MS SharePoint vs. Atlassian Confluence: Lassen Sie sich gerne von der Höhe der Lizenzkosten überraschen?

Sie möchten vor einem möglichen Intranet-Projekt gerne wissen, welche Software-Lizenzkosten Sie einkalkulieren müssen? Rufen Sie doch mal den SharePoint-Berater Ihres Vertrauens an: „Ich möchte ein SharePoint-basiertes Intranet für 500 Mitarbeiter aufbauen – mit welchen Lizenzkosten muss ich rechnen?“ Sie werden jede Menge Wenns und Abers hören, aber keine konkrete Zahl.

Das liegt keineswegs am Berater. Der ist frustriert, weil er Ihnen nicht weiterhelfen kann. Er würde sehr gerne einen schnellen Blick in eine Preistabelle werfen und Ihnen direkt eine belastbare Summe an die Hand geben – so wie wir es tun, wenn ein Interessent fragt, was Confluence-Lizenzen für soundso viele Nutzer kosten. Das liegt an der intransparenten, mitunter sogar abstrusen Lizenzpolitik von Microsoft. Wenn Sie mit MS SharePoint ein Intranet etablieren wollen, müssen Sie sich von den Lizenzpreisen überraschen lassen.

Die Lizenzierung fast jeder Microsoft-Software im Unternehmenskontext, unabhängig davon, ob es sich dabei um Cloud-, Client- oder Server-Produkte handelt, unterliegt einer Vielzahl von vertraglichen Konditionen, infrastrukturellen Voraussetzungen und perspektivischen Abhängigkeiten. Der Dschungel ist so schwer durchschaubar, dass sich ganze Geschäftsmodelle darauf gründen, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihn zu durchdringen und die möglichst günstigsten Lizenzlösungen für Kunden zu finden.

Enterprise Agreements und Customer Price Sheet

Unternehmen ab einer Größe von ca. 150 PC-Arbeitsplätzen haben im Regelfall ein Enterprise Agreement (EA) mit Microsoft abgeschlossen. Das EA ist ein Drei-Jahres-Vertrag, der großen Unternehmen diverse Vorteile offeriert. Dazu zählen Volumenrabatte, ein vereinfachter Bestellprozess für Software-Lizenzen und zusätzliche Support-Leistungen.

So weit, so gut. Viel wichtiger: Das Enterprise Agreement umfasst ein mit Microsoft ausgehandeltes Customer Price Sheet (CPS), das die Kosten für jedes für das Unternehmen relevante Lizenzprodukt definiert. Die Lizenzen für jedes Stück Software können individuell verhandelt werden.

Je nach Verhandlungstaktik, werden dabei manchmal Software-Produkte, die für das Unternehmen zunächst uninteressant sind, mit hohen Preisen versehen, auf die sie aber perspektivisch umsteigen (wollen/müssen).

Richtig gelesen: Preis? Verhandlungssache! Und wenn Sie heute mit Microsoft ein Enterprise Agreement abschließen und SharePoint aktuell gar nicht brauchen, aber es in zwei Jahren dann doch ausrollen möchten, gelten die heute vereinbarten Konditionen. Das führt dann zu Konstellationen, in denen wir das Dreifache an SharePoint-Lizenzen zahlen wie die Kollegen von AOE, die eine Etage unter uns sitzen, oder umgekehrt.

Die Bestellung von Lizenzen über das Enterprise Agreement erfolgt dabei ausschließlich über sogenannte Large Account Reseller, die von Microsoft – in Abhängigkeit des Umsatzvolumens an Lizenzen – definiert werden. Innerhalb eines Enterprise Agreements besteht keine Möglichkeit, Lizenzen über alternative Wege zu beziehen. (Ein Kunde kann auch andere Verträge mit Microsoft haben, über die er gegebenenfalls Lizenzen günstiger beziehen kann.)

Software Assurance

Innerhalb eines Enterprise Agreements ist eine Software Assurance (SA) verpflichtend für alle gekauften Lizenzen. Mit der Software Assurance haben Unternehmen die Möglichkeit, bei einer Aktualisierung der Produktlinie, beispielsweise von SharePoint 2010 hin zu SharePoint 2013, ständig die aktuelle Version nutzen zu dürfen, ohne dafür neue Lizenzen kaufen zu müssen. Die Kosten für die Software Assurance einer Lizenz betragen im Regelfall ca. 50 Prozent der eigentlichen Lizenz – gesplittet auf drei Jahre.

Update-Support ist in den eigentlichen Lizenzkosten also gar nicht enthalten. Den dürfen Sie extra zahlen. Oder besser: Den müssen Sie extra zahlen, denn die SA ist wie gesagt obligatorisch.

SharePoint-Sizing

Die Skalierungsfähigkeiten von SharePoint sind zweifellos eine Stärke der Plattform. Die Architektur ist durch die implementierten Service- und Server-Rollen-Technologien so flexibel, dass Umgebungen geschaffen werden können, die auch zehntausende User performant mit dem System arbeiten lassen.

