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Wir nutzen jeden Tag Checklisten, sei es bewusst und mit Intention oder unbewusst. Wir sind Menschen, wir planen Dinge, wir vergessen Dinge, und wir haben gelernt, dass wir weniger Dinge vergessen, wenn wir sie vor der Abarbeitung aufschreiben. Checklisten können uns direkt leiten oder als Denkstützen im Hintergrund dienen – oder beides gleichzeitig. Das gilt natürlich nicht zuletzt im Berufsleben und bei der Teamarbeit.

Und mit der App Checklists für Confluence and Jira gibt es eine elegante Software-Lösung, die sich direkt in die gewohnte Atlassian-Umgebung des Unternehmens integriert. In diesem Beitrag beleuchten wir zehn Beispiele aus ganz unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Anwendungsfällen, in denen Checklisten in Confluence für Teams ebenso wertvoll wie hilfreich sind.

#1: Definition of Done

Mit dem Begriff Definition of Done ist jeder vertraut, der in einem agilen Team arbeitet. Dabei handelt es sich um ein Set an definierten Bedingungen und Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder ein Projektschritt als fertiggestellt gelten kann. Und diese DoD-Anforderungen können je nach Projekt oder Produkt durchaus komplex und umfangreich sein. Selbst mit einem Tool wie Jira ist es dann nicht einfach, im gesamten Team ein gemeinsames Verständnis der Definition of Done mit all ihren Einzelheiten zu erreichen.

Dank der Checklisten-App wird diese Herausforderung elegant gelöst. Das Team kann Checklisten direkt in seine Jira-Tickets einbinden und dadurch klar darstellen und kommunizieren, welche konkreten Dinge erledigt und welche Bedingungen erfüllt sein müssen.

#2: Einarbeitung neuer Teammitglieder

Wenn es ein klassisches Beispiel für Arbeiten und Aufgaben gibt, in die mehrere Leute und unterschiedliche Teams oder Abteilungen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und To-dos involviert sind, dann ist es die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, also das Onboarding. Das Personalteam sitzt ebenso mit im Boot wie die IT. Dazu kommen häufig das Rechtsteam, die Beschaffung, das Management und natürlich das Fachteam des neuen Angestellten.

In diesem Einarbeitungsprojekt gibt es also zahlreiche bewegliche Teile, die ineinandergreifen müssen. Wenn dabei Aufgaben oder Unteraufgaben vergessen werden, kann das zu beträchtlichen Verzögerungen durch Flaschenhälse führen und den Gesamtprozess ausbremsen. Dynamische Checklisten leisten hier wertvolle Dienste, denn sie vermeiden, dass Kleinigkeiten versehentlich unter den Tisch fallen und das Onboarding behindern.

Bei einem komplexen Prozess wie dem Onboarding werden die genutzten Checklisten zwangsläufig ziemlich detailliert und umfangreich. Hier kann es sinnvoll sein, die App-spezifischen Funktionen zu nutzen und Checklisten beispielsweise für andere Abteilungen zum Editieren freizugeben, sodass sie ihre eigenen spezifischen Punkte hinzufügen können. Vorlagen für Checklisten lassen sich außerdem auf Knopfdruck teilen. Und die Signaturfunktion ermöglicht es, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die die Fertigstellung schließlich quittiert und freigibt, nachdem alle Schritte durchlaufen sind.

Und um den Prozess noch einfacher zu gestalten, bringt Checklists für Confluence und Jira direkt eine (anpassbare) Onboarding-Vorlage mit, die sofort eingesetzt werden kann.

#3: Vorbereitung von Performance-Reviews

In Performance-Reviews, wie sie vor allem in großen Organisationen nach wie vor zum Standard des Mitarbeiter-Feedbacks gehören, sind zumeist ebenfalls mehrere Abteilungen und Teams involviert. Und auch in diesem Fall erweisen sich die Features der App als wirklich hilfreich und effizient, denn mithilfe von Metadaten ist es möglich, Informationen einzusammeln, die über das bloße Abhaken von Listenpunkten hinausgehen.

So können Checklisten individuelle Details wie beispielsweise den Jobtitel, das Reviewdatum oder den Namen des Angestellten und des verantwortlichen Managers erfassen. Und auch in diesem Fall ist die Signaturfunktion eine sinnvolle Abrundung.

#4: Durchführung von Budget-Reviews

Die Budgetierung ist ein Planungswerkzeug, das die Programme, Ziele und strategischen Pläne einer Organisation widerspiegelt. Typischerweise beginnt ein jährliches Budget-Review drei Monate vor Ende des Fiskaljahres, um sicherzustellen, dass das Management das Budget rechtzeitig freigibt.

