Ein Onboarding-Flussdiagramm mit draw.io – die “Karte des Rumtreibers” für neue Mitarbeiter*innen

Ein Onboarding-Flussdiagramm mit draw.io erstellen – die eigene "Karte des Rumtreibers" für neue Mitarbeiter*innenEinen neuen Job anzutreten – das ist ein bisschen so, wie wenn du durch ein magisches Portal in eine Fantasy-Welt eintauchst (die vielleicht sogar “Connectalot” heißt …): Alles ist neu und anders. Neue Regeln und Fähigkeiten, die du lernen musst, ungeahntes Wissen, das es zu entdecken gilt …

Bist du auf der Arbeitgeber-Seite aktiv, solltest du diese Reise neuer Mitarbeiter*innen so gestalten, dass sie sich wie ein spannendes, vergnügliches Abenteuer “anfühlt” (z. B. wie dieses hier) – und nicht wie eines von der düsteren und gefährlichen Sorte. Und genau hier kommt dein Onboarding-Prozess ins Spiel! Ein durchdachter, mitarbeiterzentrierter Onboarding-Prozess befeuert Engagement und Produktivität von Mitarbeiter*innen, reduziert die Fluktuation und sorgt alles in allem für eine starke und harmonische Unternehmenskultur, die dein Unternehmen attraktiv für zukünftige Beschäftigte macht (ein wichtiger Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels).

Das Onboarding als Bild: per Flussdiagramm

Damit deine Teams und deine neuen Mitarbeiter*innen schnell verstehen, wohin die Reise geht, ist es wichtig, dass du den Prozess visualisiert – zum Beispiel mithilfe eines Diagramms.

Um dir das ein wenig zu erleichtern, haben wir uns von Harry Potter inspirieren lassen: Sicherlich kennst du “Harry Potter und der Stein der Weisen”, das 1. Buch der erfolgreichen Serie. Dann weißt du, dass der 11 Jahre alte Harry so ziemlich gar nichts über Hogwarts weiß, als er dort ankommt. Von diesem 1. Tag bis zu dem, an dem er einem Troll gegenübersteht (und gemeinsam mit Ron Hermine rettet), vergehen ein paar Wochen – und bis dahin ist die Schule für ihn schon fast ein Zuhause geworden.

Wir zeigen dir, wie du ein Flowchart (Flussdiagramm) für deinen Onboarding-Prozess aufsetzen kannst, mehr noch: Wie du ihm auch noch eine Prise interaktive Magie hinzufügen kannst. Folge uns aufs Gleis 9 ⅘ und steig ein in den draw.io-Express!

Was ist ein Onboarding-Flussdiagramm?

Onboarding beschreibt, ganz nüchtern betrachtet, den Ablauf der Einstellung von neuen Mitarbeitenden: Wie sie in deinem Unternehmen integriert werden und das Wissen und die Fähigkeiten erwerben, um ihren neuen Job gut ausfüllen zu können. Ein Onboarding-Flussdiagramm ist eine Visualisierungsmöglichkeit für diesen Prozess, inklusive der einzelnen Stationen, die der*die neue Mitarbeiter*in in den ersten Wochen und Monaten durchläuft. Es macht transparent, in welcher Reihenfolge und bis zu welchem Zeitpunkt diese absolviert werden müssen.
Für jeden Neuzugang in deinem Unternehmen ist das Diagramm so angenehm wie ein Schokofrosch, und für deine Teams schafft es Klarheit darüber, welche Rolle ihnen in dem Prozess zukommt.

Mach dich bereit für die Visualisierung

Bevor du dein Diagramm anlegst, solltest du dir natürlich zunächst über deinen Onboarding-Prozess in allen Details im Klaren sein. Zwar kann Onboarding per se schon eine mystische Kunst sein, deren Feinheiten ganze Wälzer füllen können – für dein Diagramm sind aber nur einige davon zu Beginn absolut essenziell:

  • Welcher Zeitraum ist für den Prozess geplant? Ein Standard sind im Allgemeinen 90 Tage. Welche Haupt-Phasen gibt es darin? Zum Beispiel Tag 1, Woche 1-4, der 2. Monat usw.
  • Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollte dein*e neue*r Mitarbeiter*in während der Einarbeitung übernehmen, was soll er*sie in dieser Zeit neu erlernen?
  • Welche Ausstattung wird für diese Rolle benötigt?
  • Wie vermittelst du dem Newbie die Werte und die Historie des Unternehmens? Und wie sorgst du dafür, dass er*sie sich wirklich willkommen fühlt?

