Stolperfallen bei der JIRA-Einführung (Teil 2)

Wie bei jedem komplexen System verläuft auch eine JIRA-Einführung nicht nach dem Motto „Startknopf drücken und das systematische Aufgabenmanagement im Unternehmen läuft“. Leider ist die Etablierung von JIRA kein Selbstläufer, sondern es gibt zahlreiche, auch hinterhältige Stolperfallen. Einige wichtige Hürden, die Sie nehmen müssen, haben wir im ersten Artikel zum Thema beschrieben. In diesem zweiten Artikel zum Thema benennen wir weitere Stolperfallen, die uns in Beratungsprojekten immer wieder begegnen und die Sie bei der JIRA-Etablierung unbedingt umgehen sollten.

Leistungskontrolle von Mitarbeitern

Das System wird mitunter als „Feind der Mitarbeiter“ missverstanden und politisch bekämpft. Besonders die Arbeitnehmervertretung sieht in JIRA erfahrungsgemäß Herausforderungen – es ist sicherlich auch nicht unberechtigt, Gefahren in so viel Leistungstransparenz zu sehen. Eine zentrale Rolle spielt hierbei jedoch die Frage der organisatorischen und systemischen Definition und Konfiguration.

JIRA ist kein Feind des Betriebsrats. Das ist ein Märchen. Wenn das System ohne Unterstützung der Arbeitnehmervertretung eingeführt wird, weht in der Regel kräftiger Gegenwind, der dem Projekt natürlich nicht gut tut. Im schlimmsten Fall wird das System in Sippenhaft für die nächste Tarifverhandlung genommen. Dann besteht die Gefahr, dass das JIRA-Projekt zum „Bauernopfer“ wird.

Daher wäre es sehr unklug, wenn man tatsächlich versuchen würde, die Leistungen von Mitarbeitern mit JIRA systematisch auszuwerten. Erstens funktioniert das ohne die aktive Mithilfe der Mitarbeiter gar nicht. Und zweitens bestünde darin ein kläglicher Missbrauchsversuch, der in der Regel genau dann scheitert, wenn das Ziel evident wird.

Damit JIRA seine Stärken optimal ausspielen kann, sind die dezentrale Arbeit aller und die ständige Aktualisierung durch alle Mitarbeiter wichtig. Verlieren Sie die Mitarbeiter, ist es mit der „Kontrolle“ auch schon vorbei.

Lizenzierung der Software direkt beim Hersteller statt beim Partner

Eine Lizenzierung über uns hat gegenüber einer Lizenzierung direkt beim Hersteller genau die gleichen Eigenschaften und darüber hinaus zusätzliche Vorteile. Eine einfache und klare Entscheidung. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel Atlassian-Lizenzen: Warum ein Kauf bei //SEIBERT/MEDIA eine gute Wahl ist.

Kein Greenhopper lizenziert

Aufgrund von Budget-Sparwünschen verzichten viele Kunden auf Greenhopper – unserer Auffassung nach ein Fehler. Greenhopper sollten Sie auch dann lizenzieren, wenn Sie keine agilen Projektmanagement-Prozesse etablieren wollen. Gerne erklären wir persönlich, warum Greenhopper erforderlich ist, um JIRA optimal und effizient zu nutzen.

Keine individuellen Workflows

Viele JIRA-Systeme werden vollständig ohne Anpassung der Prozesse und Abläufe (Workflows) genutzt. Dadurch werden Chancen vertan. An einigen Stellen wirkt das System dann unhandlich, bürokratisch und störrisch, an anderen mangelt es an QS-Prozessen und Sicherheit – es passt einfach nicht so richtig. Gewiss ist die Workflow-Konfiguration recht komplex und eine echte Herausforderung. Aber dafür gibt es entweder Profis, die Ihnen helfen, oder auch die wirklich ausgezeichnete Software-Dokumentation für alle, die sich selbst einarbeiten wollen.

Keine angemessenen Rechteeinstellungen

Lassen Sie die Kasse und die Personalakten einfach so für jeden zugänglich herumstehen? Keine Rechteeinstellungen in JIRA – das ist, als ob es kein einziges Schloss innerhalb des gesamten Unternehmens gibt, keinen Tresor, kein abgeschlossenes Gebäude auf dem Werksgelände. JIRA verfügt über eine hervorragende, fein justierbare Rechtevergabe, die Sie nutzen sollten. Im Rahmen eines Admin-Workshops zeigen wir Ihnen gerne, wie das geht.

Unwissenheit über sinnvolle Erweiterungen

Ist es in Ihrem JIRA-System möglich, Vorgänge per E-Mail anzulegen, zu ergänzen, zu kommentieren? Sie wissen nicht, wie das funktioniert? Hier verschenken Sie Potenzial. Und dieses Potenzial beschränkt sich nicht nur auf E-Mails. Es gibt hunderte hochwertige und ausgereifte Erweiterungen für JIRA, viele von ihnen werden sich für Ihr Unternehmen als sehr nützlich erweisen.

Aufgaben setzen in JIRA Staub an

Über Disziplinlosigkeit haben wir oben schon gesprochen. Projektmanager müssen die Aufgaben in ihren Projekten in regelmäßigen Abständen prüfen, validieren und aktualisieren. Das ist so einfach, dass es häufig nicht systematisch kontrolliert wird.

Kein „Reading the JIRA“

Der JIRA-Hersteller Atlassian selbst hat den Begriff „Reading the JIRA“ geprägt und meint damit, dass sich Mitarbeiter und Projektmanager regelmäßig darüber informieren sollten, was im Unternehmen passiert, indem sie die Kommentare, Änderungen und Aktualisierungen in den eigenen Projekten im Aktivitätsstrom lesen. Das ist interessant und relevant. Es lohnt sich, „Reading the JIRA“ zu fördern und zu kultivieren. Probieren Sie's doch mal.

Alle dürfen Workflows modifizieren

Ein Rechtekonfigurationsproblem, das schon viele JIRA-Instanzen zum fast vollständigen Stillstand geführt hat, besteht darin, dass jeder an den Workflows herumfummeln kann, ohne zu wissen, wie was konkret eingestellt wird. Sorgen Sie dafür, dass nur Konfigurationsrechte besitzt, wer auch darf und soll und vor allem weiß, wie das funktioniert. Kein Unternehmen braucht 30 JIRA-Administratoren. Das ist ein Problem und keine gelebte Offenheit.

Kundenzugriffe ohne Konzept

Mitunter wird Kunden Zugriff auf das System gewährt, ohne dass die Rechteeinstellung professionell darauf ausgerichtet ist. Es wäre nicht nur peinlich und unprofessionell, sondern auch gefährlich, wenn ein Kunde versehentlich auf Daten aus anderen Projekten zugreifen könnte.

Mitarbeiter schließen fertige Aufgaben nicht ab

Vorgänge in JIRA werden nicht abgeschlossen und bleiben auch lange über die Erledigung hinaus offen. Dieses Problem lässt sich ganz einfach vermeiden, ist aber fast omnipräsent und sorgt für Chaos im System.

Ganz schön viel Stolperfallen, oder? Und es gibt noch viele mehr. Sprechen Sie doch am besten persönlich mit uns über Ihre Herausforderungen und binden Sie uns in Ihr JIRA-Projekt ein. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unserer Kompetenz weiterzuhelfen. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf.

Weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite mit zahlreichen Infos über JIRA inkl. Video-Material
Stolperfallen bei der JIRA-Einführung (Teil 1)
Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement
JIRA-Workflows: Aufgaben in systematische und transparente Abläufe überführen
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren