Wie JIRA bei der externen Zusammenarbeit zwischen Teams hilft

Kein Team arbeitet isoliert und es bestehen immer Abhängigkeiten zwischen Teams. Eine der Hauptschwierigkeiten, wenn Teams zusammenarbeiten, ist der Mangel an Sichtbarkeit. (Das gilt nicht nur für Teams an verschiedenen Standorten.) Wenn kein Kontext da ist, tendiert man häufig zu der Annahme, die eigenen angefragten Arbeiten hätten im bearbeitenden Team die höchsten Prioritäten. Im Endeffekt wird nicht nur der Druck auf das Bearbeitungsteam erhöht, man bringt sich auch selbst in Schwierigkeiten.

Erst wenn man versteht, welche Abhängigkeiten zwischen Teams bestehen, resultiert daraus der richtige Kontext, um erfolgreich und effizient mit anderen kollaborieren zu können. Die Sichtbarkeit der Arbeitsbelastung ist eine wichtige Voraussetzung für Empathie und das Herstellen von Zusammenhängen. JIRA verbessert die Dinge.

JIRA-Projekte nutzen

Projekte in JIRA sind die Bausteine der kollaborativen Arbeit. Ein Projekt ist dabei mehr als die bloße Ansammlung von Aufgaben – es deckt die Arbeitsweise des Teams ab, seine Rollen, Aufgabentypen, Custom Fields und Berechtigungskonzepte.

Es gibt kann verständlicherweise jedoch keine Standardantwort auf Fragen wie Sollen wir ein großes Projekt für das ganze Unternehmen anlegen? oder Brauchen wir viele kleine Projekte? geben.

Teams liefern Arbeitsströme an Kunden aus und JIRA-Projekte folgen diesen Strömen. In jeder Organisation gibt es eine natürliche Sichtweise darauf, welche Gruppen von Leuten für einen Arbeitsstrom verantwortlich ist. Sinnvoll ist je ein Projekt für jedes Team und seinen Ownership-Bereich. Ändert sich der Arbeitsstrom signifikant, ist ein neues Projekt angebracht.

Beteiligte und Stakeholder identifizieren

Existiert ein JIRA-Projekt, kann man damit beginnen, es allen Stakeholdern zugänglich zu machen. Für jedes Projekt gibt es mindestens zwei Arten von Usern: Beteiligte und Stakeholder. Beteiligte sind Leute, die tief in das Projekt involviert sind, die Aufgaben beisteuern und an der Lösung dieser Vorgänge mitarbeiten.

Stakeholder stehen etwas weiter außerhalb. Zwar steuern sie womöglich ebenfalls Vorgänge bei, aber sie sind nicht an deren Lösung beteiligt. Per Voreinstellung gibt es in JIRA zwei Gruppen von Nutzern, die helfen, Beteiligte und Stakeholder zu managen: Entwickler und User.

Entwickler und User
Standardmäßig hat JIRA zwei wesentliche Berechtigungsrollen: JIRA-Entwickler und JIRA-User. Worin liegt der Unterschied? JIRA-Entwickler sind Beteiligte, die mit den Vorgängen in einem bestimmten Projekt interagieren können. (Es muss sich bei diesen Leuten nicht um Software-Entwickler handeln; viele Teams nutzen JIRA außerhalb der Software-Entwicklung.) JIRA-User können nur Vorgänge anlegen und bestehende Issues einsehen.

Rollen in JIRA
Die Rollen sind ein flexibles JIRA-Feature, das die Vergabe von Berechtigungen deutlich vereinfacht. Wie unterscheidet sich eine Rolle von einer Gruppe? Eine Gruppe besteht in aller Regel aus einer Ansammlung von Personen, die ein spezifisches Team oder eine Abteilung bilden.

Rollen sind insofern zu unterscheiden, dass sie die Funktionen innerhalb eines Projekts repräsentieren. Manche Teams möchten zum Beispiel, dass das QS-Team alle Änderungen reviewt, die das Entwicklungsteam vornimmt. Diese Teams setzen eine Rolle namens "Qualitätssicherung" auf und legen fest, welche Mitglieder diese Rolle für welches Projekt erhalten.

Angesichts der voreingestellten JIRA-Rollen Entwickler und User ist es oft sinnvoll, diese für die Beteiligten (Entwickler) und für die Stakeholder (User) zu verwenden.

JIRA externe Team-Zusammenarbeit

In diesem Beispiel gibt es die tis-developers als Gruppe für die Beteiligten im Projekt. Die Stakeholder bilden die Gruppe tis-users. JIRAs flexible Rollen erlauben eine Berechtigungsvergabe, die leicht über zahlreiche Projekte hinweg skaliert werden kann.

Arbeit sichtbar machen

Eine Herausforderung in Sachen Sichtbarkeit besteht darin, dass sich nicht immer ohne weiteres feststellen lässt, wie weit der Weg zwischen einem Vorgang, den man zugewiesen hat, und dessen Lösung durch das bearbeitende Team ist.

Um es noch komplizierter zu machen, sind in die Diskussionen über die Prioritäten der Aufgaben nicht immer die richtigen Personen involviert. Oft priorisiert das Team, das die Arbeiten auch erledigen wird, die Issues. Das Problem ist mitunter, dass ein ganzes Set an Commitments gegenüber anderen Teams auszubalancieren ist. Deshalb ist es häufig empfehlenswert, sich auch mit den zuweisenden Teams abzustimmen und Planung und Priorisierung gemeinsam abzustimmen.

Hier bietet das Plugin JIRA Agile (früher GreenHopper), das in jeder JIRA-Instanz betrieben werden sollte, einen mächtigen Weg, um die Arbeit eines jeden Teams zu visualisieren. Leute in Teams, die als geteilte Ressourcen arbeiten, können JIRA nicht nur nutzen, um ihre Arbeit zu managen, sondern auch, um Prioritäten für den Rest der Organisation sichtbar zu machen. Die Kanban-Boards in JIRA Agile bilden eine exzellente Möglichkeit, um den aktuellen Status aller Arbeiten zu zeigen, die das Team vor sich hat.

JIRA_Sichtbarkeit_von_Aufgaben

Informationen befähigen Mitarbeiter zu effektiven Entscheidungen. Wenn alle im Unternehmen denselben Blick auf die Dinge haben und dieselben Details kennen, ist der Prozess der Priorisierung, der Zusammenarbeit und der Auslieferung für alle einfacher.

Wir sind Ihr JIRA-Partner

//SEIBERT/MEDIA ist offizieller deutscher Vertriebspartner von Atlassian. Wir unterstützen Sie gerne bei alle Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung von JIRA in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung über die Lizenzierung, Implementierung und Anpassung bis hin zur Aktivierung der Mitarbeiter und der Optimierung der Nutzung. Ausführliche Infos über JIRA-Projekte mit //SEIBERT/MEDIA inklusive Kalkulationsbeispielen haben wir für Sie in unserem umfangreichen JIRA-Orientierungsangebot vorbereitet.

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