Agile Organisation bei //SEIBERT/MEDIA – von der Ideenfindung zur Realisierung

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Seit nunmehr fast vier Jahren nutzen wir das agile Framework Scrum, um Software-Entwicklungsprojekte durchzuführen. Viele Elemente von Scrum bilden auch die Grundlage unseres Vorgehensmodells bei der kontinuierlichen Verbesserung unserer Organisation.

Die interne Bezeichnung für unser Vorgehen lautet „Agile Org“. In Zyklen von jeweils einem Monat nehmen wir uns Veränderungsthemen vor und bearbeiten sie. Dies können ganz unterschiedliche Themen sein – von der strategischen Ausrichtung des Unternehmens über eine intensivere Beziehung zu unseren Kunden bis hin zu internen Anliegen wie einer guten Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Veränderungswünsche sammeln und bewerten

Veränderungswünsche werden in der Regel dann für dieses Vorgehen eingereicht, wenn sie teamübergreifend sind, also nicht nur ein einzelnes Team des Unternehmens betreffen. Jeder Mitarbeiter kann Themen einreichen. Es gibt keine Einschränkungen, was die Inhalte betrifft, aber natürlich sollten sie in irgendeinem Bezug zu //SEIBERT/MEDIA stehen.

Für die Einreichung von Themen gibt es einen Vordruck, den wir auch bereits in einem früheren Beitrag über agile Ideenbewertung und Entscheidungsfindung beschrieben und zum Download zur Verfügung gestellt haben. Der ausgefüllte Zettel (ja, wir nutzen tatsächlich Papier dafür) wird dann in unserer Teeküche an das Agile-Org-Backlog-Board gehängt, wo sich alle aktuellen Themenideen befinden.

Es empfiehlt sich, nach dem Aufhängen für etwas Aufmerksamkeit für das neue Thema zu sorgen – zum Beispiel über einen Beitrag in unserem internen Microblog. Häufig werden neue Themen auch durch einen kleinen Zettel als „neu“ kenntlich gemacht, sodass die Leute wissen, dass sie hierzu vermutlich noch kein Feedback abgegeben haben.

Das Feedback-Formular ist so aufbereitet, dass für jeden Vorschlag nicht nur eine Rückmeldung in Form von Smileys (von „starke Zustimmung“ bis „starke Ablehnung“) abgegeben werden kann, sondern dass die Kollegen zudem die Möglichkeit haben, sich zu Stärken und Chancen zu äußern und auch Bedenken vorzutragen und auf mögliche Schwächen hinzuweisen.

Im Rahmen eines sogenannten Backlog Groomings (eines Treffens zur Pflege der Anforderungen, etwas ausführlicher in diesem Beitrag über die Scrum-Meetings vorgestellt) werden die Veränderungsvorschläge und die betreffenden Rückmeldungen dann gesichtet und soweit konkretisiert, dass die Bearbeitung direkt losgehen könnte. Wir tauschen uns auch schon darüber aus, welche Themen möglicherweise im nächsten Monat für eine Bearbeitung sinnvoll und umsetzbar wären.

Agile Organisation Backlog

Foto 1: Nach einem Jahr voller Veränderung pausiert die Bearbeitung von Stories über Weihnachten, die Sammlung von Themen für das neue Jahr geht aber bereits wieder los. Rechts das Board, das die in Arbeit befindlichen Stories anzeigt. In der Mitte die Sammlung der nächsten Themenideen. Links befindet sich Nachschub an Zetteln für Themenvorschläge sowie das Archiv mit alten Themenideen.

Veränderungsvorhaben bearbeiten

Wer sich in der Agile Org engagieren will, nutzt dafür seine Slacktime – vergleichbar mit dem Konzept von Googles „20-Prozent-Zeit“ (mehr Hintergründe zu Slacktime bei //SEIBERT/MEDIA). Alle Aktivitäten, die während des Sprints entfaltet werden, fallen ebenfalls in die Slacktime. Jeder bestimmt dabei natürlich selbst, ob und in welchem Maße er sich einbringt.

Der Startschuss: Sprint-Planung
Wer für den nächsten Monat plant, sich bei einem Thema einzubringen, nimmt an der Sprint-Planung teil. Als Sprint wird der festgelegte Zeitraum bezeichnet, in dem die Themen bearbeitet werden. In unserem Fall sind das Vier-Wochen-Zyklen. Bei diesem Treffen sprechen wir gemeinsam noch einmal über die Veränderungswünsche, die bereits im Backlog Grooming gesichtet wurden, und legen auch fest, welche Themen wir uns konkret vornehmen, und zwar in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl sowie vom Umfang der Themen. Unserer Erfahrung nach schaffen wir etwa vier bis sechs Veränderungsthemen pro Sprint.

