Firmenwikis: Entscheidungskriterien und wichtige Fragen bei der Evaluation von Wiki-Software

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Wikis für den Einsatz im Unternehmen sind inzwischen sehr ausgereift, sowohl im kommerziellen als auch im Open-Source-Bereich. Dieser Artikel will eine Übersicht über mögliche Anforderungen bzw. Entscheidungskriterien geben und diese bewerten, in einem hierauf aufbauenden Beitrag wird das proprietäre Wiki-System Confluence seinen quelloffenen Mitbewerbern Foswiki und MediaWiki gegenübergestellt.

Entscheidend bei der Evaluation von Wiki-Systemen ist, dass man sich über die Anforderungen an das System klar wird – dies ist der erste und wichtigste Schritt. Bei der Auswahl des richtigen Systems sind nämlich zahlreiche Kriterien und Faktoren zu berücksichtigen.

1. Open-Source-Software oder kommerzielles Firmenwiki?

Grundsätzlich sollte zwischen quelloffenen, kostenfreien Open-Source-Wikis und kommerziellen Systemen unterschieden werden. Setzt das Unternehmen gerne auf Open-Source-Software? Das ist beileibe keine Ausnahme: Im Open-Source-Bereich gibt es professionelle, ausgereifte Systeme, hinter denen große, engagierte Communities stehen. Und Open Source ist eben „sexy“. Oder ist Open-Source-Software generell zu vermeiden? Auch das ist keine Seltenheit und absolut legitim. In vielen Unternehmen gibt es jedenfalls eine klare Tendenz in diese oder jene Richtung.

2. Preis?

Ist das Unternehmen bereit, Lizenzgebühren für ein Wiki zu entrichten? Welche Gebühren fallen für welches System an? Bei kommerziellen Systemen sollte man nicht nur die Kosten der Software selbst, sondern auch die Folgekosten für den Support sowie für kostenpflichtige Plug-ins berücksichtigen, sofern man diese benötigt.

3. Sind hochwertige Plugins verfügbar?

Die Erweiterungen machen Wikis erst zu richtigen Firmenwikis. Werden abzubildende Prozesse von geeigneten Erweiterungen unterstützt? Sind diese Plugins ausgereift? Hier müssen die verfügbaren Erweiterungen auf Stabilität und Qualität geprüft werden.

4. Existiert eine aktive Community?

Es ist wichtig, dass Firmenwiki-Software weiterentwickelt wird. Enterprise 2.0 ist ein rasant wachsendes Feld, in dem sich immer neue Anforderungen und Möglichkeiten auftun. Wenn es keine Entwicklungsgemeinde gibt, die Trends aufgreift und Leistungswünsche nachvollzieht, ist ein System schnell veraltet. Ist ein kostenloser Support durch die Community – wie bei vielen Wikis üblich – gewährleistet? Wie viele verschiedene Dienstleister gibt es und wie ist die Qualität und Wissenstiefe dieser Dienstleister?

5. Handelt es sich bei dem Wiki um eine anerkannte Lösung?

Kein Unternehmen möchte unbedingt das erste sein, das herausfindet, dass eine scheinbar innovative neue Lösung gar keine ist. Firmenwikis gibt es seit 1998. Es ist wirklich ratsam zu schauen, wer im Markt etabliert und angesehen ist. Hier spielen Referenzen und Erfahrungen von anderen Unternehmen und Dienstleistern mit Wiki-Expertise eine große Rolle.

6. Verwendete Technologie?

Welche Programmiersprache kommt zum Einsatz (z.B. Java, Perl, PHP)? Arbeitet das Wiki auf Basis einer Datenbank (z.B. mySQL etc.) oder mit Dateien? Soll das Wiki in eine universelle Unternehmenssuche integriert werden? Welche Ansprüche an Performanz und Skalierbarkeit bestehen? Hier stellt nicht selten die IT bestimmte Bedingungen. Die Praxis zeigt allerdings, dass Anforderungen wie „Nur Java!“ oder „Auf jeden Fall mySQL!“ im Wiki-Tagesgeschäft und auch für die Systemadministration später keine Rolle spielen.

7. Funktionalitäten des Systems?

Der Funktionsumfang ist ein entscheidendes Kriterium: Das Wiki soll Unternehmensprozesse abbilden und muss die Anforderungen erfüllen können, die sich aus der täglichen Arbeit ergeben. In die Evaluation von Funktionalitäten sollte man nicht zu wenig Zeit investieren. Verfügt das System über ein durchdachtes, flexibles Berechtigungskonzept? Können Wiki-Bereiche angelegt werden? Kann das Wiki beispielsweise Tabellen, Charts usw. abbilden? Verfügt das System über einen nativen WYSIWYG-Editor? etc.

8. Usability und Design?

Die Mitarbeiteraktivierung und die Generierung einer kritischen Masse von Nutzern sind Erfolgsfaktoren bei der Wiki-Einführung. Mitarbeiter sollen tagtäglich (und gerne) mit dem Wiki arbeiten und es als festen, integrierten Bestandteil der Infrastruktur wahrnehmen. Erfüllt die Software also zentrale Usability-Standards? Ist die Oberfläche einfach bedienbar? Ist das Layout des Wikis an das Corporate Design des Unternehmens anpassbar? Wie aufwändig ist die Administration?

9. Anspruch an das Projekt?

Soll das Firmenwiki nur abteilungsintern oder flächendeckend eingesetzt werden? Handelt es sich um einen „Testballon“ auf Initiative eines Bereichs oder um einen Unternehmensbeschluss zum großflächigen Rollout? Wie hoch ist die voraussichtliche Anzahl der User? Skalierbarkeit und die Voraussetzungen für eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur spielen eine wesentliche Rolle bei der Wiki-Einführung.

10. Migrierbarkeit der Daten?

Viele Unternehmen möchten bzw. müssen sich die Option offen halten, ihre Daten später umzuziehen und in andere Systeme zu übertragen. Können die Daten also möglichst automatisiert in ein anderes System migriert werden? Wie aufwändig ist der Umzug?

11. Bietet das Wiki eine einfache Systemadministration?

Entscheidend für eine einfache Systemadministration sind schnelle Backups, unkompliziert einzuspielende Updates, kurzfristige Reaktionsmöglichkeiten auf Exploits usw. Auch die Lauffähigkeit unter verschiedenen Betriebssystemen muss bei der Evaluation geprüft werden.

Erfahrungsgemäß spielt der Faktor Technologie nicht die wichtigste Rolle bei einem Wiki-Projekt (erfolgskritisch sind vielmehr die organisatorischen Maßnahmen), zu vernachlässigen ist er aber keinesfalls. Es ist wichtig, im Vorfeld einer Wiki-Einführung die eigenen Anforderungen genau zu analysieren und herauszufinden, welches System die abzubildenden Prozesse optimal unterstützt. Dabei kann //SEIBERT/MEDIA Ihnen helfen.

Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Evaluieren Sie vielversprechende Software? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, bitte sprechen Sie uns an.  Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch auf unserer speziellen Seite über Firmenwikis.

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