Read in English.

Mein Kollege und Atlassian-Consultant Adil Nasri hat 2015 seine Bachelor-Arbeit zum Thema "Funktionale Anforderungen an Wiki-Systeme für den Einsatz als Intranet am Beispiel von Confluence" ausgearbeitet und in diesem Rahmen eine wissenschaftliche Untersuchung der Anforderungen an Intranet-Systeme durchgeführt, an der 208 Personen mit vollständig ausgefüllten Fragebögen teilgenommen haben. Davon arbeiten 61,1% im Unternehmen mit Confluence-basierten Intranets, 38,9% verwenden andere technische Plattformen. Die Kontakte wurden von //SEIBERT/MEDIA zur Verfügung gestellt.

Dabei ist er der zentralen Frage nachgegangen, ob Wikis wie Intranets in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden und sich als zentrale Zugangsplattform für Mitarbeiter in Unternehmen eignen. Die folgenden Fragen beantwortet Adil in seiner Arbeit auf Basis empirischer Daten: Was machen Unternehmen in ihren Intranets? Was sind grundsätzliche Anforderungen? Was sind wichtige Funktionen, die oftmals vermisst werden? Und gibt es Möglichkeiten, diese Funktionen mit heute vorhandenen Mitteln zu verwirklichen?

Anwendungsfälle für Intranets

Zunächst hat mein Kollege nach verbreiteten Use-Cases für bestehende Intranet-Plattformen gefragt. Dies sind die häufigsten inhaltlichen Anwendungsfälle:

• Dokumentation von Fachwissen - 86,5%
• Unternehmensspezifische Nachrichten - 80,7%
• Datei- und Dokumentenablage - 72%
• Mitarbeiterverzeichnis / Telefonbuch - 67,6%
• Weiterbildungen - 47,8%
• Interne Stellenausschreibungen - 43%
• Speiseplan / Kantinenplan - 41,5%
• Expertendatenbank - 39,6%
• Kurznachrichten / Microblog - 34,3%
• Branchenspezifische Nachrichten - 31,4%

Generelle Anforderungen an Intranets

Anschließend wurde durch offene, ungestützte Fragen ermittelt, welche drei Funktionen in jedem Intranet zur Verfügung stehen sollten. Die insgesamt 543 Angaben hat Adil in Antwortkategorien zusammengefasst. Dies sind fünf am häufigsten genannten Antwortgruppen, die die grundsätzlichen Anforderungen an Intranets widerspiegeln:

• Social Features: Funktionen, die eine personalisierte Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen bzw. beinhalten, also die gemeinsame Bearbeitung von Inhalten, die Kommentierung dieser Inhalte, das Erhalten automatischer Benachrichtigungen bei Änderungen etc.
• Wissensmanagement: Bereitstellung von Wissen in Form von Handbüchern, Prozessabläufen usw.
• Volltextsuche: Suchmöglichkeit über alle Intranet-Inhalte hinweg
• Nachrichten: relevante Unternehmens-News, Ankündigungen etc.
• Mitarbeiterverzeichnis: detailliertes Nutzerverzeichnis mit Telefonnummern, Fotos u.ä.

Tatsächlich bestehende Anforderungen

Schließlich hat die Umfrage erfasst, welche Funktionen in den Intranets der Teilnehmer vorhanden bzw. nicht vorhanden sind und als wie wichtig diese Features jeweils angesehen werden. Dazu hat Adil einzelne Anforderungen in mehrere funktionale Kategorien gruppiert (Content, Social, Usability und Nutzererlebnis, Rechteverwaltung) und über einen Algorithmus aktuell tatsächlich bestehende Anforderungen an Intranets ermittelt.

Dies sind die Ergebnisse für Teilnehmer, in deren Unternehmen Confluence-basierte Intranet-Systeme eingesetzt werden:

• Mehrsprachigkeit (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• E-Forms, z.B. für Urlaubsanträge (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• E-Learning (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• Expertensuche (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• Mitarbeiterverzeichnis inkl. Telefonbuch (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• Mobile Umsetzung (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• Verfeinerung von Suchergebnissen anhand von Filtern (Kategorie Usability und Nutzererlebnis)
• Veranstaltungskalender (Kategorie Content)
• Schwarzes Brett (Kategorie Social)
• Personalisierte Inhalte und Rollenbasierung (Kategorie Rechteverwaltung)

In seiner Analyse hat Adil also festgestellt, dass für Confluence-Intranets zehn konkrete Anforderungen bestehen. Und wie steht es mit Intranets, die mit anderen Technologien umgesetzt sind?

Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass für Nicht-Confluence-Intranets deutlich mehr Anforderungen bestehen. Im Hinblick auf die Kategorie "Usability und Nutzererlebnis" sind die Bedürfnisse weitgehend deckungsgleich. In anderen Kategorien betreffen die Anforderungen zumeist Funktionen, die Confluence nativ bereits anbietet, beispielsweise In-App-Benachrichtigungen, E-Mail-Benachrichtigungen, @-Mentions, Kommentarfunktion, Versionierung von Inhalten, Inhaltsvorlagen und andere. Insgesamt gehen aus den Umfragedaten 22 Erfordernisse für Nicht-Confluence-Intranets hervor.

Umsetzbarkeit der Anforderungen an Confluence-Intranets

Inwiefern sind die Anforderungen speziell an Confluence-basierte Intranets nun mit verfügbaren Lösungen erfüllbar? Tatsächlich können fast alle direkt umgesetzt werden.

