In zwei kompakten Artikeln haben wir bereits gezeigt, welche Vorteile Portfolio for JIRA Produktmanagern und Entwicklungsmanagern in (Software-)Projekten bietet. Nun kommen wir zu einem weiteren Beteiligten, der von einem professionellen und systematischen Portfoliomanagement profitieren kann – dem Projektmanager.

Planung nach Meilensteinen

Ein Projektmanager muss Deadlines einhalten und Arbeiten folglich im Hinblick auf Meilensteine planen und koordinieren. Er braucht eine Möglichkeit, Arbeit in relevante Meilensteine zu bündeln, er muss nachverfolgen können, ob diese erreicht werden, und er muss die Auswirkungen verstehen können, mit denen zu rechnen ist, falls das nicht der Fall ist. In Portfolio for JIRA kann er Releases mit fixierten Start- und Endterminen aufsetzen, um die Meilensteine widerzuspiegeln, die erreicht und eingehalten werden sollen. Nehmen wir an, ein Projektmanager hat ein Backlog voller Epics, Stories und Milestones und möchte monatlich ein Release ausliefern.

Zunächst definiert er Releases mit festen Daten. Sobald die Objekte im Backlog beschätzt sind, plant Portfolio for JIRA diese automatisch in die fixen Zeitrahmen ein (Meilensteine). Das geschieht auf Basis der Priorisierungen. Portfolio for JIRA plant Arbeiten mit der höchsten Priorität zuerst und zeitgleich, dann berücksichtigt das System Abhängigkeiten (mehr dazu gleich), Verfügbarkeiten der Teammitglieder und Skill-Sets.

Abhängigkeiten managen

Wenn ein Projektmanager mehrere Teams und Projekte betreut, gibt es häufig Abhängigkeiten dahingehend, dass etwas erledigt werden muss, ehe etwas anderes begonnen werden kann. In Portfolio for JIRA ist es möglich, die Reihenfolge zu kontrollieren, in der Arbeiten auf der Roadmap geplant werden, indem man explizite Abhängigkeiten festlegt. Diese Abhängigkeiten stehen über Priorisierungen. Wenn also z.B. ein Arbeitsschritt mit höherer Priorität erfordert, dass zuvor ein Arbeitsschritt mit niedrigerer Priorität umgesetzt wird, plant Portfolio for JIRA das letztere Item trotz geringerer Prio zuerst ein.

Wenn man sich in der Initiativen-, Epic- oder Story-Ansicht befindet, können Abhängigkeiten durch die entsprechende Auswahl in den Ansichtseinstellungen in der grafischen Planung dargestellt werden. Besteht für ein Objekt eine Abhängigkeit, wird in der Planung das Ende des Balkens hervorgehoben, um diese Abhängigkeit zu indizieren. Erfordert ein Item, dass zuvor ein anderes erledigt wird, ehe die Arbeit daran beginnen kann, erscheint die Hervorhebung am Anfang des Balkens. Gibt es ausgehende Abhängigkeiten, sind diese am Ende des Balkens hervorgehoben.

Fortschritt hinsichtlich der Unternehmensziele nachverfolgen

Ein Projektmanager hat in der Regel ein höheres Level an Sichtbarkeit auf Projekte und Teams. Oft liegt es in seiner Verantwortung nachzuverfolgen, wie Ressourcen verwendet werden oder wie Zeit im Unternehmen genutzt wird. In Portfolio for JIRA kann er Themes aufsetzen und in diesem Rahmen den Fortschritt effektiv tracken, um sicherzustellen, dass die Organisation entsprechend ihrer Strategie agiert und dass alle Mitarbeiter auf dieselben Prioritäten ausgerichtet sind.

Themes kann man sich als unternehmensweite Fokusbereiche vorstellen, die grundsätzlich den strategischen Zielen der Organisation entsprechen. Sie beantworten die Fragen "Worin wollen wir in den nächsten sechs bis zwölf Monaten unsere Zeit investieren" und "Wie viel Zeit investieren wir in X im Vergleich zu Y?" Themes kategorisieren das Backlog durch strategische Fokusbereiche, Wertströme und Investitionskategorien und bilden für Stakeholder eine gute Möglichkeit zu sehen, inwiefern die investierte der geplanten Zeit entspricht.

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Weiterführende Infos

Portfolio for JIRA: Initiativen planen, managen und auswerten
Einführung in Portfolio for JIRA: Initiativen und Themes
Portfolio for JIRA: Business-Strategie und Realität des Tagesgeschäfts miteinander verknüpfen