Jira-Projekte: Strategie, Struktur und Taktik 2

Im ersten Artikel über die Überlegungen, die ein erfolgreiches Jira-Projekt begleiten müssen, haben wir die Pilotierung, die strategische Ausrichtung und die Notwendigkeit der Individualisierung (Workflows) besprochen. In diesem zweiten Beitrag über Strategie, Struktur und Taktik im Rahmen einer Jira-Einführung fragen wir, wie Mitarbeiter “abgeholt” werden können, welche Bedeutung Plugins für den Erfolg von Jira im Unternehmen haben, warum es sich empfiehlt, Jira zusammen mit einem Firmenwiki zu betreiben, und welche Voraussetzungen für einen gesicherten Betrieb geschaffen werden müssen.

Schulungen

Einige Ihrer Mitarbeiter werden sich in Jira bereits grundlegend eingearbeitet haben, bevor Sie die Installation im eigenen Unternehmen verfügbar gemacht haben. Die Möglichkeiten dafür sind vorhanden und werden insbesondere von technisch versierten Anwendern rege genutzt. Um nach erfolgreicher Implementierung des Systems eine intensive Jira-Nutzung  auch durch die anderen Mitarbeiter sicherzustellen, empfiehlt sich unbedingt eine Qualifizierung der Mitarbeiter, z.B. durch Schulungen, Workshops, Video-Tutorials (hier einige Beispiele), E-Learning und ähnliche Maßnahmen.

Je nach Unternehmensziel entbindet Sie das aber in der Regel nicht davon, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie allen Mitarbeitern die Grundlagen und Potenziale von Jira z.B. für Projektmanager vermitteln. Wer ist Anwender? Wer ist Projektleiter? Wer soll Jira administrieren? Wer davon braucht Schulungen? Wer will Schulungen? Und wer im Unternehmen kann diese Schulungen halten? Hat dieser Mitarbeiter auch Zeit? Ist es wirtschaftlich sinnvoll, ihn damit zu betrauen?

Gerade Jira-Einführungsschulungen für "normale" Anwender und auch Schulungen für Projektmanager und Administratoren sind häufig Outsourcing-Themen. Es lohnt sich für die meisten Unternehmen einfach nicht, intern einen Jira-Trainer auszubilden und zu beschäftigen, um einmalig nötige Einführungsveranstaltungen durchzuführen.

Individuelle Schulungsvideos

"Kein Mensch liest Handbücher!" behaupten zahlreiche unserer Vertriebspartner. Tatsächlich sind die PDFs mit der Anwenderdokumentation im ausgedruckten Zustand richtige Wälzer. Und sie sind nur in englischer Sprache verfügbar, was einige Anwender zusätzlich von der Lektüre abhält.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Schulungsvideos eine deutlich höhere Akzeptanzquote haben und intensiv genutzt und rezipiert werden. Daher empfehlen wir, begleitend zu Schulungen, für die wichtigsten Funktionen, Workflows und Nutzungsbeispiele interne Demovideos zu erstellen, die den Kollegen zeigen, wie das System genutzt werden soll. Das ist insbesondere dann interessant, wenn ein Jira-Roll-out über IT-affine Abteilungen hinaus vorgesehen ist.

Plugin-Beratung: Verfügbare Plugins sichten, evaluieren, auswählen und installieren

Jira selbst bietet über 150 verschiedene Funktionen. Viele davon und noch zahlreiche zusätzliche werden durch Erweiterungen (Plugins) ermöglicht. Niemand kauft ein Auto, ohne sich Zubehör und Ausstattungsvarianten anzusehen. Deshalb sollten Sie die verfügbaren Plugins zunächst sichten, evaluieren, auswählen und installieren.

Die allermeisten Plugins sind kostenfrei. Einige Plugins sind kommerziell und kosten zusätzlich Geld. In der Regel ist das aber so wenig, dass die Kostenfrage in den allerwenigsten Fällen ein gewichtiges Gegenargument ist.

Es ist alternativlos, die vorhandenen Jira-Erweiterungen durchzusehen und zu prüfen, was eingesetzt werden soll und was nicht. Gerne helfen wir Ihnen dabei, das einfach, unkompliziert und schnell zu tun.

Jira und das Unternehmenswiki Confluence: ein Dream-Team

Jira ist Aufgabenverwaltung. Es gibt Abläufe. Es gibt Erweiterungen. Aber alles dreht sich um Vorgänge, deren Abarbeitung organisiert werden soll. Für nicht-funktionale Anforderungen, Ideen, Entwürfe, Konzepte, fachliche Abstimmung, reine Dokumentation und viele weitere Anwendungsfälle aus dem Projektmanagement gibt es mit Jira keine direkte Lösung.

Heutzutage werden solche Anwendungsfälle in einem professionellen Enterprise Wiki abgebildet. Der Jira-Hersteller Atlassian stellt mit der Wiki-Software Confluence ein System zur Verfügung, das diese Anforderungen wie kein vergleichbares System erfüllt. Miteinander kombiniert bilden Confluence und Jira eine mächtige Lösung im Bereich der Unternehmensorganisation.

Um beide Systeme optimal zu nutzen, sollte man sie eng miteinander verzahnen und an zahlreichen Stellen verknüpfen. Wie das geht und wo das sinnvoll ist, zeigen wir Ihnen gerne.

AppManagement: Die Versicherung für einen reibungsfreien Betrieb

Der Hersteller Atlassian entwickelt seine Software intensiv weiter. Etwa alle drei Monate gibt es eine neue Version. Viele Unternehmen sind aufgrund ihrer Lizenzen berechtigt, kostenlos Updates zu beziehen und einzuspielen. Vermutlich gehören Sie auch dazu. Warum sind trotzdem so viele Atlassian-Systeme veraltet? Das liegt insbesondere am Aufwand für ein Software-Update. Es ist einfach keiner da, der weiß, ob das Update wichtig ist und sich lohnt, und der es auch einspielen könnte.

Hier hilft //SEIBERT/MEDIA mit einem Anwendungsmanagement-Paket. Wir spielen Security- und kleine Updates professionell ein und sorgen dauerhaft für einen reibungslosen Betrieb. Wir sind auf Wunsch 24/7 für Sie im Einsatz und überwachen Ihr System. Sobald etwas schief läuft, sind wir in der Regel zur Stelle, noch bevor Sie es selbst gemerkt haben, und arbeiten an einer Lösung.

Ein Anwendungsmanagement-Paket lohnt sich immer dann, wenn Ihnen Ihre Instanz wichtig ist und Sie Wert auf hohe Verfügbarkeit legen. Wem egal ist, ob das System mal für zwei, drei Tage nicht erreichbar ist, braucht das Paket nicht. Alle anderen sollten sich zumindest darüber Gedanken machen, ob ein entsprechender Support intern abgebildet und zugesichert werden kann.

Häufig unterstützen wir auch große Konzerne trotz deren interner Ressourcenoptionen, weil unsere Kostenstruktur für einen 24/7-Einsatz meist deutlich attraktiver ist.

Haben Sie Fragen zu Jira oder möchten Sie mit uns persönlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Rahmen Ihres Jira-Projekts sprechen? Dann nehmen Sie doch einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unserer Kompetenz in Sachen Unternehmenskommunikation weiterzuhelfen.

Weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite mit zahlreichen Infos über Jira inkl. Video-Material
Stolperfallen bei der Jira-Einführung
Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement
Jira-Workflows: Aufgaben in systematische und transparente Abläufe überführen
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit Jira arbeiten sollten
Jira-Anwendungsmanagement bei //SEIBERT/MEDIA


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