Erfolgsfaktoren für Wikis 1: Technologie ist wichtig, wird aber überschätzt

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Ein Firmenwiki ist für viele Mitarbeiter nicht nur eine neue Technologie (zumindest im Unternehmensumfeld), sondern setzt im gesamten Unternehmen einen Wandel der Kommunikations- und Zusammenarbeitsgewohnheiten voraus. Aus Dutzenden Firmenwiki-Projekten wissen wir, dass eine erfolgreiche Wiki-Einführung erfahrungsgemäß von drei Faktoren abhängt: der technologischen, der organisatorischen und der kulturellen Komponente. Dieser erste von drei Beiträgen zum Thema widmet sich den technologischen Herausforderungen.

Erfolgsfaktoren für Wikis

Technologische Aspekte werden häufig überschätzt

Der Einfluss der technischen Komponente bei der Wiki-Einführung wird von vielen Unternehmen grundsätzlich überschätzt, was vor allem daran liegt, dass viele Unternehmen sich fast ausschließlich mit Technologiefragen intensiv auseinandersetzen. Unserer Erfahrung nach tragen diese Aspekte jedoch nur zu etwa einem Drittel zum Erfolg einer Wiki-Einführung bei. Dennoch müssen Unternehmen natürlich auch in diesem Zusammenhang einige wichtige Voraussetzungen schaffen.

1. Auswahl der richtigen Wiki-Software

Die Auswahl und Einführung der Software ist ein Grundpfeiler eines Wiki-Projekts. Bevor kulturelle oder organisatorische Aspekte ins Spiel kommen, muss zunächst die technische Komponente erfüllt sein. Bei der Evaluation müssen verschiedene zentrale Fragen beantwortet werden: Welche ausgereiften Wiki-Systeme für den Einsatz im Unternehmen gibt es und welches ist das richtige, um die eigenen Unternehmensprozesse abzubilden? Setzt man als Unternehmen auf Open-Source-Technologien wie beispielsweise Foswiki oder wählt man eine ausgereifte kommerzielle Lösung wie etwa Confluence? Welche Schwächen und Stärken haben die Lösungen, inwieweit sind sie (ggf. über Plugins) anpassbar? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es? Ist eine LDAP-Anbindung und somit eine Single-Sign-on-Lösung möglich?

Im Mittelpunkt der Evaluation stehen also die Anforderungen des Unternehmens und die Frage, welche Aufgaben die Mitarbeiter mithilfe des Wikis erfüllen sollen. Damit sich eine Technologie intern durchsetzt, muss natürlich ein Bedarf für die Nutzung ihrer Features bestehen. Allerdings zeigt die Projekterfahrung, dass manche Unternehmen eine Software auswählen, ohne dass ein solcher konkreter Nutzungsbedarf für diese spezielle Software besteht, und diese Unternehmen anschließend viel Mühe darin investieren müssen, Standardlösungen im Nachhinein an die wirklichen Anforderungen des Unternehmens anzupassen, was häufig nicht gelingt. Eine Studie von Jakob Nielsen bestätigt, dass die Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung eines Software-Werkzeugs deren tatsächliche Notwendigkeit ist:

A uniform finding across all of our case studies is that organizations are successful with social media and collaboration technologies only when the tools are designed to solve an identified business need. Different companies have different priorities and use different forms of internal communication; not every company needs every tool. Although picking the tool to support the need sounds obvious, it runs contrary to the technology fetishism that characterizes much talk about the latest Internet fads.

Eine intensive Evaluation beispielsweise in Form von Strategie-Workshops mit einem erfahrenen Wiki-Dienstleister ist eine bewährte Methode, um Wiki-Software unter diesen Gesichtspunkten zu prüfen.

2. Betrieb des Systems

Betrieb auf einem Rechner
Für den Betrieb der Wiki-Software bestehen drei Möglichkeiten. Die einfachste Lösung ist die, dass das System lokal auf einem PC läuft. Für eine Testphase mit sehr wenigen Personen und eine erste Evaluation kann das durchaus sinnvoll sein. Wenn allerdings die klassischen Funktionen wie Zusammenarbeit zum Einsatz kommen sollen, ist diese Alternative natürlich nicht zielführend, zumal das Wiki nur läuft, wenn der entsprechende Rechner in Betrieb ist. Zudem ist kein Zugriff von fremden PCs aus möglich.

Hosting bei einem Drittanbieter
Ein gängiges Vorgehen ist das Hosting bei einem Drittanbieter. Dieser ist in der Regel der Dienstleister, der das Unternehmen beim Wiki-Projekt unterstützt und auch die Hosting-Leistungen übernimmt. Der Nachteil hierbei besteht darin, dass das Wiki außerhalb des internen Systems läuft, also von außen zugänglich ist, was gerade aus politischer Perspektive  problematisch sein kann: Viele Kunden wollen interne Systeme eben intern betreiben, um die Daten schlicht im eigenen Unternehmen zu haben. Allerdings zeichnet sich insbesondere im Zuge des Cloud-Computing-Trends ein Umdenken ab und immer mehr Unternehmen werden in den nächsten Jahren anstreben, Hosting-Leistungen auszulagern.