Wenn du diese einzelnen Elemente innerhalb deines Prozesses komplett durchdrungen hast ist es an der Zeit, die magischen Karte, die deine neuen Mitarbeiter*innen fortan zum Ziel (= ans Ende der Probezeit) führen wird, heraufzubeschwören (mit ein wenig Hilfe, nicht von Moony, Tatze, Wurmschwanz und Krone, wohl aber von draw.io)!

Dein Onboarding-Flussdiagramm konzipieren

Ganz klassisch kann dein Flussdiagramm eine X-Achse aufweisen, die die zeitliche Abfolge darstellt, und die in die verschiedenen Phasen des Onboardings unterteilt ist.

Wenn du draw.io in deinem Confluence öffnest kannst du wählen, ob du mit einer völlig weißen Leinwand starten oder lieber eine Vorlage nutzen möchtest. Es gibt in der Bibliothek tatsächlich einige Flussdiagramm-Vorlagen, die infrage kommen, aber für unser Beispiel fangen wir bei Null an.

Die Struktur festlegen

Im Menü auf der linken Seite befindet sich der Punkt “Shapes”. Wähle hier die rechteckige Form aus und ziehe sie auf deine Leinwand. Ändere die Größe des Rechtecks so, dass es den Großteil der Leinwand abdeckt und tippe dann den Titel deines Diagramms ein. Als Nächstes ziehst du mehrere Rechteck-Formen aus dem Menü – platziere sie dann auf der linken Seite deiner Leinwand und ordne sie untereinander an, mit jeweils etwas Freiraum dazwischen. Die Rechtecke symbolisieren die verschiedenen Phasen deiner Onboarding-Zeitleiste – beschrifte sie daher gleich richtig (einfach in die Form klicken und lostippen)!

Die erste Phase könnte z. B. “Angebot angenommen”, oder auch “Zukünftige Mitarbeiter*innen” oder “Tag 1” sein. Du kannst die Farbe und die Außenlinie deiner Formen mithilfe des “Style”-Menüs auf der rechten Seite jederzeit ändern. Wenn alles nach deinem Geschmack ist, nutze am Ende die “Linie”-Form, um Abstandshalter zwischen den einzelnen Phasen zu platzieren.

Damit hast du eine zwar einfache, aber funktionale Struktur für dein Diagramm geschaffen. Das ist eine schnelle und pragmatische Lösung, und du möchtest wahrscheinlich noch etwas Zeit darauf verwenden, das Design auf dein Unternehmen und seine speziellen Anforderungen anzupassen.

Im Zuge des Finetunings könntest du auf die Idee kommen, etwas zu konzipieren, das auch für andere Mitarbeiter*innen wiederverwendet werden kann. Das kannst du zum einen dadurch realisieren, dass du verschiedene Ebenen (“layers”) nutzt:
Dazu klickst du im rechten Menü auf Format > Anordnen > Ebenen oder du verwendest die Tastenkombination Ctrl/Cmd+Shft+L, um das Ebenen-Menü zu öffnen. Die Elemente, die du bis dahin hinzugefügt hast, befinden sich nun in der Hintergrund-Ebene. Du kannst diese Ebene sichern und eine neue Ebene anlegen, in der du den nächsten Schritt skizzieren kannst. Wenn du für jeden Mitarbeiter-Onboarding-Prozess eine neue Ebene anlegst – z. B. für Software-Ingenieur*innen, Marketing-Mitarbeiter*innen, Vertriebsleute etc. – kannst du alle deine Diagramme an einem Ort zusammenhalten und jederzeit schnell zwischen ihnen wechseln.

Weitere Schritte hinzufügen

Sobald deine Struktur steht, kannst du die verschiedenen Aufgaben, Dokus, Equipment und alles, was neue Mitarbeiter*innen während ihres Onboardings erwartet, ebenfalls im Diagramm visualisieren. Die meisten Diagramme setzen an dem Punkt an, an dem dein*e Kandidat*in das Angebot unterschreibt. Oder, auf Hogwarts übertragen: Wenn die junge Hexe oder der junge Zauberer die Einladung nach Hogwarts erhält. Ziehe eine beliebige Form in die linke obere Ecke deines Diagramms. Per Doppelklick + Lostippen fügst du ein Label hinzu. Ändere dann den Stil mithilfe des Menüs “Style” auf der rechten Seite.

Du kannst zwar jederzeit ganz einfach Formen auf die Leinwand ziehen und Verbindungslinien anlegen, draw.io erlaubt es dir aber auch, bestimmte Formen fix aneinanderzukoppeln. Dazu fährst du lediglich mit dem Cursor über eine Form, klickst auf den blauen Pfeil, der erschienen ist, und wählst dann die nächste Form, die du verwenden möchtest. draw.io legt diese neue Kombinationsform dann automatisch inklusive des Verbindungspfeils an.

Zusätzlich zu den voreingestellten Formen verfügt draw.io über eine große Bibliothek voller Icons, die du ebenfalls für dein Diagramm nutzen kannst. Wenn neue Mitarbeitende bei ihrem Eintritt ein Laptop erhalten – warum dann nicht ein entsprechendes Computer-Icon einfügen? Per Drag-and-drop kannst du außerdem eigene Bilder auf der Leinwand platzieren und dein Diagramm so komplett auf dein Unternehmen anpassen.

Onboarding-Flussdiagramm mit draw.io – so hätte Harry Potters Onboarding aussehen können

Mach dein Onboarding magisch interaktiv!

Wenn du draw.io für dein Diagramm verwendest, hat das einen großen Vorteil: Denn draw.io ist direkt dort, wo deine Teams täglich arbeiten – in Confluence. Für dein Onboarding-Flussdiagramm bedeutet das, dass dein Diagramm viel mehr sein kann als “nur” die detaillierte Karte für neue Mitarbeiter*innen – wenn du es zu einem Teil des Prozesses selbst machst.
Füge also einfach Links zu anderen Confluence-Seiten hinzu, auf denen sich wichtige Infos, Erklärungen, Instruktionen oder Aufgaben für neue Beschäftigte befinden: Gibt es bestimmte Seiten einer Dokumentation, die ein Newbie lesen muss? Dann kannst du direkt in deinem Diagramm auf diese Seiten verweisen. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf ein Shape und anschließend auf “Link bearbeiten”. Füge von dort aus einen Link zu der entsprechenden Confluence-Seite oder zu einer externen Website hinzu, und wenn der*die Mitarbeiter*in auf das Shape klickt, wird er*sie zu der verlinkten Seite weitergeleitet.

Für mehr Interaktivität kannst du Kontrollkästchen oder Schaltflächen in dein Diagramm einbauen und dich dabei kreativ austoben: Wie wäre es mit einem Fortschrittsbalken, der sich immer dann aktualisiert, wenn der User eine bestimmte Schaltfläche anklickt? Oder gestalte das ganze Onboarding spielerisch – indem neue Schritte im Diagramm freigeschaltet werden, sobald der*die Newbie bestimmte Aufgaben erledigt hat? Du siehst: Es gibt jede Menge Möglichkeiten, sogar etwas Gamification ins Onboarding zu bringen!

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Mehr Informationen

 

Verzaubere zukünftige Mitarbeiter*innen mit deinem draw.io-Onboarding-Diagramm

Während deine neuen Mitarbeitenden die vielen Geheimnisse und Wunder deines Unternehmens erkunden, werden sie dank ihrer individuellen “Karte des Rumtreibers” zuversichtlich vorgehen. Mit draw.io kannst du schnell ein Onboarding-Flussdiagramm erstellen, das dein Branding widerspiegelt und außerdem in Confluence eingebettet ist.

Also, worauf wartest du noch! Mach dich auf den Weg zum Bahnsteig “Atlassian Marketplace” und steige in den draw.io-Express, mit dem du draw.io für Confluence und für Jira 30 Tage kostenfrei testen kannst!

Du nutzt draw.io schon längst? Dann schau doch mal auf unserem YouTube-Kanal vorbei: Dort findest du eine komplette Playlist mit allem, was du über Flowcharts in draw.io wissen musst.
Für Tipps und Tricks aus der Praxis – von Nutzer*innen für Nutzer*innen – kannst du uns gerne auf Social Media folgen. Wir freuen uns, wenn du deine Erfahrungen dort teilen möchtest!

Und nun: Happy Diagramming!

 

Weiterführende Infos

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