Niemand lebt und arbeitet allein auf einer einsamen Insel. Entsprechend selten sind Projekte, in denen nicht auf die eine oder andere Art und Weise wichtige Personen involviert sind. Die Rede ist von den sogenannten “Stakeholdern”. Ob ihr ein neues Produkt auf den Markt bringen wollt oder organisatorische Veränderungen unterschiedlicher Tragweite anstehen – damit ein Vorhaben gelingt, braucht es Menschen, die es unterstützen und die darin einen eindeutigen Nutzen für den Kunden sehen.

Ein Schritt zum Projekterfolg – Stakeholder-Karten ("Stakeholder Maps") anlegen

Und an dieser Stelle kommen “Stakeholder Maps” ins Spiel. Bevor eine solche Karte entstehen kann, muss zunächst ein intensiver Analyseprozess durchlaufen werden: Zunächst identifizierst du die an diesem Projekt beteiligten Stakeholder. Dann entwickelst du eine Strategie, wie du die Beziehung zu diesen Entscheidern gestalten kannst (oder solltest). Stakeholder Maps sind hilfreich, um

• wichtige Stakeholder einzubinden, die Kommunikation zu verbessern und Erwartungen zu entsprechen,
• sicherzustellen, dass weniger wichtige Interessenvertreter*innen bis zum notwendigen Maß, aber nicht darüber hinaus eingebunden werden,
• potenzielle “Blockierer” oder eher skeptische Vertreter*innen zu identifizieren und eine Strategie aufzustellen, um auch sie zufriedenzustellen,
• sich auf die zu konzentrieren, auf die dein Projekt den größten Einfluss haben wird.

Wer sind meine Stakeholder?

Zur Begriffsklärung: Ein Stakeholder ist prinzipiell jede*r, der*die ein Interesse an deinem Projekt hat und auf seinen Erfolg oder Misserfolg Einfluss nehmen kann. Dabei lassen sich Stakeholder auf interner und externer Ebene ausmachen.

Interne Stakeholder sind die Menschen in deinem Unternehmen, die in das Projekt involviert sind. Dazu können Führungskräfte gehören, Team- oder Bereichsleitungen, mit denen du eng zusammenarbeiten wirst oder auch Expert*innen aus anderen Gebieten, deren Fähigkeiten an irgendeiner Stelle benötigt werden, z. B. Designer*innen, Mitarbeitende aus dem Marketing oder Entwickler*innen.

Externe Stakeholder wiederum sind nicht direkt in das Projekt bzw. die Arbeit daran eingebunden. Sie beeinflussen es aber auf andere Art und Weise: Kunden, Nutzer*innen, Zulieferer, Handelspartner oder Investoren gehören zu dieser Form von Interessenvertretung.

Mit vier Schritten (und draw.io) zur optimalen Stakeholder Map

Schritt 1: Brainstorming – wer gehört potenziell dazu?

Für den Anfang eignet sich ein Brainstorming: Hier kannst du die Namen/Positionen aller in Frage kommenden Stakeholder fixieren. Dafür kannst du natürlich ein schlichtes altes Whiteboard oder Post-its nutzen – ebenso einfach, aber um einiges eleganter geht es mit dem draw.io Whiteboard, das sich perfekt für einen solchen Einsatz eignet.
An diesem Punkt solltest du deine Liste noch sehr offen anlegen und möglichst jeden Gedanken festhalten, der dir dazu in den Sinn kommt – das Finetuning kannst du später machen. Folgende Fragen können dir helfen, eine gute Liste aufzustellen:

• Auf wen wird sich das Projekt auswirken?
• Wer hat Einfluss auf das Projekt?
• Wer unterstützt mich dabei?
• Wer zählt wahrscheinlich zu den "Neinsagern" oder Blockierern?

Schritt 2: Präzisiere und ordne deine Liste

Nachdem du eine umfassende Liste erstellt hast, ist es an der Zeit, etwas genauer hinzuschauen. Sprich: Entscheide, wer darauf stehen bleiben soll und wer nicht und vor allem - sortiere! Du könntest die Liste z. B. nach Abteilungen/Bereichen anordnen oder in interne und externe Stakeholder aufteilen. Nutze dafür am besten eine Mindmap – sie hat sich in solchen Fällen als geeignetes Werkzeug bewährt.

In dieser Phase kann es außerdem nützlich sein, die Prioritäten, Interessen oder Bedürfnisse der Beteiligten sowie die Beziehungen und Einflusslinien zwischen ihnen darzustellen. Füge deiner Karte Linien mit Pfeilen hinzu, die diese Beziehungen kennzeichnen, und notiere, welche Werte zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, seien es Geld, Informationen, Autorität/Weisungsbefugnisse usw.

Schritt 3: Priorisiere!

Deine Stakeholder-Liste ist fertig? Perfekt! Nun solltest du dir eine Matrix anlegen, in der du Macht- und Einfluss-Verhältnisse darstellen kannst. Sie bildet das Herzstück des Mapping-Prozesses und gleichzeitig ist sie die Grundlage für eine zielgruppengerechte Engagement-Strategie.

Die Y-Achse deiner Matrix steht für den Grad an Einfluss oder Macht, d. h. für die Fähigkeit des Stakeholders, dein Projekt zu beeinflussen. Die x-Achse steht für den Grad an Interesse, d. h. die Aufmerksamkeit, die der Stakeholder deinem Projekt entgegenbringt.

