Text oder HTML: Welches E-Mail-Format ist besser?

Sowohl in der Geschäftswelt als auch im Privatbereich ist die E-Mail in den letzten Jahren immer beliebter geworden und hat die anderen Textmedien im Face-to-Face-Bereich (vor allem Brief und Fax) auf die Ränge verwiesen. Das verwundert nicht, schließlich sind die Vorteile von E-Mails vielfältig: Sie sind schnell, günstig und einfach zu erstellen. Für Internet-Nutzer gehören E-Mails deshalb zum Alltag. In der ARD-ZDF-Online-Studie 2006 sagen knapp 80 Prozent der "Onliner", dass sie mindestens einmal wöchentlich E-Mails senden und empfangen. Das macht die E-Mail mit weitem Abstand zur beliebstesten Onlineanwendung, noch vor Suchmaschinen (75%).

HTML eröffnet neue Möglichkeiten

Dass sich ein derart beliebtes Kommunikationsmedium weiterentwickelt und viel Mühe investiert wird, um es noch effizienter und effektiver zu gestalten, liegt auf der Hand. Die größte Neuerung war die Einführung von HTML in E-Mails. In den Anfangsjahren des Mediums konnten nur reine Textnachrichten versendet werden, heute bieten E-Mails die Möglichkeit, Bilder, Graphiken, Farben und Formatierungen zu verwenden. Der Nutzer kann beim Versand einer E-Mail entscheiden, in welchem Format er diese verschicken will: Als Text- oder HTML-Mail.

Für den Nutzer stellt sich die Frage, welches Format besser ist. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Argumente dar:

Vorteile von HTML-Mails:

  • Mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Im Grunde ist jede HTML-Mail eine eigene kleine Website und kann genauso gestaltet werden: Es können Graphiken, Bilder und multimediale Elemente eingebunden und der Text kann beliebig formatiert werden. HTML-Mails sind im Idealfall nicht nur elektronische Briefe sondern hochwertige, ästhetische Broschüren.
  • Mehr Response. Newsletter, die Bilder enthalten, erzielen höhere Klickraten. Eine Studie von promio.net hat ergeben, dass E-Mails mit Bildern bei ansonsten identischem Inhalt bis zu 24 Prozent mehr Response erzielen als E-Mails ohne Bilder. Der Grund: Bilder leiten den Blick und animieren zum Klicken.
  • Mehr Zustimmung. Newsletter im HTML-Format werden von den Nutzern bevorzugt. Auch das hat die promio-Studie ergeben. Newsletter mit Bildern finden die Empfänger schöner und bevorzugen sie deshalb.

Nachteile von HTML-Mails:

  • Schnelligkeit. HTML-Mails sind deutlich größer als Text-Mails, da sie neben dem Text auch HTML-Code, Formatierungsanweisungen, Graphiken und Bilder enthalten. Die übertragene Datenmenge ist dadurch deutlich größer und die Übertragung langsamer.
  • Sicherheit. HTML-Mails sind unsicher, weil sie ausführbare Programme enthalten können, die als Einfallstor für Viren und Würmer fungieren. Die bekanntesten Schädlinge haben sich über E-Mails im HTML-Format verbreitet. Selbst Antiviren-Programme und Firewalls bieten keinen vollständigen Schutz.
  • Spam. Spam-Mails im HTML-Format enthalten oftmals minimale, für den Empfänger nicht sichtbare Bilder. Wird die E-Mail geöffnet, erhält der Server des Senders eine Nachricht und die E-Mail-Adresse wird als existent verifiziert. Der Empfänger wird in der Folge mit Spam überschüttet.
  • Darstellung. Da es keinen HTML-Standard für E-Mails gibt, unterstützen verschiedene Mail-Programme verschiedene Teilmengen von HTML-Befehlen. Beim Empfänger kommt deshalb nicht immer das an, was der Sender verschickt; die Darstellung ist unterschiedlich.
  • Nein zu HTML. Einige Nutzer verfügen über Mail-Programme, die HTML in E-Mails nicht darstellen können. Andere haben ihre Programme so konfiguriert, dass HTML-Mails zurückgewiesen werden. HTML-Mails erreichen ihre Empfänger deshalb manchmal nicht.
  • Ausgabegeräte. Da HTML-Mails häufig aufwändig gestaltet sind, muss das Display eine bestimmte Größe haben, um sie fehlerfrei und benutzerfreundlich darstellen zu können. Vor allem mobile Endgeräte können das nicht.
  • Geschichte. Die E-Mail ist knapp 20 Jahre älter als HTML. Als HTML eingeführt wurde, hatten sich bereits Standards für die Formatierung von E-Mails etabliert, die in Richtlinien festgeschrieben sind. Text-Mails gelten deshalb als authentisch.
  • Image. Aufgrund der zahlreichen Nachteile haben HTML-Mails vor allem in technikaffinen Kreisen ein schlechtes Image. HTML-Mails werden verschmäht, die Sender als "Internet-Laien" wahrgenommen. Das sollte der Sender bei der Formatwahl bedenken.

Nein zu HTML in normalen Mails

Welches Format sollte beim Versand von E-Mails genutzt werden? Die Liste der Nachteile von HTML-Mails ist deutlich länger als die der Vorteile. Die drei Kernargumente Sicherheit, Standard und Schnelligkeit sprechen für die Verwendung des Text-Formats im regulären E-Mail-Verkehr.

Ja zu HTML in Newslettern

Beim Versand von Newslettern ist das anders. Hier hat das HTML-Format deutliche Vorteile, sorgt für eine bessere Performanz und kann sich, professionell eingesetzt, unter dem Strich sogar positiv auf die wirtschaftlichen Ergebnisse auswirken. Eines muss jedoch beachtet werden: Immer auch eine Text-Version des Newsletters anbieten.

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