Für alle Angestellten eines Unternehmens gibt es ein Start- und ein Enddatum. Irgendwann treten die Leute in die Organisation ein und werden eingearbeitet (Onboarding), und irgendwann scheiden sie wieder aus dem Unternehmen aus – einige suchen neue Job-Herausforderungen, manch einen zieht es in die Selbständigkeit, andere verabschieden sich nach langen Jahren in den verdienten Ruhestand. Dann ist es Zeit für das Offboarding.

Ein gutes, systematisches Onboarding ist aus vielerlei Gründen wichtig. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin kann die eigenen Talente schneller entfalten, er integriert sich effizienter ins Team, außerdem prägen der erste Eindruck und die Erfahrungen bei der Einarbeitung das Verhältnis zwischen Angestellten und Unternehmen nachhaltig.

Ein strukturiertes Offboarding ist wiederum aus anderen Gründen von Bedeutung. Klar, aus Sicht des Unternehmens ist es nie schön, wenn gute Leute gehen, doch letztlich muss die Organisation diesen unvermeidlichen Schwund hinnehmen und die Dinge reibungsarm und mit System zu Ende bringen.

Wenn die betreffenden Angestellten spezifische Verantwortlichkeiten ausgefüllt haben, sind diese Aufgaben anderen Teammitgliedern zu übergeben. Die IT muss die bereitgestellte Hardware einziehen und die Software-Accounts zurücksetzen. Und falls es sich um eine wichtige Position handelt, ist das Personalteam gefragt, die Recruiting-Maschine ins Rollen zu bringen, um die Stelle möglichst schnell neu zu besetzen.

Das Offboarding ist also ein sensibler und unabdingbarer Prozess. Entsprechend sorgfältig sollte er gehandhabt werden.

Aufgabenmanagement mit Jira

Teams, die Atlassian Jira nutzen, werden die beim Onboarding anfallenden Aufgaben in diesem Projektmanagement- und Tracking-System abbilden und verwalten. Wenn ein Teammitglied sich anschickt, das Unternehmen zu verlassen, werden Tickets und Unteraufgaben erstellt, um alle To-dos transparent zu machen und zu tracken, die zu erledigen sind. Hier ist ein Beispiel:

In diesem Fall haben wir unterschiedliche Aufgaben, in die unterschiedliche Teams oder Abteilungen involviert sind. Jira stellt uns dafür einen zentralen Ort zur Verfügung. Das Problem an der Sache: Wir mussten alle Subtasks manuell anlegen und zuweisen. Und in einem großen Unternehmen mit entsprechend hoher Mitarbeitendenfluktuation kommen hier schnell viele Stunden administrativer Handarbeit zusammen.

Offboarding mit Templating.app – Easy Issues & Subtasks

Die Jira-Erweiterung Templating.app – Easy Issues & Subtasks verringert den Stress der repetitiven Arbeit. Sie ist auf dem Atlassian Marketplace verfügbar und ermöglicht es Teams, in ihren Projekten Vorlagen für unterschiedliche standardisierte Vorgänge anzulegen. In unserem Offboarding-Beispiel könnten wir etwa für jede involvierte Abteilung ein Template anlegen.

Das funktioniert in wenigen einfachen Schritten. In der App-Sektion von Jira wählen wir "Issue Templates" und klicken auf "Create template", um mit der Erstellung unserer Teamvorlagen zu starten. Wenn wir die Basisinformationen für die Templates hinterlegt und sie gespeichert haben, könnte das Ergebnis ungefähr so aussehen:

Anschließend können wir den Vorlagen die erforderlichen Vorgänge und Subtasks hinzufügen. Dafür klicken wir auf das Template und gehen über das Stift-Icon in den Bearbeitungsmodus.

In unserem Beispiel nutzen wir zur Überordnung ein einfaches Jira-Epic, dem wir nun die einzelnen Vorgänge unterordnen. Für jeden Vorgang lassen sich außerdem diverse Subtasks definieren.

Im Screenshot sehen wir die Vorgänge unter dem übergeordneten Epic. Wir sehen außerdem, dass wir für jeden Vorgang und jede Subtask direkt eine Person festlegen können, die das Ganze bearbeiten kann. Beim Erstellen der Issues auf Basis der Vorlage werden die Tickets dann also automatisch den richtigen Leuten zugewiesen.

Individualisierung mit Variablen

Darüber hinaus bietet Templating.app die Option, dynamische Elemente in das Template zu integrieren. Diese Variablen erlauben es, Formulare zu konfigurieren, über die bei der Generierung der Vorgänge wichtige individuelle Informationen abgefragt und automatisch in den Issues hinterlegt werden.

Mithilfe von Variablen ist es also möglich, beispielsweise den Namen des oder der Angestellten, die Abteilung und das Datum des Austritts abzufragen. Solche Informationen helfen den Bearbeitern in den Teams, die Offboarding-Aufgaben zuzuordnen und akkurat zu priorisieren.

Ein Vorgangs-Set auf Basis einer Vorlage erstellen

Sobald die Templates angelegt und die Variablen definiert sind, stehen sie in der Vorlagenbibliothek zur Nutzung bereit. Und das geht so: Wir klicken in der Jira-Hauptnavigation auf "Apps" und dort auf den Menüpunkt "Issue Templates". Dort wählen wir die Vorlage, die unserem Anwendungsfall entspricht, und drücken schließlich auf "Use template".

Falls die Vorlage Variablen enthält, werden die benötigten Informationen bei der Erstellung der entsprechenden Vorgänge abgefragt.

Danach erledigt Templating.app den Rest und generiert die Vorgänge und Subtasks der Vorlage automatisch im Projekt. Hier ist ein exemplarisches Resultat:

Automatisierung der Offboarding-Administration

Das Offboarding scheidender Angestellter ist nicht weniger wichtig als das Onboarding. Mit Templating.app lässt sich der Prozess in eine klare Struktur gießen, die allen Beteiligten bei der reibungsarmen Bearbeitung hilft – ganz ohne die ungeliebte repetitive Handarbeit in Jira.

Die App steht auf dem Atlassian Marketplace bereit – und unser Entwicklungsteam arbeitet mit Hochdruck daran, Kunden weitere spannende Features zur Verfügung zu stellen. Mehr Infos zu den Planungen bietet ein Blick in die öffentliche Roadmap von Templating.app. Und falls du an der Weiterentwicklung teilhaben möchtest oder Feature-Wünsche hast, melde dich gerne bei unserer Produktmanagerin Sarah oder vereinbare direkt einen Demotermin!

Weiterführende Infos

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