Pro Thema findet sich ein kleines Team zusammen, das sich über den Monat hinweg mit diesem beschäftigen möchte. Im zweiten Teil der Sprint-Planung bestimmt dieses Team die Arbeitsschritte, die erforderlich sind, um das Thema umzusetzen. Im ersten Schritt ist das häufig erst einmal die Erstellung einer kleinen Befragung der Kollegen, die Durchführung eines Arbeitstreffens oder ähnliches. In weiteren Schritten erarbeiten die Teams dann oft Lösungsskizzen, die schließlich in den letzten Phasen auch möglichst umgesetzt werden sollen. Jeder Arbeitsschritt wird auf einem kleinen Zettel notiert.

Zum Abschluss der Sprint-Planung werden alle Zettelchen mit den Arbeitsschritten an unserem Agile-Org-Board in unserer Teeküche angebracht, auf dem der Arbeitsfortschritt für alle Kollegen transparent ist.

Zwei Standups pro Woche zur Koordination der Arbeiten
Zwei Mal pro Woche kommen die beteiligten Mitarbeiter zu einem kurzen Standup zusammen, das ebenfalls in unserer Teeküche am Board stattfindet (mehr Informationen zu Standups in der Teamarbeit). Kollegen, die in diesem Monat an der Agile Org mitarbeiten, sollten natürlich möglichst mit dabei sein. Doch das Treffen steht auch allen anderen Kollegen offen.

In maximal 15 Minuten gehen die Teams auf die folgenden drei Fragen ein:

  • Was haben wir zuletzt gemacht und erreicht?
  • Welche nächsten Schritte werden wir gehen, wer macht was?
  • Gibt es etwas, das unseren Fortschritt behindert?

Am besten kann man sich ein solches Standup als kurze Einsatzbesprechung vorstellen, nach der alle auf dem aktuellen Stand in Sachen Arbeitsfortschritt sind und auch die nächsten Schritte kennen.

Transparente Kommunikation dank HipChat und Confluence-Wiki
Gründsätzlich gilt für sämtliche Arbeiten im Rahmen der Agile Org, dass alle Mitarbeiter die Informationen einsehen, sich in die Kommunikation einschalten und auch bei allen Besprechungen dabei sein dürfen. Um Transparenz zu schaffen, kommunizieren die Teams zwischen den Arbeitstreffen in unternehmensöffentlichen Chaträumen in HipChat miteinander und dokumentieren Zwischenergebnisse im internen Confluence-Wiki.

Vorbereitung der Präsentation
Wenn die Vorstellung ansteht, fassen die Teams ihre Ergebnisse noch einmal zusammen und klären, wer die Präsentation vornimmt.

Ergebnisvorstellung und -abstimmung

Am Ende eines Agile-Org-Zyklus‘ gibt es traditionell ein gemeinsames Frühstück oder Abendessen, zu dem alle Kollegen eingeladen sind und bei dem die Teams ihre Resultate präsentieren. Hier kommen meist mindestens zwei Drittel der Mitarbeiter gemütlich zusammen. Das Treffen wird als „Review“ bezeichnet.

Jedes Thema des zurückliegenden Agile-Org-Sprints wird in einem fünfminütigen Zeitfenster vorgestellt, anschließend beantwortet das jeweilige Team eventuell auftretende Fragen.

Nach der Präsentation der behandelten Stories stimmen alle Mitarbeiter über die Ergebnisse ab. Bei uns sind das Abstimmungen mit einfacher Mehrheit, wobei als Antwort-Optionen „Zustimmung“, „Ablehnung“ und „Enthaltung“ zur Verfügung stehen. Das Abstimmungsergebnis wird allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Abschließend führt das Sprint-Team eine Retrospektive über den vergangenen Sprint durch. Der nächste Zyklus der Agile Org startet dann wieder mit der Bearbeitung der Anforderungen in einem Backlog Grooming.

Agile Org Review bei //SEIBERT/MEDIA

Fotos 2-4: Bei unseren Agile-Org-Reviews gibt es nicht nur Sprint-Ergebnisse, sondern auch etwas für das leibliche Wohl.

Agile Org: Tiefgreifende Veränderungen

Mit diesem Vorgehen haben wir in den letzten zwei Jahren erhebliche Veränderungen bei //SEIBERT/MEDIA vorangetrieben. So wurden etwa die Einführung der Slacktime, die Abschaffung von Zielvereinbarungen sowie die Etablierung von Mentorenteams statt fester Vorgesetzter im Rahmen der Agile Org behandelt und beschlossen. Mit einem Durchschnitt von vier bis fünf Veränderungen pro Monat können jedes Jahr wirklich zahlreiche tiefgreifende Themen, die uns als Organisation weiterbringen, umgesetzt werden – gemeinsam mit allen Mitarbeitern.

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Weiterführende Infos

Agile Organisation bei //SEIBERT/MEDIA: Grundlagen und Intention
Open Space bei //SEIBERT/MEDIA: Rückblick auf die jüngste Konferenz
Das Open-Space-Konzept: Prinzipien, Regeln, Besonderheiten
Wie das Open-Space-Format funktioniert und was dahintersteckt
Full Functional Teams im agilen Prozess