Innerhalb der Achsen befinden sich vier Quadranten:

• Intensiv einbinden (hoher Einfluss, hohes Interesse)
• Zufrieden bleiben (hoher Einfluss, geringes Interesse)
• Informiert bleiben (hohes Interesse, geringer Einfluss)
• Überwachen (geringes Interesse, geringer Einfluss)

Platziere jeden deiner Stakeholder in einem der vier Quadranten.

So wird beispielsweise die Führungsebene deines Unternehmens einen hohen Einfluss auf und ein starkes Interesse an deinem Projekt haben - entsprechend solltest du sie bei “Intensiv einbinden” einordnen.
Eine andere Abteilung, wie vielleicht die Designkolleg*innen, könntest du bei “Informiert bleiben” einsortieren – denn die Designer*innen interessiert es sicherlich, wann ihre Skills gefragt sind, aber weniger, wie gut (oder schlecht) du im Budget bist.
Wenn du ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung entwickelst, spielen eure Kunden eine wichtige Rolle – sie sollten dann im Quadranten “Zufrieden bleiben” aufgeführt werden. Denn auch wenn sie noch gar nicht wissen, dass es dein Projekt gibt (geringes Interesse), so hat ihre Erwartungshaltung doch großen Einfluss darauf.

Schritt 4: Konzipiere eine Strategie für deine Stakeholder

Nachdem du die Beteiligten auf diese Weise eingeordnet hast, bist du nun in der Lage, zielgerichtete Strategien zu entwickeln, um alle Stakeholder zu überzeugen. Frage dich daher: Wie oft solltest du mit ihnen kommunizieren, welche Kanäle nutzt du dafür, was benötigst du von ihnen, und was musst du mit ihnen teilen, um dir ihre Unterstützung zu sichern?

Stakeholder, die du bei “Intensiv einbinden” aufführst, musst du permanent auf dem Laufenden halten. Wichtig ist, dass sie sich dem Projekt verbunden fühlen: Daher solltest du beispielsweise regelmäßige Meetings ansetzen und detaillierte Berichte liefern, um eventuelle Bedenken zu zerstreuen und wertvollen Input von dieser Seite zu bekommen.

Die Personen, die in die Kategorie “Zufrieden bleiben” gehören, wollen, dass du ihre Zeit und ihre Meinung wertschätzt – hierbei kannst du wertvolle Erkenntnisse sammeln. Präsentiere ihnen die wichtigsten Meilensteine innerhalb des Projekts und verwende viel Sorgfalt auf die Botschaften, die du kommunizieren willst.

Auch die, die zur Gruppe “Informiert bleiben” zählen, solltest du regelmäßig auf dem Laufenden halten. Feedback oder Einblicke aus dieser Gruppe sind allerdings nicht notwendig (geringer Einfluss).

Bleiben nur noch die Stakeholder, die bei “Überwachen” einsortiert wurden: Hier stehen die Zeichen auf minimaler Kommunikation. Benachrichtigungen zu Beginn und am Ende des Projekts sollten darunter sein, ggf. ein größeres Update in der Mitte, das sollte bereits ausreichen (geringes Interesse, geringer Einfluss).

Fazit: Das Stakeholder-Mapping ist ein großartiges Werkzeug, das dir hilft, einen wichtigen Aspekt – nämlich die Stakeholder – jedes Projekts zu visualisieren, zu analysieren und eine Strategie zu entwickeln. Wenn dein Plan fixiert ist und die Beteiligten zufrieden sind, steht dem Erfolg deines Teams und deines Projekts nichts im Wege!

So konzipierst du eine Stakeholder Map in draw.io

Mit draw.io kannst du deine Stakeholder-Karte direkt in Confluence entwerfen und einbetten. Und das ganz einfach:

1. Nutze den Whiteboard-Editor, um ein schnelles Brainstorming mit allen Teammitgliedern durchzuführen und eure Ergebnisse festzuhalten.
2. Mit Hilfe unserer Templates für Mindmaps kannst du anschließend deine Stakeholder-Liste aufbauen.
3. Mit unserem Drag-and-Drop-Builder baust du schließlich die Matrix, die die Macht- und Einfluss-Verhältnisse abbildet, schnell und unkompliziert zusammen.

Zugegeben: Das Einsortieren kann draw.io dir nicht abnehmen – aber für alles andere steht dir unser Tool zur Verfügung!

Mit draw.io für jedes Projekt (und jeden Stakeholder) gerüstet!

Möchtest du draw.io noch besser kennenlernen? Auf unseren Social-Media-Kanälen tauschen sich Nutzer*innen über Use Cases und ihre Erfahrungen mit dem Diagramming-Tool aus – wir freuen uns, wenn du auch deine dort teilst!

Natürlich kannst du dir unsere App einfach direkt auf dem Atlassian Marketplace herunterladen. Wir legen dir eine kostenlose und unverbindliche Demo bei uns ans Herz: Dabei zeigen wir dir, wie draw.io den Arbeitsalltag einfacher und produktiver machen kann – nicht nur deinen, sondern den deines gesamten Teams.

Und wenn du nach Tipps und Tricks suchst, um schnell zum draw.io-Profi zu werden, wirst du auf unserem YouTube-Kanal sicher fündig. Dort haben wir Tutorials und andere Kurzvideos für dich bereitgestellt. Oder du stattest unserer One-Stop-Tutorial-Bibliothek einen Besuch ab – hier findest du interaktive Tutorials sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Und nun: Viel Erfolg für dein Projekt und happy diagramming!

 

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