Im Rahmen eines Budget-Reviews kommen etliche Tools zum Einsatz: Buchhaltungssoftware, Tabellen, diverse Datenquellen. Dabei kann eine gute Checkliste eine führende Funktion übernehmen, wenn sie derart angepasst ist, dass sie mehr Möglichkeiten eröffnet als das simple Abhaken von Listenpunkten – etwa in Form konkreter Ja/Nein-Fragen wie im folgenden Beispiel:

#5: Produkt-Launch

Wenn sich ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf der Zielgeraden befindet und mit den Hufen scharrt, endlich auf die Kunden losgelassen zu werden, ist das für das Entwicklungsteam eine tolle, aber oft auch hektische Zeit! Vor dem Launch lauern so manche Gefahren – und kurz vor dem Start will das Team auf keinen Fall eine Kleinigkeit vergessen, die sich später auf negative Weise potenziert.

Das ist ein gutes Beispiel, wie Checklisten sich mit anderen Tools des Teams integrieren lassen. Die App steht wie erwähnt sowohl für Confluence als auch für Jira zur Verfügung, also für zwei essenzielle Systeme, die in zigtausenden Teams in aller Welt Tag für Tag intensiv genutzt werden. Außerdem gibt es mobile Apps für iOS und Android, sodass Teams auch auf dem Smartphone und dem Tablet nahtlos mit ihren Checklisten arbeiten können.

Ein umfangreicher Produkt-Launch umfasst quasi das gesamte Unternehmen – natürlich das eigentliche Produktteam, aber auch die Qualitätssicherung, das Marketing, den Vertrieb, den Support, die IT und weitere Parteien. Angesichts dieser Menge an Personen mit ihren unterschiedlichen To-dos und Verantwortlichkeiten kann es zu einer großen Herausforderung werden, an alle Aufgaben und Unteraufgaben zu denken, wenn sie nicht klar definiert und für alle Beteiligten jederzeit zugriffsbereit sind.

Mit der Checklisten-App lassen sich in Jira separate Checklisten für ein übergeordnetes Epic und für untergeordnete Tasks und Storys spezifizieren. In Confluence wiederum können Checklisten ganz einfach von anderen Seiten einkopiert oder sogar direkt in eine Seitenvorlage integriert werden. Dann wird jedes Mal, wenn ein User eine neue Seite aus der Vorlage generiert, auch eine passende Checkliste eingebunden.

Wenn die Teams Inhalte wie die Dokumentation, Social-Media-Posts, Infos- und Supportseiten und ähnliche Ressourcen erstellen, helfen Checklisten nicht nur, alle Tasks rechtzeitig zu erledigen – die Checklisten sind außerdem überall verfügbar und für alle einsehbar, ob in Confluence, in Jira oder in den bevorzugten Kommunikationskanälen, denn Teams können einzelne Checklisten jederzeit über das Gruppenchat-Tool ihrer Wahl teilen (Slack, Google Chat, Teams etc.).

#6: Trainings- und Weiterbildungspläne

Eine Checkliste ist eine gute Versicherung dagegen, dass ein Team wichtige Fähigkeiten und ihre Weiterentwicklung vernachlässigt. Das Stichwort lautet: Weiterbildung. Training und Übung von Skills sind im modernen Berufsleben essenziell, damit Teams ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sind und ihren Kunden einen exzellenten Service anbieten. Und Trainings-Checklisten stellen dem Team eine Struktur zur Verfügung, sodass keine Details untergehen.

Sind spezifische, geplante Teamtrainings nötig? Sollten die Teammitglieder zusätzliche Praxisübungen in Eigenregie durchführen? Und wenn ja, welche? Diese und viele weitere Fragen kann eine Checkliste transparent beantworten und die erforderlichen Schritte sichtbar und nachvollziehbar machen.

#7: Prüfung von Lieferketten

Checklisten für das Management der Lieferketten im Unternehmen helfen dabei, sicherzustellen, dass die Verwaltung der Prozesse effizient ist, dass sie reibungslos funktionieren und dass sie kontinuierlich verbessert werden. Mithilfe dieser Checklisten können Manager*innen und Stakeholder lückenlos und systematisch nachvollziehen, dass nichts fehlt und dass die Qualität der Produkte und Dienste den vorgegebenen Kriterien entspricht.

Mit der Checklisten-App besteht die Möglichkeit, dedizierte, einfach zu nutzende Aufgabenlisten anzulegen, die zum Beispiel die folgenden Aspekte adressieren:

• Monitoring kritischer Geschäftsrisiken
• Definieren von Inventuraufgaben und Workflows, um die Lieferketteneffizienz besser zu verwalten
• Detaillierte Darstellung der operativen Aufgaben und Lieferkettenprozesse
• Identifizieren potenzieller Möglichkeiten, die Effizienz zu erhöhen und Kosten zu senken

Hier empfiehlt sich die Ja-/Nein-Konfiguration für Fragen wie "Gibt es aktuelle Verträge für unsere wichtigsten Lieferanten? Haben wir KPI und SLAs für diesen Anbieter identifiziert?" Wie die oben genannten Beispiele bereits gezeigt haben, bietet Checklists für Confluence und Jira die Flexibilität, Aufgaben und Anforderungen unabhängig vom benötigten Projekt zu erstellen und zu tracken.

