Ein unternehmensweite Harmonisierung und Synchronisierung der Ausrichtung herzustellen, sodass alle Teams an denselben Zielen arbeiten und an einem Strang ziehen, ist keine triviale Aufgabe. Ja, sie ist heute schwieriger denn je. Die Zahl der Anwendungen, der Umfang an Informationen und die Komplexität, die uns täglich begegnet, nehmen ständig zu und schaffen Barrieren zulasten der Teamproduktivität.

Verteilte Zusammenarbeit

In der post-pandemischen Welt gestaltet sich Arbeit anders als vor Corona. Manche Unternehmen sind zu den traditionellen Modellen mit ihrer Präsenzpflicht im Büro zurückgekehrt; in vielen anderen haben sich jedoch hybride Modelle durchgesetzt, in denen Teams weiterhin remote und verteilt arbeiten. Aber welchen Weg eine spezifische Organisation auch verfolgt – die Arbeit hat sich verändert. Sie findet nicht mehr an einem Ort statt, und das führt bei Führungskräften wie bei Teams zu unikalen Herausforderungen beim Management von Prioritäten über Standorte, Zeitzonen und kulturelle Besonderheiten hinweg.

Viele verteilte Teams sehen sich diesen Problemen gegenüber:

• Mangel an Sichtbarkeit: Wichtige Kontexte sind nicht leicht zu finden und Teams wissen nicht ohne Weiteres, wer woran arbeitet und wo die richtigen Informationen liegen.
• Hürden bei der Kommunikation und Koordination: Sich mit Kollegen abzustimmen, die in drei unterschiedlichen Zeitzonen sitzen, eine Antwort von einem Teammitglied zu erhalten, das gerade nicht online ist, aus Kommentaren schlau zu werden, denen der Kontext fehlt – solche und andere Hürden können die Zusammenarbeit beeinträchtigen.
• Verbesserungswürdige Prozesse: In vielen Fällen gibt es duplizierte Abläufe; es fehlen Standardisierungen im Hinblick auf das kollektive Wissen oder die gemeinsame Dokumentation; Ziele und Entscheidungen beruhen auf Fehleinschätzungen.

Um diese Hürden zu überspringen, sind die Teams gut beraten, die asynchrone Kommunikation zu stärken und Werkzeuge zu nutzen, die es ihnen ermöglichen, kontextuelles Feedback zu geben und zentral zusammenzuarbeiten.

Tool-Wucherung

Es gibt am Markt zahllose Technologien und Anwendungen, die das Zeug haben, die Produktivität von Teams zu fördern. Mitarbeiter und Teams adaptieren diese Werkzeuge und fassen sie zu Toolsets zusammen, die ihnen helfen, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Aber mehr Anwendungen bedeutet nicht zwangsläufig, dass dabei die besten Ergebnisse herausspringen.

Tatsächlich gibt es eine (fließende) Schwelle, ab der die Zahl der Apps die Arbeit der Mitarbeiter und Teams mehr bremst als fördert. Wann immer ein User bei der Erledigung seiner Aufgaben von einer Anwendung zur nächsten wechselt, erlebt er einen Kontextwechsel. Und solche Kontextwechsel bilden in der modernen Arbeitswelt eine der Hauptursachen für Produktivitätsverluste.

In einer Studie von Quatalog haben 45 Prozent der befragten Angestellten angegeben, dass Kontext-Switching ihre Produktivität beeinträchige. Sie seien sich bewusst, dass sie zu viel Zeit des Arbeitstages damit verbringen, zwischen Online-Anwendungen hin und her zu springen.

Eine ungebremste Wucherung von Apps kann zu unkontrollierten Kostensteigerungen, Tool-Redundanzen, mehr Komplexität und einer höheren administrativen Belastung führen. Um die Kosten im Griff zu behalten und die Produktivität auszubalancieren, sollten Organisationen mit Intention und Sorgfalt an die Tool-Entscheidungen herangehen und die Software-Landschaft im Hinblick auf die Bedürfnisse der Teams optimieren.

Team-Alignment

Größere Unternehmen sind typischerweise in funktionelle Einheiten gegliedert. Jedes Team hat einen bestimmten Zweck oder eine spezifische Funktion – und oft nutzen die unterschiedlichen Teams ihre eigenen Prozesse und Werkzeuge, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen.

Für das individuelle Team ist das oft eine praktikable und produktive Herangehensweise, doch daraus können verheerende Folgen entstehen, wenn sich Welleneffekte bilden: Dann agieren Teams in Silos und haben keine oder nur rudimentäre Einblicke in die Arbeit der anderen Teams. Dementsprechend kompliziert ist der Zugang zu Wissen und Daten, und daraus entstehen Fehleinschätzungen, Ineffizienz und duplikative Arbeit im gesamten Unternehmen.

Der Kampf gegen das Chaos bei der Organisation und Ausführung von Arbeit über die unterschiedlichen Abteilungen, Teams und Tools hinweg mündet in vielen Unternehmen in Bemühungen, ein bestimmtes Toolset zu standardisieren. Der Ansatz, ein einzelnes Toolset als All-in-one-Lösung bereitzustellen, mag aus Management-Sicht verlockend sein, doch daraus entstehen wiederum neue Probleme.