Interner Betrieb
Trotzdem ist es heute gerade in Deutschland für die meisten Unternehmen noch selbstverständlich, dass sie den Betrieb eines Wikis in der eigenen Infrastruktur durchführen. Diese dritte Möglichkeit ist allerdings die aufwändigste und kostspieligste, denn das Unternehmen benötigt entsprechendes Know-how (Systemadministrator, Sicherheitskonzept) und eine geeignete Infrastruktur (Hardware oder ein virtuelles System, in dem das Wiki läuft). Dennoch ist diese Alternative derzeit die bevorzugte.

3. Technische Infrastruktur im Unternehmen

Die technologische Komponente umfasst auch die generelle technische Ausstattung. Einige Unternehmen stehen schon bei der Frage nach dem Browser vor einem Problem, denn in vielen Firmen kommt heute noch der Internet Explorer 6 zum Einsatz, der zahlreiche Funktionen, die eine Wiki-Software bietet, nicht abbilden kann.

In den meisten kleineren Unternehmen nutzen die Anwender zwar bereits moderne Browser wie den Internet Explorer 7 oder 8 oder Firefox, doch in vielen Konzernen, in denen Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, auf ihre Rechner Einfluss zu nehmen, arbeiten mitunter Tausende Nutzer mit einem veralteten Browser. Dies ist in der Tat ein Dilemma, denn hier korreliert die mangelhafte Ausstattung häufig mit Unflexibilität und dem fehlenden Willen, die Situation zu verändern.

Mittelfristig wird dieses Problem sicherlich gegenstandslos werden, doch derzeit hat diese Komponente durchaus noch eine hohe Relevanz und manche Unternehmen stehen vor der Tatsache, dass ihr ausgereiftes Wiki-System nicht vollumfänglich genutzt werden kann.

4. Integration und Single-Sign-on

Wichtig für die Akzeptanz des Wikis ist die Integration in einen bestehenden Anmelde-Server, am besten sogar eine Single-Sign-on-Lösung ohne zusätzliches Login-Erfordernis. Mitarbeiter empfinden es als sehr störend, wenn ein System separate Zugangsdaten erfordert, was die Einführung des Wikis wiederum erheblich erschwert. Gerade wenn es bereits mehrere bestehende Systeme gibt, für die ein einheitlicher Login oder sogar eine Single-Sign-on-Lösung etabliert ist, sollte das Wiki in diese Infrastruktur integriert werden, um die Akzeptanzchancen zu erhöhen.

5. Stellung der Wiki-Software gegenüber anderen Systemen

Im Zusammenhang mit der Stellung der Wiki-Software gegenüber anderen Systemen gibt es zwei interessante Aspekte:

a) Soll es Schnittstellen zwischen dem Wiki und bereits bestehenden Systemen geben, über die ein Datenaustausch stattfindet? Sollen also Daten z.B. aus einem Business-Intelligence-System an das Wiki übertragen und in diesem abgebildet werden bzw. sollen Daten vom Wiki in andere Systeme übermittelt werden können?

b) Gibt es eine Portallösung, in die das Wiki integriert werden soll, oder wird es separat über eine URL aufgerufen? Ist ersteres der Fall, hat dies beispielsweise auch Auswirkungen auf das Layout, da das Wiki dann eventuell im Hinblick auf das Rahmen-Template an die bestehende Portallösung angepasst werden muss.

Diese Fragen müssen geklärt und technische Lösungen gefunden werden.

6. Evaluation von Plugins

Für ausgereifte Wiki-Systeme gibt es eine Vielzahl von Plugins und Erweiterungen, die spezifische Aufgaben erfüllen. Diese Plugins müssen Unternehmen im Zuge der Wiki-Einführung evaluieren und sich Gedanken über Extensions machen, die notwendig sind, um die Wiki-Software richtig betreiben und vollumfänglich nutzen zu können.

Vor allem Erweiterungen wie ein WebDAV-Plugin sind mächtige Lösungen. Solche Plugins ermöglichen es, einen Wiki-Server wie einen lokalen Rechner im eigenen Netzwerk zu nutzen und das Wiki wie andere verteilte Netzlaufwerke zu verwenden – also die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Mitarbeiter ihre Dateien nicht mehr auf einem der verteilten Netzlaufwerke speichern, sondern direkt im Wiki ablegen, das wie jedes andere Laufwerk, z.B. über die Windows Explorer, aber eben auch über die Web-Oberfläche zugänglich ist.

Funktionalitäten wie diese haben ein sehr großes Potenzial, erfordern aber eine sehr Client-seitige Konfiguration, für die Know-how benötigt wird und für die entsprechende Kapazitäten eingeplant werden müssen. Ohne einen Systemadministrator und entsprechende Konfigurationsrechte können solche Funktionen nicht genutzt werden.

Haben Sie Fragen zur Wiki-Einführung? Oder benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Projekt? Weitere Informationen zu Enterprise Wikis und ein Kontaktformular für Ihre Anfrage finden Sie auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

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