JIRA is Pain: Wie man den Schmerz und die Angst vor Transparenz überwindet

Das JIRA-Konzept ist einfach zu verstehen, die Einführung und Verwirklichung im Unternehmen aber oft problematisch und schmerzhaft. Das mit einer erfolgreichen JIRA-Instanz einhergehende Höchstmaß an Transparenz ist für viele Mitarbeiter etwas völlig Neues und auch Unheimliches. Und während technikaffine Leute z.B. in Entwicklungs- und IT-Abteilungen den Nutzen von JIRA häufig schnell erkennen, sind Mitarbeiter mit weniger technischem Hintergrund oft zögerlich, skeptisch und vorsichtig. Was tun?

Aufzeichnung der Präsentation vom CCD 2011

Wie man diesen Herausforderungen im Rahmen einer JIRA-Einführung begegnen kann, hat //SEIBERT/MEDIA-Geschäftsführer Martin Seibert in seinem Vortragm JIRA is pain: Wie man den Schmerz und die Angst vor Transparenz überwindet anlässlich des Confluence & JIRA Community Day 2011 dargestellt. Das ist zwar schon ein Weilchen her, aber an Gültigkeit haben die Aussagen ein Jahr später nichts verloren: Für eine erfolgreiche JIRA-Instanz muss man schwitzen und Hürden überwinden.

Die Präsentation ist im Rahmen einer unserer wöchentlichen Live-Sessions zur Online-Beratung nochmals abgehalten worden. Hier ist die Aufzeichnung der ca. 30-minütigen Sendung:

In unserer Infothek steht dieses Video auch zum Download zur Verfügung. Fassen wir die zentralen Maßnahmenvorschläge und Argumente aus der Präsentation zusammen.

JIRA-Einführungen und organisatorische Aspekte

Unterstützung des Managements
Grundsätzlich erfordert eine JIRA-Einführung den starken Rückhalt der Unternehmensführung: Strong backing from the top und eine von oben gesteuerte und gestützte Top-down-Einführung sind Pflicht. Wer nicht auf die Unterstützung von Geschäftsführung oder Abteilungsleitung bauen kann, braucht gar nicht mit einer JIRA-Einführung zu starten.

Einfachheit
Wer ins kalte Wasser springen will, kühlt sich vorher am besten gründlich ab. Auch Mitarbeiter sollten die Chance haben, sich an den neuen Prozess zu gewöhnen: Zunächst sind Einfachheit und ein schneller Einstieg sinnvoller als komplexe Workflows, die anfangs abschrecken.

Narrenfreiheit
Vor allem durch Ausprobieren erkennen Mitarbeiter den Sinn und Mehrwert von JIRA und bauen Berührungsängste ab. Eine gewisse Narrenfreiheit sollte allen Neueinsteigern zugestanden werden.

Personas nutzen
Personas sind prototypische Nutzer im Unternehmen; sie ermöglichen es, JIRA durch die Brille der User zu sehen. Professionell ausgearbeitete Personas zeigen typische Nutzungsmuster, Einwände, Abwehrreaktionen usw. auf und bieten Ansätze, um Vorbehalte zu zerstreuen und diese Personen als Nutzer zu gewinnen. Die Integration in die Einführungsstrategie ist sehr sinnvoll.

Technische Teams einbinden
Technologieabteilungen und -projekte haben oft eine Vorreiterrolle inne, hier kristallisieren sich schnell Best Practices und hervorragende Anwendungsbeispiele heraus. Technische Teams, die JIRA rasch annehmen und effizient nutzen, sollte man im Rahmen der Einführung integrieren, um Paradebeispiele zu schaffen, die auf andere Abteilungen eine Vorbildwirkung haben.

Regelmäßige Bestandsaufnahmen
Retrospektiven bilden die Basis für Optimierungen: Nur wer regelmäßig innehält und die eigene JIRA-Nutzung kritisch untersucht, wird die richtigen Stellschrauben für wirksame Verbesserungen erkennen.

Kulturelle Aspekte

Fehlertoleranz zeigen
Es ist für einige Mitarbeiter deutlich schwieriger als für andere, mit JIRA zu arbeiten. Gerade am Anfang sollte man sich tolerant zeigen, wenn Personen weniger in JIRA aktiv sind als ihre Kollegen – oder auch noch gar nichts im System tun. Zwang ist in der Regel der falsche Weg, ein Werkzeug wie JIRA zu etablieren.