Beispielsweise sehen sich Teams gezwungen, mit unpassenden (weil unflexiblen) Workflows zu arbeiten oder auf Features zu verzichten, die sie eigentlich benötigen und haben wollen. Das stutzt die Kreativität – und letztlich finden die Teams auf eigene Faust Wege, das standardisierte Toolset zu umgehen. Das führt dann zu neuen Problemen und neuer Ineffizienz.

Teams benötigen einen modernen Ansatz. Arbeiten und Fortschritte müssen in Echtzeit transparent gemacht werden können. Die digitale Zusammenarbeit braucht zentrale, aber gleichzeitig flexible Tools mit anpassbaren Workflows. Informationen sollten jederzeit über Abteilungsgrenzen hinweg sichtbar und verfügbar sein. Es muss die Möglichkeit geben, Wissen und wichtige Infos schnell und einfach zu teilen. Mehr geteiltes Wissen und weniger Reibungsverluste zwischen den Teams bedeutet weniger Silos. Und das erhöht die Gesamtproduktivität.

Mitarbeiter-Engagement

Eingebundene, engagierte, ermächtigte Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen identifizieren, sind für die Organisation Gold wert. Aber in jedem Unternehmen gibt es auch Angestellte, bei denen das Gegenteil der Fall ist. Sie sind unzufrieden, ohne Bindung zur Organisation, sie verspüren wenig Loyalität. Und das liegt oft daran, dass ihre Bedürfnisse auf der Arbeit keine oder zu wenig Berücksichtigung finden. Die Lösung klingt einfach: Organisationen brauchen bloß mehr Leute der ersten Kategorie zu finden, um die Produktivität anzukurbeln, oder?

So einfach gestaltet sich die Sache nicht. Ein hohes oder geringes Employee Engagement ist kein Charakteristikum und kein Wesenszug eines Individuums. Vielmehr beruht Engagement auf Erfahrungen in der Zusammenarbeit und im Umgang mit Firmen, Managern und Teammitgliedern. Deshalb spielt die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle beim Aufbau und bei der Festigung einer Mitarbeiterbindung.

Die jahrelange Investition in eine offene, kollaborative, wertschätzende Organisation ist ein Scheck, der auf die Zukunft ausgestellt ist. Und diese Investition muss auch Software-Tools umfassen, die die Anforderungen an moderne Teamarbeit erfüllen. Aber die Mühe lohnt sich: Engagement geht direkt mit Produktivität einher, und Unternehmen mit einem höheren Employee Engagement erzielen um 23 Prozent höhere Profite, wie Gallup herausgefunden hat.

Eine Paket zur Maximierung der Produktivität

Um Barrieren aus dem Weg zu räumen und bessere Voraussetzungen für produktive Arbeit zu schaffen, brauchen Unternehmen Lösungen, die es den Angestellten erlauben, so zu arbeiten, wie sie es wollen und wie es angesichts ihrer Aufgaben und Projekte am sinnvollsten ist. Gleichzeitig sollen diese Tools das übergreifende Alignment, die Sichtbarkeit und die Flexibilität stärken.

Aus diesem Grund hat Atlassian eine Suite namens Atlassian Together zusammengestellt, die antritt, Organisationen die besten Produktivitätslösungen in einem Bundle an die Hand zu geben:

• Trello wird in verteilten Teams genutzt, um Aufgaben, Meetings, Brainstormings etc. zu managen und zu organisieren.
• Jira Work Management richtet sich an größere Teams mit strukturierten Workflows, die ihre Projekte, Aufgaben und Prozesse systematisch verwalten müssen.
• Atlas ist das neue Teamwork-Portal zur Förderung des Alignments durch die Sichtbarmachung und Kommunikation von Teams, Arbeit und Zielen quer durch die Organisation.
• Confluence ist das Wiki- und Social-Collaboration-System zur teamübergreifenden Zusammenarbeit an Inhalten und zur zentralen Abbildung des Unternehmenswissens.
• Access bildet das Sicherheitstor zu den Cloud-Lösungen von Atlassian und kommt als Nutzer- und Zugangsmanagement-Werkzeug zum Einsatz.

Mit Atlassian Together besitzen Organisationen ein komplettes Toolset, das Teams ausgereifte und bewährte Lösungen für ihre Zusammenarbeit zur Verfügung stellt, während gleichzeitig das Alignment unterstützt wird. Hast du Fragen zu den Produkten, die in Atlassian Together gebündelt sind? Möchtest du mehr über die Atlassian Cloud und ihre Potenziale für die Teams in deinem Unternehmen wissen? Oder benötigt deine Organisation Unterstützung beim Umstieg von den alten Server-Lösungen in die Cloud? Unsere Atlassian-Fachleute kommen gerne mit dir ins Gespräch: Melde dich bei uns!

Weiterführende Infos

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