Properties-App: Leads und Vertriebskontakte in Confluence strukturiert dokumentieren und effizient organisieren

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Die Arbeit im Vertrieb erfordert besondere Talente und teils auch ein dickes Fell. Vertriebler sind nicht bei allen Kunden beliebt, und nicht selten haben sie den zweifelhaften Ruf, Leuten Dinge verkaufen zu wollen, die sie gar nicht brauchen.

Es geht natürlich auch anders, nämlich dann, wenn der Vertriebskontakt als ein erster Schritt verstanden wird, dem Kunden wirklich zu helfen. Dann dient Vertrieb dem Aufbau und der Pflege langfristiger Kundenbeziehungen. Und in solchen Konstellationen müssen Vertriebsmitarbeiter ihre potenziellen Kunden gut kennen.

Wie kann es gelingen, gute Beziehungen aufzubauen, Daten zu sammeln und Leads einfacher zu organisieren? Dafür bietet sich natürlich Confluence an.

Dokumentation in Confluence

Wenn wir wichtige Leads in Confluence dokumentieren, liegt es nahe, jedem dieser Kontakte eine dedizierte Seite zu widmen. Hier bilden wir allgemeine Infos zum Ansprechpartner ab und dokumentieren jedes Gespräch und jeden Schriftwechsel. Eine solche Seite könnte ungefähr so aussehen:

Doch weiter kommen wir mit Confluence allein nicht. Wenn es darum geht, Daten strukturiert zu erfassen und sie auf praktikable und effiziente Weise zu organisieren, braucht es eine funktionelle Erweiterung.

Die Properties-App: Struktur und Automatisierung für die Dokumentation

Die App Properties – Custom fields, Metadata, Databases, & Reports hilft Teams, Confluence-Seiten zu organisieren, indem mithilfe von Formularen Metadaten erfasst werden. Statt Informationen (wie im Screenshot oben) in einer Tabelle abzubilden, können wir uns das Makro Property Group zunutze machen.

Sobald eine Properties Group erstellt wurde, haben wir die Möglichkeit, konsistente Informationen über unsere Seiten hinweg einzusammeln. Sehen wir uns das mal am Beispiel unserer Vertriebsdokumentation an.

Property Group: Daten effizient erfassen

Zunächst setzen wir im Properties-Portal eine Property Group auf. In der Top-Navigation klicken wir dafür auf Apps und dann auf Properties.

Anschließend finden wir auf der linken Seite die Option, eine neue Property Group zu erstellen. Wir geben ihr einen Namen und hinterlegen eine Beschreibung. Außerdem können wir die Gruppe bei Bedarf auf bestimmte User beschränken. Danach fügen wir aus den verfügbaren Optionen in der rechten Spalte spezifische Formularfelder hinzu.

Die Optionen rechts werden von der App mitgeliefert. Sie sind selbsterklärend und eignen sich für zahlreiche Anwendungsfälle. Bei Bedarf lassen sich die Farben der Auswahlfelder anpassen, um bestimmte Dinge visuell hervorzuheben. Das ist zum Beispiel für Auswahllisten interessant, in denen ein Status abgefragt werden soll, etwa: Wie interessant ist dieser Kontakt?

Nach der Erstellung der Property Group können wir sie auf unsere Confluence-Seiten anwenden. In unserem Beispiel der Kontaktdokumentation haben wir für jeden Lead eine separate Seite. Wenn wir nun eine neue Seite für einen Kontakt anlegen, können wir das Property-Group-Makro einfügen und die eben erstellte Property Group Leads auswählen.

Nach der Auswahl der passenden Property Group haben wir direkt die Möglichkeit, die individuellen Informationen einzutragen.

Nachdem wir die Seite soweit bearbeitet haben, können wir uns das Ergebnis unserer Property Group ansehen, das bei der Seitenerstellung viel weniger Aufwand erfordert und deutlich ansprechender aussieht als die ursprüngliche generische Tabelle.

Ein weiterer Vorteil des Property-Group-Makros besteht darin, dass wir die Informationen bearbeiten können, ohne in den Editiermodus der Seite zu wechseln. Dadurch wird beispielsweise die Pflege von Statusinformationen erleichtert.

Property Group Report: Informationen automatisch aggregieren

Wenn im Confluence-System mehrere Seiten mit Kontaktinformationen des Vertriebs entstanden sind, können wir das Makro Property Group Report nutzen, um auf einer einzelnen Seite eine Übersicht all unserer Leads zu generieren.

Die wichtigste Einstellung des Reports ist die Wahl der richtigen Property Group, deren aggregierte Informationen im Bericht dargestellt werden sollen. Darüber hinaus können wir bei Bedarf mehrere Filteroptionen anwenden, etwa nach Property-Werten, Labels, Bereichen und/oder übergeordneten Seiten. Das ist unter anderem nützlich, wenn es mehrere Vertriebsteams im Unternehmen gibt, die mit derselben Property Group arbeiten, aber unterschiedliche Kundensegmente bedienen.

Schließlich definieren wir die Darstellungsform der Daten: eine Tabelle oder ein Kartenformat. Zudem können wir festlegen, welche Spalten gezeigt und wie viele Daten auf einmal ausgegeben werden sollen und wie die Liste sortiert wird.

Das Endergebnis kann dann so aussehen:

Dank des Property Groups Reports erhalten wir nun einen schnellen, schnörkellosen Überblick über alle für uns relevanten Kontakte mit allen wichtigen Informationen, die wir brauchen, um Entscheidungen zu treffen. Und sobald neue Kontaktseiten im Confluence-System angelegt werden, wird die Übersicht automatisch aktualisiert.

Content organisieren mit der Properties-App

Properties ist eine sehr hilfreiche App für Teams, die Confluence nutzen wollen, um Daten zu sammeln und strukturiert zu organisieren. Das gerade beschriebene Beispiel der Vertriebsarbeit ist nur einer von vielen Anwendungsfällen – hier sind ein paar weitere Inspirationsquellen.

Möchtest du mehr wissen? Dann vereinbare einfach eine Demosession, in der unser Team dir die Möglichkeiten und Funktionsweisen von Properties für Confluence live zeigt. Oder interessierst du dich direkt für einen unverbindlichen Test? Properties steht auf dem Atlassian Marketplace zur Installation bereit. Und falls du weiterführende Fragen hast, komm gerne mit uns Gespräch!