Hürden bei einer Firmenwiki-Migration zu Confluence und warum es sich lohnt, sie zu überspringen (Teil 1)

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Wer sich intensiv mit den verschiedenen Firmenwiki-Systemen am Markt beschäftigt, wird nach einer objektiven Evaluierung höchstwahrscheinlich zu dem Schluss kommen, dass Confluence von Atlassian die beste und reifste Lösung ist. Oft erfolgt eine solche Gegenüberstellung, wenn bereits ein anderes Wiki im Unternehmen in Betrieb ist – sei es aus einer Abteilung heraus organisch gewachsen, sei ein Open-Source-System als Testballon eingeführt worden, sei es, dass man beispielsweise mit dem Wikipedia-System MediaWiki bewusst auf die erfolgreichste Software dieser Art gesetzt hat.

Entscheidet man sich für ein Migrationsprojekt und für den Umstieg von der bestehenden Plattform auf Confluence, muss man sich häufig auf einige Herausforderungen einstellen. In zwei Artikeln zeigen wir, welche das sind und warum sich das Schwitzen auszahlt. Zunächst: Welche sind die höchsten Hürden, die im Rahmen eines Umstiegs auf Confluence oft zu überspringen sind?

Bestehende User haben sich an das Wiki gewöhnt

Selbstverständlich gibt es zahllose gute laufende, produktiv genutzte Firmenwikis, die auf Foswiki, TWiki, MediaWiki, DrupalWiki, TikiWiki und anderen Systemen basieren. Ihre routinierten Nutzer finden sich im Markup-Code prima zurecht und kennen die Feinheiten der Administration, es sind umfangreiche Schulungsmaterialien vorhanden, das System ist gut austariert, performant und stabil?

In einem solchen Fall ist es sicherlich nicht einfach, im Unternehmen davon zu überzeugen und dazu zu motivieren, auf ein neues Pferd zu setzen: If it ain’t broke, don’t fix it. Aber: Ist wirklich nichts "broken"?

Alle Systeme haben spezifische Stärken

Jedes Wiki-System hat seine eigenen besonderen Stärken. Bei den Klassifikationsmöglichkeiten von Inhalten ist MediaWiki der Konkurrenz voraus, die Mobile-Integration von TikiWiki war schon gut, als Confluence noch mit einer halbgare Lösung daherkam, DrupalWiki hat tolle native Workflow-Funktionen, für die man in Confluence kostenpflichtige Plugins benötigt, usw. usf.

Eine Migration auf ein anderes System kann im Zweifelsfall auch bedeuten, sich einer besonders guten Lösung zu berauben und alternative Herangehensweisen für wichtige Anwendungsfälle finden zu müssen. Eine Migration ist immer ein Trade-off-Geschäft.

Importer sind vorhanden, aber keine Exporter

Die meisten Wikis wollen Nutzern den Umstieg von anderen Plattformen aus relativ einfach machen, zum Beispiel mithilfe von Importern, um vorhande Inhalte zu überführen.

In die Gegenrichtung sieht es verständlicherweise anders aus. Kein Hersteller und keine Software-Community bietet Ressourcen auf, um einen roten Teppich auszulegen, über den Kunden ohne Probleme auf ein Konkurrenzsystem umsatteln können. Dementsprechend hoch ist die Hürde der eigentlichen Migration.

Aufwändige Migration

Speziell die Migration bestehender Inhalte von einem Wiki-System in ein anderes ist alles andere als ein Spaziergang, sondern aufwändig und kompliziert. Die erste Migration ist nie optimal und aufgetretene Fehler können nur teilweise mithilfe von Skripten und weiteren Import-Iterationen behoben werden.

Manuelle Nacharbeiten an Wiki-Seiten sind immer zu erwarten, um die Dokumente inhaltlich korrekt zu strukturieren und zu formatieren. Außerdem müssen die rohen Daten für die künftige Nutzung vorbereitet und operationalisiert werden. Die Daten sind zu sortieren, hierarchisch einzuordnen, gegebenenfalls mit Schlagwörtern zu versehen etc. Erst dann kann das Wiki für die produktive Nutzung an die Mitarbeiter ausgerollt werden.

Je nachdem, wieviele Inhalte migriert und vorbereitet werden sollen, ist der Aufwand an Zeit und Manpower durchaus signifikant. Entwickler müssen auf jeden Fall eingebunden werden, um den Prozess regelmäßig zu betreuen und einzugreifen. Das sollten zudem wirklich ausgewiesene Confluence-Experten sein, um Macken wie Speicherüberläufe und Abbrüche in den Griff zu bekommen.

Die berechtigte Frage:

Warum sollten Sie sich einen Umstieg auf Confluence antun, wenn Ihr bestehendes Wiki eigentlich läuft und von vielen erfahrenen Mitarbeitern angenommen und produktiv genutzt wird?

Wir beantworten sie im zweiten Teil des Artikels.

Wir sind Ihr Confluence-Partner!

Haben Sie Fragen zu Confluence und Firmenwikis? Denken Sie über eine Einführung nach? Möchten Sie ein bestehendes System optimieren oder updaten oder von einer anderen Plattform migrieren? Wir sind offizieller deutscher Atlassian-Partner mit Erfahrung aus Hunderten Confluence-Projekten und unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine erfolgreiche Einführung.

Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an und informieren Sie sich auf unserer speziellen Seite zum Thema Confluence als Enterprise Wiki. Ausführliche Infos zu unseren Wiki-Dienstleistungen mit Kalkulationsbeispielen haben wir zudem im Wiki-Orientierungsangebot in unserer Infothek zusammengestellt.

Weiterführende Infos

SkyWiki bei der Fraport AG: Von MediaWiki zu Confluence
Von Foswiki, TWiki, MediaWiki und anderen Open-Source-Systemen zu Confluence wechseln
Sinnvolle Confluence-Updates: Von der Weiterentwicklung von Confluence 3.5 bis heute profitieren
Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie
Das Confluence-Portal in unserer Infothek


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