Personalisierte Inhalte: Content nutzerbezogen auszustrahlen (z.B. nach Unternehmensstandort, Sprache, Abteilung eines Anwenders), ist keine native Confluence-Funktion. Die von //SEIBERT/MEDIA entwickelten Erweiterungen Custom User Profile und Blog Highlights schließen diese Lücke und erlauben es, Inhalte passgenau nach beliebigen Profilmerkmalen anzubieten.

E-Forms: Formulare für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle können mithilfe des Add-ons Easy Forms in Confluence-Intranets integriert werden, das auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung steht.

E-Learning: Um elektronisches Lernen in ein Confluence-Intranet zu integrieren, bietet der Hersteller EduBrite die Erweiterung Gilly. Mit ihr können flexible Trainings, Assessments und ähnliche interaktive Formate aufgesetzt werden.

Mitarbeiterverzeichnis und Expertensuche: Die Standardprofile in Confluence lassen sich nicht erweitern. Doch auch diese beiden eng miteinander verknüpften Anforderungen können über das oben benannte Plugin Custom User Profile realisiert werden. Profile lassen sich somit um beliebige Felder erweitern, wobei die Möglichkeit besteht, Pflichtfelder zu definieren. Kollegen können nach spezifischen Suchkriterien und Profilmerkmalen gesucht werden, beispielsweise also auch nach Expertise, Projekterfahrung oder Abteilung eines Mitarbeiters.

Verfeinerung der Suchergebnisse anhand von Filtern: Diese ermittelte Anforderung ist in Confluence eigentlich nativ umgesetzt und zudem sehr mächtig. Um die Möglichkeiten voll auszunutzen, ist es allerdings nötig, bei der Inhaltserstellung auch möglichst systematisch im Hinblick auf die Wiederauffindbarkeit zu arbeiten, etwa durch aussagefähige Seitentitel, Kontextualisierung mittels Tags usw. Hier ist also nicht die Funktion selbst, sondern das Nutzerverhalten der kritische Faktor.

Schwarzes Brett: Dieser spezielle Anwendungsfall ist tatsächlich durch keine aktuell erhältliche Erweiterung explizit abgedeckt. Es gibt verschiedene Lösungen für Community-Foren, die eine ähnliche Funktion wie ein Schwarzes Brett übernehmen können, und über entsprechende Anpassungen am Seiten-Layout und weitere Konfigurationsmaßnahmen lassen sich prinzipiell individuelle Lösungen schaffen.

Veranstaltungskalender: Das ebenfalls von //SEIBERT/MEDIA entwickelte Plugin Easy Events erfüllt diese Anforderung. Mit ihm lassen sich Event-Seiten anlegen, auf denen Nutzer sich für Veranstaltungen per Klick anmelden können und die sich auch in einer Veranstaltungsübersicht ausstrahlen lassen.

Mehrsprachigkeit: Diese Anforderung vieler internationaler Unternehmen kann Confluence nur bedingt Rechnung tragen. Mithilfe der Custom-User-Profile-Erweiterung und des //SEIBERT/MEDIA-Plugins Navigation Menu Editor ist es möglich, die Systemsprache je nach Nutzer anzupassen und auch die Intranet-Navigation sowie einige eher statische Inhalte in unterschiedlichen Sprachen für unterschiedliche Nutzergruppen auszustrahlen. Es gibt jedoch derzeit keine Lösung am Markt, um auch organischen, nutzergenerierten Content automatisiert (inline) zu übersetzen.

Mobile Umsetzung: Hinsichtlich der Mobile-Fähigkeit hinkt Confluence einigen alternativen Lösungen in der Tat etwas hinterher. Stand heute existiert keine native mobile App, und die Oberfläche ist auch nicht in dem Maße responsiv, dass sie auf Smartphones reibungslose Nutzererlebnisse und Zugriff auf alle wichtigen Funktionen gewährleisten würde. Dieser Herausforderung ist Atlassian sich bewusst und arbeitet unseres Wissens an einer Lösung.

Es zeigt sich, dass die bestehenden Anforderungen, die Adil in seiner Arbeit identifiziert hat, weitgehend entweder mithilfe von Plugins, mit Bordmitteln oder durch ein disziplinierteres Nutzerverhalten mit geringem Aufwand erfüllt werden können. (Die genannten //SEIBERT/MEDIA-Plugins sind in unserer Social-Intranet-Suite Linchpin übrigens direkt schon enthalten.)

Lediglich für die Herausforderungen Inline-Übersetzungen und vollumfängliche mobile Nutzung gibt der Confluence-spezifische Markt bislang keine Lösungen her - wobei schwer davon auszugehen ist, dass sich beim Thema Mobile kurz- bis mittelfristig etwas tun wird.

Adil kommt zu dem Schluss, dass sich Confluence auf jeden Fall als Basisplattform für ein professionelles, ausgereiftes Intranet eignet und die allermeisten Anforderungen an ein solches System nativ oder aus dem angeschlossenen Plugin-Ökosystem heraus erfüllen kann. Danke fürs Teilen dieser Daten und Überlegungen! 🙂

Weiterführende Infos

Social Intranet mit Confluence – die Linchpin-Website
Linchpin: Das Trailervideo und die Möglichkeiten in 150 Sekunden
Die Zukunft von Linchpin im Jahr 2016
Beispiele erfolgreich umgesetzter Linchpin-Implementierungen
Differenzierung zwischen Confluence und Linchpin: Warum man Confluence für ein Intranet braucht

Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren