Whiteboards sind in den verschiedensten Fällen sehr nützlich: Zum Beispiel lassen sich damit Ideen während eines Brainstormings festhalten, Teammitglieder können leichter die Ideen anderer aufgreifen und weiterspinnen und zudem hat man damit einen einfach zugänglichen Ort, an dem man auch anschließend alle Ideen sichten und damit arbeiten kann. Whiteboards gibt es in verschiedensten Variationen: Vom “physisch vorhandenen” Board, das man beschreiben und wieder abwischen kann, bis hin zu digitalen Tools wie draw.io, die gerade für den modernen Arbeitsplatz anno 2023 diverse Vorteile bieten.

Whiteboards – das perfekte Tool fürs Brainstorming

Du erinnerst dich: Bei draw.io sind wir gerade im Fantasy-Fieber. Deshalb haben wir uns heute eines der vielleicht berühmtesten Brainstormings der Fantasygeschichte angesehen: Nämlich jenes, das in einem idyllischen Fleckchen namens Bruchtal stattgefunden hat. Die Rede ist natürlich von Elronds Rat, engl. the Council of Elrond. Wenn du – wovon wir ausgehen – “Der Herr der Ringe” kennst, weißt du natürlich, dass das eine der Schlüsselstellen im 1. Buch ist: Zwerge, Elben, Menschen und Hobbits, Bewohner Mittelerdes, kommen zusammen, um gemeinsam darüber zu beraten, welche Schritte unternommen werden können, um Sauron zu stoppen. Im Endeffekt ist es eine Diskussion darüber, was mit dem einen Ring geschehen soll.

Hätte ein gemeinsames Werkeln an einem digitalen Whiteboard vielleicht verhindert, dass die Gefährten nicht lange danach bereits versprengt werden? Und welche Tools kannst du nutzen, um auf Kurs zu bleiben, wenn du nicht zufälligerweise gerade einen 6000 Jahre alten Elben zur Hand hast, der das Meeting moderiert? Wir verraten es dir!

Warum du ein digitales Whiteboard für dein nächstes Meeting nutzen solltest

Seit ewigen Zeiten hat man Tafeln genutzt, um Ideen zu entwickeln. Doch “die Welt ist im Wandel”, und die Zeit der digitalen Tafeln aka Whiteboards ist gekommen. Kein Wunder: Sie sind schnell benutzbar, einfach zu teilen, ermöglichen die Zusammenarbeit aus der Ferne und sind leichter zu überarbeiten als die altmodischen Tafeln. Und im Gegensatz zu diesen gibt es auch keine Platzbeschränkung, so dass du so viele Ideen festhalten kannst, wie du möchtest.
Ein weiteres Plus: Du benötigst keine Haftnotizen und speziellen Stifte mehr – stattdessen kannst du mithilfe von Formen, Ankerpunkten und Pfeilen arbeiten, die es ermöglichen, Ideen ganz schnell zu verschieben und sogar mit anderen Inhalten zu verknüpfen.

Eine der Grundregeln für ein effektives Brainstorming lautet: Keine Bewertung! Jede*r kann seine Ideen frei äußern, ohne sich Sorgen machen zu müssen, ob sie richtig oder falsch sind. So wie Zauberer, Elfen, Zwerge, Hobbits und Menschen alle unterschiedliche Perspektiven und Kenntnisse in den Rat in Bruchtal einbrachten, solltest du eine Umgebung schaffen, in der die Ideen nur so sprudeln!

Mit digitalen Whiteboards können Teams aus verschiedenen Zeitzonen teilnehmen, und dank der “Live Collaboration” Funktion in draw.io können mehrere Personen gleichzeitig Ideen hinzufügen oder modifizieren. Wer weiß, welche zusätzlichen Erkenntnisse den Rat inspiriert hätten, wenn Radagast der Braune aus der Ferne hätte mitreden können?

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Whiteboards im Vergleich zu einer physischen Tafel ist, dass es einfacher ist, deine Brainstorming-Sitzung als zentrale “Quelle der Wahrheit” zu erhalten. Tafeln, an die du mit Stift gemalt hast, werden früher oder später gewischt, womit all deine Ideen aus der materiellen Welt verschwinden. Auch ein Foto muss immer noch irgendwo online gespeichert werden. Für Boromir wäre es von Vorteil gewesen, wenn ihm die Erinnerung daran, warum der Ring nicht nach Gondor geschickt wurde, präsenter gewesen wäre. Und vielleicht hätte Frodo es leichter gehabt, Faramir an Bord zu holen, wenn er alles, was im Rat von Elrond besprochen wurde (inklusive der Kommentare von Gandalf) selbst hätte teilen können.

Nicht zuletzt kann man dank digitaler Whiteboards auch einfacher auf Ideen aufbauen, wenn eine Folgesitzung erforderlich ist – schließlich ist das Ergebnis ja direkt wieder abrufbar. Und es kann ebenso leicht für eine Präsentation bereinigt werden.

Tipps und Techniken für das digitale Whiteboarding

• Lege ein klares Ziel für dein Meeting fest: Ganz gleich, ob du mögliche Funktionen für ein neues Produkt erforschen oder eine Antwort auf die Bedrohung durch Mordor finden willst – du solltest eine klar umrissene Frage haben, die beantwortet werden soll, oder auch ein Problem, für das eine Lösung gefunden werden muss.
• Bringe Struktur in das Brainstorming: Ein Brainstorming sollte zwar offen für kreative Ideen sein, aber eine gewisse Struktur kann sich dennoch als nützlich erweisen – schon damit du dir darüber im Klaren bist, welche Arten von Ideen benötigt werden. Ein Vorteil eines digitalen Whiteboarding-Tools wie draw.io ist, dass du auf Vorlagen zurückgreifen bzw. selbst welche hinterlegen kannst, darunter Flussdiagramme, SWOT-Diagramme, Brainwriting-Boards und mehr.

• Verknüpfe dein Board mit anderen Inhalten: Der Rat von Elrond musste sich auf Berichte aus ganz Mittelerde stützen, um seine Entscheidung zu treffen. Vielleicht möchtest oder musst du deine Brainstorming-Ergebnisse auch mit anderen Wissensquellen verbinden. draw.io ermöglicht es dir, Links zu anderen Confluence-Seiten in dein Whiteboard einzufügen.

Der Rat von Elrond – reloaded (mit draw.io)

In der Verfilmung “Die Gefährten” siehst du als Zuschauer*in, wie die Macht des Ringes während der Beratungen in Bruchtal die Herzen der Anwesenden verdirbt, sodass die Sitzung in Streitereien ausartet. Eine digitale Diskussion, bei der alle Parteien sicher in ihren Königreichen sitzen OHNE erst eine gefahrvolle Reise auf sich nehmen zu müssen, hätte weniger Streit, dafür aber Beiträge und Perspektiven von deutlich mehr Personen und eine freiere Diskussion ermöglicht, die vor dem negativen Einfluss des Rings geschützt gewesen wäre.

Und obwohl der Rat im Roman nie so hitzig wird, hätte sich vielleicht ein introvertierter Elf in einer digitalen Whiteboarding-Sitzung wohl genug gefühlt, um die Idee vorzubringen, auf dem Rücken eines Adlers nach Mordor zu fliegen. Natürlich wäre die Idee trotzdem verworfen worden, aber zumindest wäre sie zur Sprache gekommen und die Frage, die du dir vielleicht auch schon gestellt hast, wäre ein für alle Mal geklärt.

Wenn du also das nächste Mal über das Schicksal der freien Völker von Mittelerde entscheiden musst oder einfach nur herausfinden willst, welche Themen dein nächstes Firmenevent behandeln sollte, solltest du dafür ein digitales Whiteboard-Tool wie draw.io verwenden – das du übrigens ganz einfach auf dem Atlassian-Marketplace herunterladen kannst.

Möchtest du tiefer in die Welt von draw.io eintauchen? Dann folge uns gerne auf Social Media – hier kannst du auch herausfinden, wie andere draw.io nutzen und den einen oder anderen Tipp für deine Use Case aufschnappen. Oder du besuchst unseren YouTube-Kanal – dort haben wir auch viele Tutorials für dich bereitgestellt.

Und nun: Happy Diagramming!

 

Weiterführende Infos

Mit draw.io die Zusammenarbeit erfolgreich auf ein neues Level heben oder: Wie du das Whiteboard optimal nutzen kannst
Einfacher geht’s nicht: Gitflow-Diagramme mit dem Whiteboard-Editor von draw.io erstellen
Mehr als ein reines Diagramming-Tool: draw.io goes Whiteboard
Eine unerwartete Reise – das draw.io-Abenteuer beginnt! (Adventures in Diagramming, Teil 1)
Eine unerwartete Reise – das draw.io-Abenteuer geht weiter! (Adventures in Diagramming, Teil 2)