Speziell in sehr großen Umgebungen wird dazu allerdings auch viel Hardware und viel Know-how benötigt. Aber bleiben wir mal im überschaubaren Bereich. Ein Unternehmen mit ca. 500 Mitarbeitern besitzt im Normfall eine SharePoint-Farm, die aus mindestens vier Servern besteht:

  • 1x Datenbank-Server (MSSQL)
  • 2x Web-Server (mit Load-Balancing)
  • 1x Application-Server

Für diese Farmgröße werden folgende Lizenzen notwendig:

  • 4x Windows Server
  • 3x SharePoint Server
  • 1x SQL Server

Abhängig von den Vertragskonditionen, bedeutet das zwischen 5.000 und 15.000 Euro (Schätzwerte) nur für die Server. Ein Backup- oder Security-Dienst ist dabei noch nicht mal implementiert. Und mit dem SharePoint-Intranet arbeiten kann bis hierhin noch keiner.

SharePoint-Lizenzierung

Microsoft SharePoint wird – genauso wie Exchange, Lync oder Windows Server – mit zweierlei Lizenzen ordentlich lizenziert:

  • Die Lizenzen für die Server (siehe oben)
  • Die Lizenzen für die Benutzer

Das heißt, dass – zusätzlich zu der Bereitstellung der lizenzpflichtigen Server-Infrastruktur – die Benutzer eine Lizenz (Client Access Licence, CAL) benötigen. Diese unterscheidet sich wiederum in drei Versionen:

  • SharePoint Foundation (kostenlos bzw. lizenziert über Windows Server-CALs; irrelevant bei der Betrachtung von SharePoint Server vs. Confluence Server)
  • SharePoint Server Standard-CAL (darf nur Standard-Features nutzen)
  • SharePoint Server Enterprise (Additive Lizenz; nötig für Anwender, die mindestens ein Enterprise-Feature nutzen. Eine Übersicht über die Funktionsunterschiede finden Sie hier.)

Ein Benutzer, der innerhalb des Unternehmens auf SharePoint zugreift, benötigt mindestens auch noch eine Windows Server-CAL, da er auf einen Netzwerk-Dienst zugreift. Diese CALs besitzen die Unternehmen aber im Regelfall bereits, da die Mitarbeiter auf Netzlaufwerke zugreifen müssen und sich an einem Windows-PC anmelden. Eine SQL Server-CAL wird nicht benötigt, da dieser Dienst über den SharePoint-Server abgedeckt ist.

Die Kosten für die CALs werden (genauso wie die Kosten für die Server-Produkte) im Customer Price Sheet (siehe oben) definiert und unterliegen im Enterprise Agreement beide der Verpflichtung zum Kauf der entsprechenden Software Assurance.

Schön. Damit wissen Sie zwar nach wie vor nicht, was Ihre Lizenzen nun kosten, denn das müssen Sie ja dann erstmal verhandeln, aber Sie wissen immerhin, dass sie wohl ein ordentliches Budget brauchen werden. Die Lizenzpolitik von Microsoft treibt darüber hinaus einige Blüten, die das Ganze teilweise ins völlig Willkürliche gleiten lassen.

„Spezielle“ Lizenzkonstellationen

Die oben genannten Prinzipien der Software-Lizenzierung rund um SharePoint sind geprägt durch ein paar besonders merkwürdige Konstellationen, die insbesondere größere Unternehmen, die weltweit agieren, betreffen.

Beispiel 1: Möchte man einen SQL-Server über verteilte Standorte redundant (aktiv/passiv) halten, benötigt man dazu eigentlich nur eine SQL-Server-Lizenz. Ist die physische Entfernung beider Standorte allerdings mehr als vier Zeitzonen voneinander entfernt, werden zwei Lizenzen notwendig. Das alles ändert sich aber schon wieder damit, ob man den SQL-Server im Data Center laufen lässt oder per CPUs lizenziert. Hurra!

Beispiel 2: Möchte man als Unternehmen SharePoint für die Zusammenarbeit mit Externen (z.B. Kunden oder Lieferanten) nutzen, müssen für die Lieferanten SharePoint-CALs vorgesehen werden. Diese CALs werden allerdings nicht benötigt, wenn das Unternehmen keine vertragliche Beziehung (!) zu seinen Kunden oder Lieferanten pflegt. Ich welcher Welt es das gibt? Keine Ahnung, fragen Sie Microsoft.

Beispiel 3: Wenn man SharePoint als Plattform für einen Internet-Auftritt verwendet, benötigt man nur die Server-Lizenzen. Der anonyme (!) Zugriff auf die Website muss nicht über CALs abgedeckt werden. Sobald man einen Login (Named User) im Portal hat, landet man allerdings schon wieder in einer lizenztechnischen Grauzone.

