Reine Intranets gehören zunehmend der Vergangenheit an. Selbst explizite Extranets wird es immer weniger geben. Gefragt sind heutzutage flexible Möglichkeiten der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg.
E-Mails sind in vielen Unternehmen nach wie vor das Hauptmedium für die digitale Kommunikation und gleichzeitig einer der größten Zeitfresser und Produktivitätskiller. Die E-Mail ist schnell, opportun und “normal” – und sie wird so häufig missbraucht wie keine andere digitale Kommunikationstechnologie. Eines der größten Probleme dabei ist: E-Mail-Kommunikation ist häufig “inoffiziell”, da die Inhalte nicht zentral dokumentiert und transparent (und damit für das gesamte Unternehmen verfügbar) sind. Das heißt jedoch nicht, dass ich Mails per se verdammen will. Es gibt gute und schlechte E-Mails.
Wir sind hier in Deutschland. Hier nimmt man es mit dem Datenschutz und der Datensicherheit bekanntlich besonders genau. Andererseits sehnen die meisten von uns sich nach mehr Transparenz, Zusammenarbeit und richtigen Teams in Unternehmen. In diesem Artikel will ich Sie dazu ermutigen, die inoffizielle Geschäftskommunikation zu reduzieren.
//SEIBERT/MEDIA leitet künftig Telefonate an die Telefonzentrale 0611-20570-0 an ein Call-Center. Das füllt mit den Anrufern ein Formular aus, das dann direkt binnen weniger Minuten per Mail und Live-Chat bearbeitet wird. Wir erhoffen uns davon einen kompetenteren, schnelleren und zuverlässigeren Support.
Atlassians Social-Collaboration-System Confluence hält Nutzer über Bearbeitungen ihrer Seiten und über Feedback anderer Teammitglieder auf dem Laufenden. Diese E-Mail-Benachrichtigungen sind hilfreich, können aber auch übers Ziel hinaus schießen, speziell wenn eine Seite mit sehr hoher Frequenz aktualisiert wird. Hier hat Atlassian mit der neuen Confluence-Version 5.10 gegengesteuert und zusammenfassende Notifications eingeführt. Das bedeutet in erster Linie E-Mail-Benachrichtigungen mit mehr Relevanz: Die Nutzer erhalten weiterhin alle Infos, die sie brauchen – aber weniger Mails.
Wer “Meetings” hört, der denkt oft an langweilige Besprechungen, bei denen viel Zeit vergeudet wird. Klassischerweise werden davor noch ein paar E-Mails verschickt. Und danach gibt es eine E-Mail mit dem Protokoll – das vor dem nächsten Meeting niemand gelesen hat. Dabei können Meetings mit dem Intranet gut vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden.
Als wir HipChat von Atlassian intern eingeführt haben, habe ich das als einen Quantensprung wahrgenommen, und viele meiner Kollegen sicherlich auch! Ich verwende den Begriff in dem Sinne, dass sehr, sehr schnell ein Übergang zu einem neuen Zustand erfolgt ist: Quasi über Nacht war bei uns die interne E-Mail tot und und begraben, über Nacht war unsere interne digitale Kommunikation um ein Vielfaches transparenter, effizienter und schlanker. Wir haben 99 gute Gründe gesammelt, die für den Einsatz von HipChat in Ihrem Team und in Ihrer Organisation sprechen – ganz kompakt und fast alle unterhalb der Länge eines Tweets von 140 Zeichen.
Über viele Jahre hinweg gab es als elektronisches Medium nur die E-Mail, und andere Medien waren lange Zeit viel zu umständlich oder unzuverlässig. Deswegen benutzten Mitarbeiter E-Mails für alles Mögliche. Mittlerweile gibt es jedoch eine Vielzahl an nützlichen Werkzeugen im Intranet. Im Gegensatz zur E-Mail ermöglicht das Intranet nachhaltige Informationen, die Bewahrung von Kontext und den gezielten Einsatz sowohl synchroner als auch asynchroner Kommunikation.
Ich verbringe am Tag vielleicht fünf Minuten mit internen Mails – wenn’s hoch kommt! Die allermeisten davon kommen nicht von Menschen, sondern sind automatische Benachrichtigungen aus diversen Systemen. In der letzten Woche habe ich genau null interne Mails geschrieben. Und so geht es nicht nur mir, sondern auch meinen Kollegen. Wir haben die interne E-Mail gekillt – und ihren genauen Todeszeitpunkt gar nicht mitbekommen. Aber wie wir das bewerkstelligt haben, lässt sich gut nachvollziehen.
Da habe ich mir doch vor ein paar Tagen anhören müssen, dass ich online eigentlich ein “Fake” sei. Irgendwie stimmt das auch, denn einige meiner Tweets kommen automatisch aus diesem Weblog bzw. aus unserem öffentlichen Microblog. Auch das soll mir eine Anregung sein, statt Konferenzen und Events zu besuchen, lieber wieder mehr Zeit in Online-Content zu investieren. Und dabei will ich ein Prinzip von Google adaptieren und für uns nutzbar machen: ‘Mobile First’ – ein Prinzip, das auch meine E-Mail-Bearbeitung revolutioniert hat.
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