Der WiFi-Tracker von //SEIBERT/MEDIA: Kollegen im Office schnell lokalisieren

Kollegen im Office suchen: Oft vergebliche Wege

Welche Strecken haben Sie auf der Suche nach bestimmten Kollegen schon auf den Fluren Ihres Büros zurückgelegt? Wie viel Zeit haben Sie schon damit verbracht, einen bestimmten Mitarbeiter im Office zu suchen, den Sie dringend persönlich sprechen wollten?

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem mehr als eine Handvoll Leute beschäftigt sind und das auf mehr als ein paar Dutzend Quadratmetern residiert, dürfte einiges zusammengekommen sein – und das oft genug umsonst, weil die Person eben gerade nicht an ihrem Schreibtisch anzutreffen war.

Nun schadet ein bisschen Bewegung zwar nicht, aber zehn Minuten rumzulaufen und dann doch unverrichteter Dinge an den eigenen Platz zurückzukehren, ist auch nicht gerade die effizienteste Form der Arbeitszeitnutzung. Gerade Kollegen, die häufig an Besprechungen teilnehmen müssen und die teamübergreifend unterwegs sind, um sich abzustimmen, läuft man oft vergeblich hinterher. Schon bei unseren rund 1.200 Quadratmetern summieren sich die Wege von Flügel zu Flügel durchaus, immer mit der Frage im Kopf: Wo könnte der jetzt gerade sein?

Bei einem unserer regelmäßig stattfindenden internen Hackathons hat sich ein Team zusammengefunden, um sich dieser Herausforderung anzunehmen.

Lösungsansatz: Tracking durch verteilte WiFi-Access-Points

Auf das Konzept und die Intention von Hackathons sind wir in früheren Artikeln schon ausführlicher eingegangen, deshalb hier nur so viel: Ziel eines Hackathons ist es, unter Zeitdruck und in konzentrierter Arbeit innerhalb kurzer Zeit ein Produkt zu realisieren bzw. ein kleines Projekt umzusetzen. Was das für ein Produkt oder Projekt ist, plant und entscheidet allein das Hackathon-Team – und in diesem Fall hat sich ein Team eben dem Problem langer vergeblicher Wege auf der Suche nach Kollegen gewidmet. Ein Lösungsansatz ist unser WiFi-Tracker.

Die Idee dahinter: Bei uns haben Mitarbeiter natürlich per W-LAN Internet-Zugriff mit ihren mobilen Endgeräten (Smartphones, Notebooks usw.). Um möglichst flächendeckend eine bestmögliche Verbindungsqualität zu bieten, sind diverse Access-Points installiert: in verschiedenen Teambereichen, im Aufenthaltsraum, auf unseren Terrassen etc.

Und hier setzt der WiFi-Tracker an: Ein mobiles Gerät nutzt automatisch den nächsten, stärksten Access-Point, und das lässt sich doch tracken und ein bestimmtes Smartphone oder Notebook damit lokalisieren!

Standortbestimmung per Smartphone und Notebook

Der technische Hintergrund und die Umsetzung durch das Hackathon-Team ist auf jeden Fall einen separaten ausführlichen Blog-Beitrag wert, den wir zusammen mit den eingebundenen IT- und Entwickler-Kollegen hoffentlich gelegentlich erstellen werden.

Bleiben wir an dieser Stelle beim Nutzererlebnis. Der WiFi-Tracker bietet eine dynamische grafische Darstellung unseres Büros, die quasi in Echtzeit zeigt, wessen mobiles Endgerät zurzeit an welchem Zugriffspunkt im Office angemeldet ist – und damit, in welcher Ecke des Büros sich dieses Gerät und damit voraussichtlich auch der Besitzer gerade befindet. Der Nutzer ruft die Oberfläche auf und sieht auf einen Blick, wer wo ist, indem er mit dem Mauszeiger über den Namen eines Kollegen fährt:

WiFi Tracker 1

Manche Mitarbeiter sind sogar mit zwei Geräten im System angemeldet. Notebook und Handy sind in unterschiedlichen Bereichen zu verorten? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Kollege A gerade dort anzutreffen ist, wo sein Smartphone angemeldet ist – wie in diesem Beispiel Joachim, dessen Rechner sich in der Nähe seines normalen Arbeitsplatzes befindet, sein Telefon wird aber im Consulting-Bereich angezeigt:

WiFi Tracker

Ständige Aktualisierung

Der WiFi-Tracker aktualisiert die Daten alle paar Sekunden, sodass die Lokalisierung tatsächlich so aktuell wie möglich ist. Und um iPhones, die zur Akku-Schonung nach einiger Zeit im Ruhezustand die Internet-Verbindung trennen, genau davor zu bewahren, verschickt der WiFi-Tracker in regelmäßigen Abständen kleine Datenpakete an diese Geräte. Auch wessen iPhone längere Zeit auf Standby ist, wird also weiterhin vom System erfasst.

Die Teilnahme ist freiwillig

Wie im ersten Screenshot oben zu sehen, sind nicht alle unsere Kollegen mit ihren mobilen Geräten per WiFi-Tracker abgebildet. Das System gibt es erst seit wenigen Wochen und die Teilnahme beruht natürlich auf freiwilliger Basis. Wir hoffen, dass wir nach und nach noch weitere Mitarbeiter begeistern und mit ins Boot holen können. Aber schon jetzt leistet das Tool gut Dienste und hat in der kurzen Zeit seiner Existenz sicherlich schon so manchen langen Weg umsonst erspart. 🙂

Wir finden, auch das ist ein wunderbares Beispiel für den Sinn und Nutzen von Hackathons im Unternehmen, die bei uns jedes Mal zu richtig coolen Ergebnissen führen!

Im Video-Blog-Post zum Thema zeigen wir Ihnen den WiFi-Tracker von //SEIBERT/MEDIA auch mal in Aktion und demonstrieren, wie einfach sich solche Werkzeuge in ein Social Intranet auf Confluence-Basis integrieren lassen.

Weiterführende Infos

Impressionen, O-Töne und Einblicke vom letzten Hackathon
Hackathons bei //SEIBERT/MEDIA: Grundlagen und Intention
Hackathon: Praxisbericht über die Entwicklung unseres EasyEvents-Plugins für Confluence


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