Kommunikationswege im Unternehmen und häufige Fehler

Die Einführung neuer Kommunikationskanäle hat vor allem das Ziel, die Effizienz der internen Kommunikation und damit die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen, denn vielfach werden Informationen per E-Mail kommuniziert, für deren Abbildung andere, viel besser geeignete Systeme zur Verfügung stehen. Im Artikel Kommunikationswege im Unternehmen und ihre sinnvolle Nutzung sind diese und einige exemplarische Anwendungsfälle beschrieben und veranschaulicht worden.

Sowohl Wikis und Micro-Blogs als auch Aufgaben-Management-Systeme wie Jira sind Möglichkeiten, die E-Mail-Flut nachhaltig zu verringern und mehr Produktivität in den Arbeitsalltag zu bringen. Diese Systeme müssen aber auch konsequent zum Einsatz kommen. Einige Fehlerquellen und Beispiele für die falsche Nutzung von Kommunikationskanälen haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengestellt.

E-Mails an Verteiler und „An alle“

Mitarbeiter erhalten ständig interne Informationen, die für ihre eigentliche Arbeit nutzlos sind und die ihre Produktivität ausbremsen. Dabei handelt es sich vor allem um überflüssige Informationen, die an Verteiler oder „An alle“ verschickt werden, obwohl sie nur für wenige Kollegen gerade jetzt von Belang sind.

Natürlich sollen sich neue Mitarbeiter allen vorstellen und gewiss sind etwa Informationen zur aktuellen Entwicklung des Unternehmens für sämtliche Kollegen interessant und wichtig. Doch solche Inhalte sind erfahrungsgemäß die Ausnahme. Ich bin der Überzeugung, dass 90% aller An-alle-E-Mails nicht „alle“ interessieren, schon gar nicht, wenn es um unaufgeräumte Kühlschränke in der Büroküche geht. Solche Informationen sollten in entsprechenden Gruppen im Micro-Blog abgebildet werden. Auch E-Mails an einen Verteiler sind häufig besser in der entsprechenden Micro-Blog-Gruppe aufgehoben.

Abstimmungs- und Änderungsrunden per E-Mail

Häufig dokumentieren Mitarbeiter Projektstände und erledigte Arbeitsschritte detailliert per E-Mail und finden umfangreiche Abstimmungen per E-Mail statt mit dem Resultat, dass das E-Mail-Aufkommen erhöht und die Technologie E-Mail nicht bestimmungsgemäß genutzt wird.

Grundsätzlich gehören E-Mail-Inhalte mit reinem Informationscharakter entweder ins Wiki (sofern sie strukturiert dokumentiert sein sollen) oder in den Micro-Blog (wenn sie schnell dokumentiert und kommuniziert werden sollen).

Projekt-Teams können abgearbeitete Teilschritte im Wiki dokumentieren, ohne E-Mails über Verteiler auch an Kollegen zu schicken, die (wenn überhaupt) nur am Rande mit dem Projekt zu tun haben. Das gilt ebenso für die Organisation von Meetings, die Planung von internen Veranstaltungen, das Management der Bestellliste für Fachbücher usw. usf.

Auch E-Mail-Abstimmungen mit mehreren Empfängern sind ineffizient und sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Diese Diskussionen sind im Micro-Blog besser aufgehoben und sollten dorthin ausgelagert werden.

E-Mail-Anhänge

E-Mails mit Anhängen sollten insbesondere in der internen Unternehmenskommunikation die absolute Ausnahme sein. Die Argumente gegen Dateianhänge in E-Mails liegen auf der Hand: Wichtige Dokumente sind dezentral in Postfächern verstreut, der aktuelle Stand der Dinge ist aufgrund unterschiedlicher Iterationsstufen nicht ersichtlich, im schlimmsten Fall durchlaufen Office-Dokumente auch noch ineffektive Änderungsrunden per E-Mail.

Es ist viel sinnvoller, Datei-Anhänge in einem zentralen System, dem Wiki, zu speichern, das allen Empfängern zugänglich ist, eine E-Mail sollte lediglich den Verweis auf das entsprechende Dokument beinhalten. Ein Beispiel aus der Praxis macht die Intention dieser Forderung deutlich:

Verschickt man zum Beispiel einen Bericht per E-Mail an mehrere Empfänger, ist dieser Bericht ein „totes“ Dokument: Es verändert sich nicht, es kann nicht kommentiert werden, Leser können nicht mit ihm interagieren, es entwickelt sich nicht weiter und es ist nicht zentral verfügbar. Bilden wir diesen Bericht in einem Wiki-System ab, sind die Inhalte dagegen lebendig: Die Adressaten können das Dokument sinnvoll modifizieren und ggf. selbst Fehler beheben oder Unklarheiten ansprechen, aktuelle Daten sind integrierbar, mittels Kommentarfunktion können die Inhalte gemeinsam mit anderen Empfängern interpretiert und diskutiert werden – der Bericht wird besser, ohne dass eine einzige weitere E-Mail auszutauschen ist.

Aufgaben in E-Mails

Aufgaben sollten in einem zentralen und professionellen Aufgaben-Management-System wie Jira abgebildet werden. In die E-Mail selbst gehören nur der Hinweis auf das Vorhandensein einer Aufgabe und die Bitte um Erledigung.

Sicherlich ist das Aufgaben-Management per E-Mail der klassische, schnelle und opportune Weg, doch mit der spontanen Hülle – eine E-Mail ist schnell geschrieben und kommuniziert – sind die Vorteile auch schon erschöpft.

Mit einer ausgereiften Aufgaben-Management-Software wie Jira dagegen ist die Abbildung kompletter Entwicklungslebenszyklen von der Ideensammlung und dem Anforderungs-Management über die Abarbeitung bis zur Qualitätssicherung möglich – ohne E-Mail-Verkehr, der über die Initiations-E-Mail mit dem Link auf die Aufgabe hinausgeht.

Ein solches System bietet die Möglichkeit, sich zentral einen aktuellen Überblick über sämtliche Fortschritte in einem Projekt zu verschaffen. An diesen Eigenschaften muss sich das Aufgaben-Management per E-Mail messen lassen und kann hier natürlich nicht gewinnen. Dabei definiert sich nicht über die Größe des Projekt-Teams, ob es sinnvoll ist, eine Aufgabe per E-Mail zu verschicken oder nicht – selbst kleine Teams mit sehr wenigen Mitarbeitern profitieren von einer systematischen Aufgabenverwaltung.

Firmenwikis, Micro-Blogs und professionelle Aufgaben-Management-Systeme sind zusätzliche Kommunikationskanäle, bestimmungsgemäß genutzt verschlanken sie die Unternehmenskommunikation dramatisch und führen zu mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen. Haben Sie Fragen zum Einsatz oder zur Einführung von Wikis, Micro-Blogging oder Jira? Benötigen Sie Unterstützung bei laufenden Projekten? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, bitte sprechen Sie uns an.

Weiterführende Informationen

JIRA: Aufgabenmanagement, Scrum und agiles Projektmanagement für Entwickler und Manager
Aufgabenmanagement: Argumente für Jira
Confluence: Ausgereift, viele Funktionen, gute Usability (Vodcast)
Hype Cycle 2009: Wo stehen Cloud Computing, Social Media und Unternehmens-Blogs?
Micro-Blogging im Unternehmen: Potenziale und Anwendung
Social-Software-Projekte: Woran die Einführung scheitern kann


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