Schwächen zugeben
JIRA zeigt immer, welche Aufgaben unerledigt sind und wie lange sie schon liegen, und macht auch stets deutlich, welche Schwächen in der Kapazitätsplanung und der eigenen Ressourceneinteilung man hat. In diesem Zusammenhang ist eine Kultur erforderlich, in der daraus keine persönlichen Vorwürfe entstehen, sondern Schwächen eingestanden werden, um professionell an ihnen zu arbeiten.

Ehrlichkeit und Realismus
JIRA zwingt wohl oder übel zu Ehrlichkeit und Realitätssinn: Mitarbeiter nehmen sich viele Arbeiten vor und JIRA zeigt, dass es so gar nicht geht. Andere Kollegen nehmen sich wenige Aufgaben vor und das System macht deutlich, dass gar keine Auslastung gegeben ist. Diese Transparenz ist untrennbar mit JIRA verbunden und bedarf einer entsprechenden Kultur im Unternehmen.

Fehler verzeihen
Nichts ist kontraproduktiver, als den ersten Fehler in JIRA offen zu kritisieren und anzukreiden: Viele Mitarbeiter tasten sich zu Beginn an JIRA heran und benötigen einige Zeit, bis ihr Umgang mit dem System sicher ist. Fehler sollten – gerade anfangs – erlaubt sein und toleriert werden.

Den Mitarbeitern Vertrauen
Zu einer JIRA-Einführung gehört immer auch ein gesundes Maß an Vertrauen in die Mitarbeiter. Es ist weder sinnvoll noch praktikabel, die JIRA-Nutzung großflächig zu überwachen. Die Mitarbeiter werden schon das Richtige tun!

Technologische Aspekte

Moderne Browser
JIRA ist webbasiert, für die Arbeit mit dem System ist lediglich ein Browser erforderlich – allerdings muss es ein moderner sein. Doch gerade in großen Unternehmen werden IT-Entscheidungen nicht selten sehr schwerfällig getroffen und müssen Mitarbeiter auch heute noch mit veralteten Browsern wie dem Internet Explorer 6 arbeiten. Mit diesem lässt sich JIRA nicht in vollem Umfang nutzen, zahlreiche wichtige Funktionen bleiben außen vor. Voraussetzung für ein professionelles Arbeiten mit JIRA ist ein zeitgemäßer Browser wie Firefox, Chrome oder der Internet Explorer ab Version 8.

Plugins einspielen
Für JIRA stehen zahlreiche ausgereifte Plugins für erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung. Die richtigen und wichtigen Plugins muss man kennen und integrieren, allen voran Greenhopper, das JIRA um mehrere extrem hilfreiche digitale Boards ergänzt (und für Scrum-Teams, die ihre agilen Projekte digital abbilden wollen/müssen, kaum verzichtbar ist).

Support anbieten
JIRA ist nutzerfreundlich, aber komplex. Ein technischer Support sollte unerfahrene Nutzer gerade in der Anfangsphase dabei unterstützen, das System vollumfänglich zu nutzen und auch zu personalisieren sowie an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Ein kontinuierlicher, kompetenter Support für Anwender hilft dabei, niemanden zu verlieren, das zwar “will”, aber nicht “kann”. Das kommt durchaus vor.

Integration in die Infrastruktur
Um die Einstiegs- und Nutzungshürden auch unter Technologieaspekten so niedrig wie möglich zu halten, ist eine Einbindung in die interne Systemlandschaft mit LDAP und Single-sign-on dringend zu empfehlen.

Weiterführende Informationen

Haben Sie Fragen zu JIRA und einem systematischen, zentralen Aufgabenmanagement im Unternehmen? Möchten Sie mit uns persönlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Rahmen Ihres laufenden JIRA-Projekts sprechen? Dann nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unserer Kompetenz in Sachen Unternehmenskommunikation weiterzuhelfen. Ausführliche Informationen rund um unsere Leistungen im Zusammenhang mit JIRA inklusive Beispielkalkulationen finden Sie in unserem umfangreichen JIRA-Orientierungsangebot.

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