Zusammenfassung

Der komplexe Sachverhalt der SharePoint-Lizenzierung wird auch in diesem Microsoft-Video sehr schön zusammengefasst.

Das Thema wird noch einmal deutlich komplizierter, wenn man die Cloud-Variante von SharePoint (innerhalb von Office 365) einbezieht. Hier existiert ein ganz anderes Lizenzmodell, das beim Vergleich der Server-Varianten aber außer Acht gelassen werden soll.

De facto ist es unmöglich, vor einem SharePoint-Projekt konkret zu sagen, welche Lizenzkosten anfallen werden – außer, dass es hohe Kosten sind. Selbst wenn ein Berater mühsam mit Ihnen ausgearbeitet hat, in welcher konkreten Konstellation Sie sich befinden, müssen Lizenzkosten im Zuge des Customer Price Sheet immer noch individuell verhandelt werden.

Und wie ist das, wenn Sie Ihr Intranet auf Confluence-Basis umsetzen wollen? Die Antwort auf diese Frage kann deutlich kompakter ausfallen.

Confluence-Lizenzkosten: Transparent und öffentlich

Bei der Lizenzierung von Confluence spielen zwei Faktoren eine Rolle: die maximale Anzahl der Nutzer und die Art Ihrer Organisation (kommerziell oder akademisch). Das war’s. Die konkrete Preisstaffelung können Sie in unserer Infothek einsehen.

Mit dem Kauf einer Erstlizenz erhalten Sie die Lizenz an sich sowie einen einjährigen Lizenz-Support durch den Hersteller Atlassian, der Sie zu Support-Anfragen, Software-Updates etc. berechtigt. Das Produkt ist nach Ablauf des einjährigen Lizenz-Supports weiter ohne Funktionsverlust nutzbar: Sie können mit Ihrer bestehenden Lizenz so lange uneingeschränkt arbeiten, wie Sie möchten.

Wenn Sie allerdings nach Ablauf des inkludierten einjährigen Support-Vertrags weiterhin von Updates, Sicherheits-Patches und Atlassian-Support profitieren möchten, ist eine Verlängerung des Supports erforderlich. Die Kosten für eine einjährige Verlängerung des Supportvertrags belaufen sich auf 50% des Lizenzpreises.

Der einzige Sonderfall ist Confluence Data Center. Für den Betrieb im Rechenzentrum bietet Atlassian eine geclusterte Lösung an: Das Data-Center-Deployment ist auf die Hochverfügbarkeit und instantane Skalierbarkeit geschäftkritischer Confluence-Installationen optimiert. Die Lizenzkosten für eine Data-Center-Instanz belaufen sich auf 24.000 USD pro 1.000 Nutzer und Jahr. Anders als Server-Lizenzen, laufen Data-Center-Lizenzen aus und müssen jährlich erneuert werden.

Mehr gibt es zur Lizenzierung von Atlassian Confluence nicht zu wissen. Und dieses transparente, einfache Preismodell gilt auch für alle Plugins und funktionalen Erweiterungen von Drittanbietern, die zum Aufbau eines Confluence-basierten Intranets erforderlich sind. Mit einem Taschenrechner haben Sie innerhalb weniger Minuten auf Heller und Pfennig raus, welche Lizenzkosten Sie einkalkulieren müssen.

Confluence selbst sowie die zahlreichen verifizierten Plugins können Sie wahlweise beim Hersteller selbst oder bei einem Atlassian-Partner wie uns erwerben.

Fazit

Wenn Sie uns anrufen und nach den Confluence-Lizenzkosten fragen, bekommen Sie direkt eine belastbare Antwort und eine Information, mit der Sie planen können. Es gibt kein individuelles Customer Price Sheet wie bei Microsoft, keine Preisverhandlungen, keine zweigleisige Lizenzierung für Server und Nutzer, keine Abnahmepflicht bei einem vom Hersteller bestimmten Reseller (auch wenn der Kauf von Atlassian-Lizenzen bei //SEIBERT/MEDIA viele Vorteile hat). Stattdessen bietet Atlassian konkrete Zahlen öffentlich an, und diese gelten auch für alle Kunden.

Unabhängig von der Software-Lösung an sich: Finden Sie, dass es ein guter Start für ein Intranet-Projekt ist, wenn schon die Lizenzierung ein Projekt für sich ist? Fällt es Ihnen leicht, Vertrauen zum System eines Herstellers zu gewinnen, der es nicht übers Herz bringen kann, den Wert, den er seiner Software beimisst, öffentlich zu beziffern? Mögen Sie den Gedanken, dass der Dienstleister eine Etage unter Ihnen für die gleiche Lösung möglicherweise nur ein Drittel der Lizenzkosten zahlt, während man Ihnen offenbar das Geld aus der Tasche zieht?

Ich nicht.

Weiterführende Infos

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