Wiki-Design: Wie Confluence angepasst werden sollte und muss

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Ein Firmenwiki braucht ein individuelles Design. Und zwar nicht als optionale freundliche Dreingabe, sondern als unbedingt notwendigen Bestandteil eines erfolgreichen Wiki-Projekts. Dafür gibt es triftige Gründe und überzeugende Argumente.

Corporate-Design-Anpassung = Mitarbeiteraktivierung

Confluence passt im Standard-Layout nicht zum Corporate Design des Unternehmens. Das größte Problem: Ohne Design-Anpassungen wird das Wiki von den Mitarbeitern als Fremdkörper in der visuell vertrauten Intranet-Umgebung wahrgenommen, dem sie naturgemäß mit Distanzierung und Skepsis gegenübertreten. Zudem sendet die Unternehmensführung „offenbar“ das Signal, dass es sich um ein nicht besonders wichtiges System handelt, dem keine große Bedeutung beigemessen wird – schließlich scheut sie selbst eine solch vergleichsweise geringe Investition.

Beides ist fatal im Hinblick auf die Aktivierung der Mitarbeiter. Mit einem CD-konformen Wiki sendet die Unternehmensführung dagegen ein positives Signal an die Mitarbeiter, unterstreicht die Bedeutung des Wikis und stellt ein System zur Verfügung, das von Beginn an vertraut wirkt. Doch die bloße CD-Anpassung – so wichtig sie auch ist – genügt nicht.

Wiki-Design = Usability-Optimierung

Im direkten Vergleich zwischen der Standard-Oberfläche von Confluence und den individuellen Oberflächen, die //SEIBERT/MEDIA für Kunden entwickelt hat, wird deutlich, wie flexibel Confluence im Rahmen der Möglichkeiten angepasst werden kann und welcher Nutzen aus diesen Maßnahmen resultiert.

Grundsätzlich nehmen wir neben der Anpassung an das jeweilige Corporate Design vor allem Verbesserungen der Usability vor, denn im Standard-Layout hat Confluence (wie jede Wiki-Software) einige funktionelle Schwächen und Probleme in Sachen Nutzerfreundlichkeit. Zu gezielten Usability-Optimierungen gehören beispielsweise diese Maßnahmen:

  • Navigation entsprechend den individuellen Anforderungen integrieren
  • Marginalspalte oder einklappbare Sidebar einbinden, um individuellen Content auf jeder Seite verfügbar zu machen
  • Typografiekonzept optimieren, z. B. durch stärkere Unterscheidung der einzelnen Headline-Hierarchien
  • Zeilenlänge durch das Einführen eines Randbereichs für die bessere Lesbarkeit optimieren
  • Doppeltes Suchfeld auf Portalseite entfernen

Darüber hinaus können die standardmäßigen Features wahlweise an- und abgewählt werden, wodurch die Übersichtlichkeit erhöht und die Benutzerführung verbessert wird.

Funktion + Design = Komfortables Wissensmanagement

Die Chancen auf einen Erfolg des Wikis steigen, wenn es auch über die Struktur und Gestaltung der Oberfläche individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst wird. Die Standard-Funktionalitäten von Confluence sind vielfältig und breit gefächert, können unerfahrene Nutzer aber auch schnell überfordern.

Erfahrungsgemäß beteiligen sich die Mitarbeiter mit größerer Bereitschaft an einem Unternehmenswiki, wenn sie es als wichtiges und hilfreiches Arbeitsmittel wahrnehmen und die Anwendung komfortabel bedienbar ist. Ziel sollte es daher sein, eine individuelle Konfiguration durchzuführen, also die Funktionalitäten und das Design auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens hin abzustimmen. Dadurch werden eine hohe Akzeptanz, ein hoher Joy of Use und hohe Nutzungsraten erreicht. Nur so kann das Wiki das Wissensmanagement fördern.

Argumente für ein individuelles Wiki-Design

Fassen wir zusammen: Es gibt drei Komplexe von Argumenten, die unbedingt für individuelle Design-Anpassungen im Rahmen einer Wiki-Einführung sprechen:

  • Einem Wiki, das im Corporate Design des Unternehmens erscheint, wird mehr Vertrauen und Wertschätzung entgegengebracht.
  • Wiki-Design heißt auch Usability-Optimierung. Wichtige Funktionen können gezielt auffällig gestaltet werden und werden so von den Nutzern einfacher gefunden und schneller genutzt.
  • Je stärker ein Design den Bedürfnissen der User entspricht, desto schneller wird es akzeptiert.

Welche Anforderungen stellen Sie an Ihr Wiki?

Um herauszufinden, welche konkreten Anforderungen Sie an Ihr Wiki stellen, ist es ratsam, sich die folgenden Zusammenhänge vor Augen zu führen bzw. die folgenden Fragen zu beantworten:

Haben Sie Fragen zum Thema Wiki-Einführung? Haben Sie bereits ein Wiki implementiert und möchten es weiter ausrollen? Benötigen Sie Unterstützung bei der individuellen Oberflächenanpassung und weiteren Maßnahmen zur Mitarbeiteraktivierung? Gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die Ziele für Ihr individuelles Wiki-Design und finden heraus, wie Ihre Anforderungen am besten umgesetzt werden können - zum Beispiel im Rahmen eines Workshops. Sprechen Sie uns unverbindlich an!

Weiterführende Informationen

Wikis brauchen ein individuelles Design
Wiki-Design-Workshops von //SEIBERT/MEDIA
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
Architektur eines Wiki-Projekts


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