Onboarding: Wie Sie Ihre neuen Mitarbeiter startklar machen

Wie lange braucht Ihr Unternehmen, bis neue Mitarbeiter wirklich vollständig eingegliedert sind?

„90 Tage“, „sechs Monate“, „es kommt auf die Person an“, „es hängt vom Fachwissen des Kollegen ab“ – die Antworten sind vielfältig. Sacha Chua hat darüber einen interessanten Artikel geschrieben und in diesem Zusammenhang den Begriff „Relational Onboarding“ geprägt.

Bitte legen Sie Ihre Gurte an

Der Begriff Onboarding hat mich auf den Gedanken gebracht, dass die Einführung neuer Mitarbeiter erstaunlich viel mit den Vorbereitungen vor einem Flugzeugstart zu tun hat. Sie, der Passagier, sind der neue Kollege und die Airline ist das Unternehmen. Das Unternehmen muss Sie – und alle anderen – in den Flieger und auf Ihren Platz bringen, das Gepäck verstauen, den Gurt überprüfen und sämtliche Startvorbereitungen treffen. Erst dann kann die Maschine abheben.

Vor allem muss die Airline Ihnen und den anderen Passagieren zahlreiche Informationen kommunizieren, damit alle für das gleiche Ziel arbeiten: den pünktlichen Start. Analog dazu muss das Unternehmen dem neuen Mitarbeiter viele Informationen an die Hand geben, um alle zur Arbeit am gleichen Ziel zu bringen: dem Erreichen der Unternehmensziele.

Die Airline kann einfach eine Lautsprecheranlage nutzen, denn alle Passagiere befinden sich in einem abgeschlossenen Raum, ob nun am Gate oder schon in der Maschine. In einem Unternehmen dagegen sind die Leute über ein Gebäude, ein Stadt, ein Land oder die ganze Welt verteilt. Eine Lautsprecherdurchsage hilft hier nicht weiter, wir brauchen etwas anderes – etwas, über das wir mit einer Gruppe oder einzelnen Leuten kommunizieren können und das überall verfügbar ist, wo auch immer auf der Welt sich die Leute befinden.

Wir sind startklar!

Hier kommt das Wiki ins Spiel. Steht das Wiki im Zentrum der Unternehmensaktivitäten, können die Leute diejenigen Informationen beisteuern und einbringen, die andere benötigen – alles über Projekte, Produkte, Initiativen, Strategien und andere Teile des großen Bildes: Wie wird eine Spesenabrechnung erstellt? Wie kommt man ins Firmennetz? Wie gelangt man an Visitenkarten? Wie wird ein Meeting-Raum reserviert?

In einem Wiki können diese komplexen Informationen ohne viel Aufwand für den Einzelnen zusammengetragen werden. Eine Person erstellt vielleicht eine Seite mit einigen Hinweisen zur Spesenabrechnung, eine zweite fügt das Formular als Anhang an, eine dritte steuert Detailinformationen zum Standardablauf bei. Das ist viel effizienter als eine statische Seite über Reisekostenabrechnungen, die den Mitarbeiter am Ende nur dazu bringt, die Service-Abteilung zu fragen, weil auf der Seite keine eindeutigen Instruktionen oder kein Formular zum Download bereitstehen.

Ohne Wiki müsste ein neuer Mitarbeiter der Rechnungsstelle eine E-Mail schreiben und fragen, wie er eine Spesenabrechnung erstellt, und anschließend auf die Datei und die Anleitung warten. Und natürlich muss auch ein Service-Mitarbeiter Zeit zum Beantworten von E-Mails aufbringen, wieder und wieder. Das ist schlicht ineffizient.

Wirklich wichtig ist im Zusammenhang mit Wikis aber nicht dieses einzelne Beispiel und die Bereitstellung der Abrechnungsvorlagen im System. Entscheidend ist, dass die Leute zusammenarbeiten, um Informationen, die sie in ihren Köpfen herumtragen, im Wiki verfügbar zu machen. Dort können andere leicht auf diese Informationen zugreifen, sie leicht nutzen, sie leicht ändern, sie leicht erweitern. So entsteht eine Kultur, in der neue Kollegen schneller auf Touren kommen und schneller zu wirklichen Beteiligten werden – im Sinne der Unternehmensziele. Zum Erreichen dieser Ziele leistet der Informationsspeicher Wiki einen wichtigen Beitrag.

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Dieser Artikel wurde im Original am 14. April 2008 unter dem Titel „Onboarding: Getting your new employees cleared for takeoff“ von Stewart Mader veröffentlicht. Stewart Mader gehört zu den führenden und einflussreichen Wiki-Experten unserer Zeit. Seine Website erreichen Sie unter http://www.ikiw.org. Weitere Artikel von Stewart Mader finden Sie in unserem Wiki-Special.

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