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Confluence bietet Vorlagen für Seiten, nicht aber für Bereiche
Wenn wir uns mit Kunden darüber unterhalten, welche Inhalte in Confluence gepflegt und wie diese strukturiert werden sollen, werden wir häufig mit einer Anforderung konfrontiert, die trivial klingt, sich mit Bordmitteln aber nicht umsetzen lässt: Es soll Vorlagen für Bereiche geben, auf die man beim Anlegen eines neuen Spaces zurückgreifen kann. Ein neuer Bereich soll einen vorgefertigten Satz an Seiten enthalten, oft mit spezifischen Inhalten oder sogar mit einer speziellen Informationsarchitektur.
Das Problem: Confluence bietet zahlreiche Vorlagen für Seiten an, nicht aber für Bereiche. Administratoren können zwar definieren, wer nach dem Erstellen eines neuen Bereichs standardmäßig darauf zugreifen darf (sog. Default Space Permissions), nicht aber, welche Seiten es in dem Space geben soll. Um die Funktion umzusetzen, muss man sich eines Workarounds bedienen.
Atlassian entwickelt das Copy Space Plugin nicht mehr weiter
Bis vor kurzem hat Atlassian selbst ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem sich das Feature abbilden ließ: Das Copy Space Plugin. Die Erweiterung machte ziemlich genau das, was der Name verspricht: Bereichsadministratoren konnten einen bestehenden Space samt aller Inhalte kopieren. Wählen konnten sie zudem, ob auch Kommentare, Anhänge und Labels mitkopiert werden sollten.
Damit ließen sich kinderleicht Bereichsvorlagen verwalten: Ein Bereich wurde so strukturiert, wie man sich das von einem neuen Standard-Space wünscht. Dieser Bereich wurde nicht für das Arbeiten in Confluence freigegeben und mit Inhalten befüllt, sondern stattdessen als Kopiervorlage verwendet. Immer, wenn ein neuer Space angelegt werden sollte, wurde der Vorlagen-Bereich einfach geklont. Idiotensicher und kinderleicht.
Doch leider wird das Plugin - trotz mehrerer Tausend Downloads und obwohl es in mehr als 3.500 Instanzen aktiv zum Einsatz kommt - von Atlassian seit der Confluence-Version 5.6. nicht mehr weiterentwickelt. Die letzte Confluence-Version, mit der die Erweiterung offiziell kompatibel ist, ist Confluence 5.5.7. Schade, denn das Plugin war kostenfrei und hat eine Lücke geschlossen, die aus Sicht vieler Anwender eine Standardfunktion darstellt. Wer die letzte im Atlassian Marketplace verfügbare JAR-Datei herunterlädt, kann das Plugin auch in einer neueren Confluence-Version installieren und sich darüber freuen, dass es noch immer funktioniert. Größere Unternehmen werden das jedoch mit Vorsicht genießen: Wer will seine Geschäftsprozesse schon auf einem Plugin aufbauen, das nicht mehr offiziell unterstützt wird?
Das Plugin Copy Page Tree löst das Problem
Doch nur weil Atlassian sein Copy Space Plugin in den Ruhestand geschickt hat, muss man auf Bereichsvorlagen nicht verzichten. Denn ein anderes Plugin kann die Funktion ebenfalls abbilden: Die Erweiterung Copy Page Tree der Kollegen von Artemis Software. Mit diesem Plugin lassen sich Seiten inklusive aller Unterseiten und sämtlicher Inhalte kopieren - und das bereichsübergreifend.
Auch hier muss man in einem beliebigen Space einen Seitenbaum pflegen, der nicht verändert werden soll und als Vorlage dienen kann. (In Zweifelsfall einfach die Schreibrechte auf den Seitenstrang entfernen). Nach dem Anlegen eines neuen Bereichs muss dieser Seitenstrang dann mithilfe des Plugins Copy Page Tree kopiert und eingefügt werden. Mit wenigen Klicks lässt sich so ein neuer Space mit einem Satz an Vorlagenseiten füllen.
Das Copy Page Tree Plugin ist zwar nicht kostenfrei, im Pricing aber sehr moderat: Für 100 User kostet die Erweiterung gerade mal 99 USD. Zudem lässt sie sich noch in vielen weiteren Anwendungsfällen sinnvoll einsetzen. Das Pflegen von Bereichsvorlagen gehört aber zweifelsohne zu den zentralen und besonders hilfreichen Nutzungsbeispielen.
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