen und Beschätzungen und schafft Transparenz, Statussichtbarkeit und Nachverfolgbarkeit. Dabei bleibt es nicht aus, dass Teams regelmäßig administrative Fleißarbeit verrichten müssen, nämlich beispielsweise dann, wenn die einzelnen Issues und Subtasks für wiederkehrende Arbeiten manuell angelegt werden müssen.

Vor der produktiven Arbeit stehen die administrativen Tätigkeiten

Ein gängiges Beispiel für solche Tasks und Unteraufgaben, die immer wieder in sehr ähnlicher oder gar derselben Form benötigt werden, ist das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Für jeden Neuling sind im Rahmen der Einarbeitung bestimmte Schritte erforderlich – von der Bereitstellung seiner Software-Accounts bis zur Anfertigung seiner offiziellen Mitarbeitendenfotos.

Ein anderes Szenario ist die Produktentwicklung in einem agilen Entwicklungsteam. Bevor eine Änderung in die produktive Codebasis integriert wird, stehen im Team jede Menge Standardaufgaben an – von Code-Reviews bis zu Tests.

Und diese Aufgaben müssen jedes Mal in Jira abgebildet werden, um sie in die notwendigen Prozesse einzubetten, um sie transparent zu machen und um die Gefahr zu minimieren, wichtige Tasks zu vergessen. Kurz: Bevor die produktive Arbeit beginnen kann, sind lästige und aufwendige administrative Tätigkeiten nötig.

Diese wiederkehrende Handarbeit können Teams sich allerdings ersparen. Denn der einfachste Weg, solche Issues und Subtasks in Jira zu erstellen, besteht darin, mit Vorlagen zu arbeiten: Nachdem das Team sie einmalig vorbereitet hat, lassen sie sich immer wieder verwenden. Das spart auf Dauer jede Menge lästige, zeitraubende manuelle Arbeit. Die Jira-Erweiterung Templating.app ist das passende Werkzeug dafür.

Jira-Vorlagen auf die nächste Stufe heben

Beim Anlegen von Vorlagen gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten: die Neuerstellung oder die Konvertierung bestehender Issues in Templates. Dabei können Vorlagen, die mit Templating.app erstellt werden, je nach Bedarf und Use Case granulare Detailstufen umfassen – bis hin zu Custom Fields. Wie das Anlegen von Templates grundsätzlich funktioniert, haben wir in einem früheren Beitrag schon ausführlich gezeigt.

Aber damit enden die Möglichkeiten noch nicht: Falls Teams bei der Verwendung von Vorlagen mit dynamischen Daten arbeiten möchten, kommen sogenannte Variablen ins Spiel. Sie heben Vorlagen auf die nächste Stufe.

Variablen dienen dazu, bei der späteren Vorgangserstellung auf Basis einer Vorlage bestimmte Eingaben und Daten zu erfassen. Generiert ein User die vorgesehenen Issues aus dem Template, werden dabei Formularfelder ausgestrahlt. Hier sind Angaben zur Spezifizierung der zu erstellenden Tasks erforderlich, beispielsweise Angaben zum Projekt, zum Sprint, zum Bearbeiter bzw. zur Bearbeiterin.

Die Variablen erlauben unterschiedliche Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten, um bei der Vorgangserstellung auf Vorlagenbasis die richtigen Informationen schnell und effektiv zu erfassen. Je nach Konfiguration ist es möglich, bei ein und demselben Vorgangsset mehrere unterschiedliche Variablen zu nutzen.

Wie das funktioniert, lässt sich am Beispiel des oben angesprochenen Onboarding-Prozesses zeigen: Wenn neue Mitarbeitende eingearbeitet werden soll, sind viele Abläufe stets identisch – und mit ihnen die administrativen Aufgaben und Vorbereitungen. Dementsprechend sinnvoll ist es, im Hinblick auf die erforderlichen Jira-Aufgaben mit Vorlagen zu arbeiten und zur Individualisierung Variablen zu nutzen.

Beim Anlegen eines Vorgangssets aus einer Vorlage heraus muss derjenige, der das Set erstellt,  dann bestimmte Informationen eintragen, damit sie automatisch in die Issues und Subtasks übernommen werden – in unserem Beispiel den Namen des Neulings und seine Abteilung. Auf diese Weise lassen sich die Standardvorgänge für alle individuellen Onboarding-Prozesse personalisieren, obwohl sie aus einer gemeinsamen Vorlage stammen. Ganz einfach.

Templating.app für Jira: Jetzt ausprobieren!

Templating.app bietet also die Möglichkeit, mit dynamischen Vorlagen zu arbeiten, die helfen, Aufgaben bei der Erstellung schnell und unkompliziert zu individualisieren und in den richtigen Kontext zu setzen.

Die App ist auf dem Atlassian Marketplace verfügbar – und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Templating.app.

Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!

Weiterführende Infos

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