Stell dir vor, der Mensch müsste jeden Atemzug bewusst initiieren und koordinieren. Die Sauerstoffzufuhr ist lebenswichtig, aber glücklicherweise hat unser Körper diesen Prozess automatisiert. Wir atmen reflexartig und ohne unser aktives Zutun, und deshalb können wir unsere Zeit und Energie glücklicherweise in andere Dinge investieren.

In der Arbeitswelt gibt es ähnlich wichtige Funktionen, die helfen, die Dinge am Laufen zu halten und voranzukommen, aber niemand mag Zeit damit verbringen, über sie nachzudenken. Es wäre schön, ein eigenes automatisiertes System zu bauen, das diese wichtigen (und langweiligen) Prozesse weitgehend selbständig steuert, oder?

Genau das machen die Automatisierungsfunktionen von Atlassian – und was für Jira schon länger Standard ist, gibt es nun auch für Confluence.

Automatisierungsregeln für vielfältige Anwendungsfälle

Automation für Confluence basiert auf Triggern, Bedingungen und Aktionen. Aus diesen drei Elementen werden Regeln erstellt.

Im Kern gleicht die Struktur den meisten anderen Automatisierungs-Features: Wenn etwas passiert (Trigger), das bestimmte Parameter erfüllt (Bedingungen), soll etwas getan werden (Aktion).

Hier ist ein einfaches Beispiel: Wenn in Confluence ein Blogpost veröffentlicht wird (Trigger), den der Geschäftsführer verfasst hat (Bedingung), soll im Slack-Gruppenchat des Managementteams eine Nachricht gesendet werden (Aktion). Dies ist nur ein möglicher Anwendungsfall von unzähligen. Wenn wir an all die Dinge denken, die sich ständig in Confluence ereignen – neue Seiten werden veröffentlicht, Aufgaben angelegt, Bereiche erstellt und so weiter –, dann eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten für Automatisierungsregeln.

Leichter Einstieg mit vorkonfigurierten Regeln

Große Teile von Confluence lassen sich an spezifische Anforderungen anpassen. Das gilt auch für die Automatisierungsregeln. Allerdings gibt es Use Cases, die für viele Teams interessant und nützlich sind. Einige davon hat Atlassian vorbereitet und in Form vorkonfigurierter Regeln bereitgestellt. Sie helfen, gängige Content-Management-Aufgaben zu automatisieren, und dienen als direktes Sprungbrett in die Confluence-Automatisierung.

Admins können mit einer vorkonfigurierten Regelvorlage starten oder den Low-Code-/No-Code-Rule-Builder nutzen, um ihre eigenen individuellen Automatisierungen anzulegen. Er ist in den Bereichseinstellungen oder den globalen Einstellungen zu finden.

Content-Lebenzyklen automatisch erstellen, organisieren und verwalten

Teams sollten zusammenarbeiten und gemeinsam ihre Geschäftsziele erreichen können, ohne sich um all die lästigen repetitiven Prozesse kümmern zu müssen, die an jeder Ecke warten. Diese Systempflege übernimmt Automation für Confluence, sodass die Teams sich auf ihre produktive Arbeit konzentrieren und unterdessen stets sicher sein können, dass ihre Inhalte in Confluence gut auffindbar und relevant sind. Die Automatisierung versetzt Admins in die Lage, Content zu verwalten, Bereiche zu organisieren, die Teamarbeit zu entschlacken und Leute über bestimmte Ereignisse zu informieren, ohne dass es zu manuellem Overhead kommt.

Es gibt jeden Monat eine KPI-Analyse? Die wiederkehrende Erstellung der Seite an der richtigen Stelle mithilfe einer Vorlage lässt sich automatisieren. Eine spezifische Seite ist so wichtig, dass bestimmte Leute stets Bescheid wissen sollen, wenn es Statusänderungen gibt? Eine Automatisierung informiert das Team, dass eine Freigabe nötig ist. Das Wiki soll immer aktuell sein? Ein automatisierter Reminder kann das Team nach einer bestimmten Zeit benachrichtigen, wenn Inhalte durchgesehen oder archiviert werden sollten.

Und mit dynamischen Variablen, sogenannten Smart Values, ist es möglich, eigene Regeln zu bauen und sie über Teammitglieder, Daten und Inhalte hinweg zu skalieren.

Teams, die mehr aus Confluence herausholen wollen, streben danach, dass die Leute produktiv arbeiten, kreativ sind und sinnvolle Tätigkeiten ausführen. Da ist es gut, wenn die Teams die "Atemzüge" dem System überlassen können.

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Weiterführende Infos

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Confluence Cloud: Sieben neue Features für den effizienten Informationsaustausch
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