#8: Risikobewertung externer Anbieter

Das Unternehmen hat eine Angebotsanfrage für eine neue Trainingsplattform, die speziell auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist, herausgegeben. Eine Risikobewertung der Anbieter ist eine Evaluations-Checkliste, um die potenziellen Gefahren zu verstehen und zu reduzieren, die auftreten können, wenn man mit Produkten oder Diensten von Drittanbietern arbeitet.

Dabei können Unternehmen diversen Risiken ausgesetzt sein, beispielsweise Sicherheitslücken oder Verletzungen von Compliance- und Industriestandards. Das soll natürlich möglichst ausgeschlossen werden. In einem Fall wie diesem helfen Checklisten dabei, eine Sammlung von Qualifizierungsfragen zusammenzustellen, die potenzielle Anbieter beantworten müssen.

Die weitere Bearbeitung könnte dann durch Interviews mit den Anbietern erfolgen, in denen das Team die Checkliste abarbeitet. Alternativ kann das Team eine Vorlage erstellen und dann mit jedem Anbieter eine dedizierte Checkliste auf Basis der Vorlage teilen, die dieser selbst ausgefüllt. Das Teilen funktioniert ganz einfach per Link oder QR-Code. Auch hier ist es sinnvoll, die Signaturoption einzubauen, mit der der Repräsentant des Anbieters die Korrektheit seiner Angaben unterzeichnen kann.

#9: Planung eines Website-Relaunchs

Die Entwicklung einer neuen Website oder ein Relaunch der bestehenden Instanz erfordert jede Menge Planung und Koordination – ein weiterer Anwendungsfall für gute Checklisten, um alle Schritte des Projekts von der Nutzerforschung über die Konzeption bis zur Umsetzung und Qualitätssicherung abzubilden.

Und wie in jedem Nutzungsszenario können die Checklisten umfangreich oder schlank sein, wie das individuelle Team es benötigt. Wenn das Team sie in seine projektrelevanten Confluence-Seiten und Meeting-Dokus einbindet und sie in die Jira-Vorgänge des Entwicklungsteams integriert, sind die Schritte und Unterprojekte stets für alle Beteiligten sichtbar.

#10: Verlassen der Büroräume am Abend

Wer Frühaufsteher ist und öfter mal morgens als erstes im Büro erscheint, kennt das Szenario wahrscheinlich: Die Lichter sind an, Fenster stehen offen, die Kaffeemaschine wurde nicht gereinigt. Wie konnten die spät arbeitenden Kolleginnen und Kollegen diese wichtigen Dinge vergessen? Eigentlich wissen doch alle, was zu tun ist, wenn man als Letzter geht, oder? Nun, offenbar nicht.

Ein schneller und einfacher Weg, die nötigen Aufgaben festzuhalten, ist eine Checkliste, die für alle Leute im Office einfach verfügbar ist. Sie kann klar und knapp formulierte To-dos für die Teammitglieder enthalten, die das Büro am Abend zuletzt verlassen.

Die App-Funktion Create QR Code ermöglicht es, ganz einfach ein Blatt mit einem entsprechenden scanbaren Code auszudrucken. Wird dieser Zettel an die Eingangstür geklebt, brauchen die Spätgeher nur den Code zu scannen und haben dann die Dinge, die sie noch rasch erledigen sollten, übersichtlich und Schritt für Schritt zum Abhaken auf dem Handy: Sind die Fenster geschlossen? Ist der alte Kaffeesatz weggeschüttet? Ist das Licht aus?

Dann kann der kommende Arbeitstag für alle reibungslos starten – und darüber hinaus spart das Unternehmen Geld und gewinnt an Sicherheit.

Checklisten für Confluence und Jira – jetzt ausprobieren!

Diese zehn Anwendungsfälle kratzen nur an der Oberfläche, denn wer einmal gründlich darüber nachdenkt, wo strukturierte, geordnete, systematische Ansätze helfen, Fleißarbeit und repetitive Aufgaben schnell, effizient und lückenlos zu erledigen, kommt sicherlich bald auf dutzende Beispiele.

Möchtest du mehr über die Checklisten-Apps für die Atlassian-Cloud-Produkte wissen? Die Lösungen stehen auf dem Atlassian Marketplace bereit – kostenlos. Details zur Nutzung gibt es in der Doku zu Checklists für Confluence und Checklists für Jira. Und falls du Fragen, Wünsche, Feedback hast, melde dich einfach direkt beim Entwicklungsteam!

Weiterführende Infos

• Wie Checklisten dir und deinem Team das Leben erleichtern
• Was kostet richtig Zeit und Geld, wenn dein Team nicht daran denkt? – Die Potenziale guter Checklisten (Podcast)
• Warum es in einer komplexen Arbeitswelt Checklisten für die komplizierten Dinge braucht
• Welche Checklisten-Arten Teams nutzen und was sie von Checklisten-Tools erwarten (Spoiler: Atlassian-Integration)