Raus aus der E-Mail, rein in das Intranet!

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Im Gegensatz zur E-Mail ermöglicht das Intranet nachhaltige Informationen, die Bewahrung von Kontext und den gezielten Einsatz sowohl synchroner als auch asynchroner Kommunikation.

Die E-Mail war eine der ersten Formen der elektronischen Kommunikation in Unternehmen. Die erste E-Mail in Deutschland überhaupt erhielt Michael Rotert von der Universität Karlsruhe aus Cambridge (Massachusetts) im August 1984.1 Die Übermittlung dauerte damals noch einen Tag. Selbst nach der Jahrtausendwende gab es noch Unternehmen, deren Mail-Server nur gelegentlich E-Mail verschickten oder empfingen.

Raus aus der Email, rein ins Intranet!

Inzwischen benutzt nahezu jedes Unternehmen E-Mails. Und manche Mitarbeiter schauen im Minutentakt, ob sie neue Nachrichten im Posteingang haben. Ein großer Vorteil von E-Mail ist dabei einerseits die Einfachheit (Empfänger, Betreff, Text – und ab damit). Andererseits ist es genau das Medium, über das jedes Unternehmen verfügt. Damit ist die E-Mail das überall verfügbare Medium, um jemandem in einem anderen Unternehmen eine Nachricht zu schicken. Auch innerhalb von Unternehmen wird die E-Mail immer noch lebhaft genutzt, obwohl ein Unternehmen durchaus entscheiden könnte, andere Medien für den internen Gebrauch einzusetzen.

Doch die Kritik an E-Mail wächst:

Meanwhile, email has become a black hole. People don’t respond–or they take forever to respond (which is sort of the same thing). A discussion starts nesting into multiple threads with multiple people and no one can make any sense of it anymore. […] We spend hours per week trying to get rid of unimportant messages.

(John Brandon: Why Email Will Be Obsolete by 2020)

Gründe gegen die E-Mail gibt es also zahlreiche:

  • Bei E-Mails entscheidet der Absender, dass der Empfänger die Nachricht bearbeiten muss („Da! Jetzt ist die Nachricht in deinem Posteingang, tue etwas damit!“).
  • Der Absender suggeriert mit seiner Wortwahl die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Nachricht für den Empfänger.
  • Die E-Mail, eigentlich ein asynchrones Kommunikationsmedium, wird synchron genutzt („Warum antwortest du nicht auf meine E-Mail, die ich dir vor 5 Minuten geschickt habe?“).
  • Über mehrere Empfänger (inklusive CC-Empfänger) und mehrere Antworten hinweg sind Gespräche und fachliche Diskussionen nicht mehr nachvollziehbar.
  • Anstelle einer persönlichen Kommunikation wird die E-Mail für die Massenkommunikation genutzt, über deren Inhalt der Absender entscheidet (s.o.).
  • Angehängte Dokumente (Word, Excel etc.) werden für Zusammenarbeit genutzt, obwohl bereits bei zwei Beteiligten (ein Absender und ein Empfänger) und mehreren Nachrichten schnell unklar ist, wie der aktuelle Stand eines Dokuments ist.
  • Neue Teilnehmer können die Konversation nicht nachvollziehen und müssen erst langwierig „auf Stand“ gebracht werden. Doch wer macht das schon?
  • In einer E-Mail steht nicht, wann die Adressaten für ein Meeting Zeit haben – dennoch nutzen Mitarbeiter E-Mails zur Terminfindung.
  • Die E-Mail ist ein Wissensgrab, denn die Mails landen nur in den Postfächern einzelner Mitarbeiter. Was in den E-Mails steht, ist für das Unternehmen verloren.

Gleichzeitig wachsen die Verbreitung von Intranets und die Möglichkeiten von Intranets. Das IT-Dienstleistungsunternehmen Atos mit mehr als 70.000 Mitarbeitern ist der Überzeugung, dass die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel für Unternehmen und die Geschäftswelt schon bald an Bedeutung verlieren wird. Deswegen arbeitet Atos schon seit längerem an einer „Zero Email“-Diät:

Wir bei Atos haben uns das Ziel gesetzt, die interne E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitarbeitern vollständig durch optimierte Anwendungen aus den Bereichen Kommunikation und Kooperation sowie durch soziale Medien zu ersetzen.

(Atos: Über uns – Zero Email)

Die grundsätzliche Problematik der E-Mail liegt darin, dass sie nichts anderes als ein elektronischer Brief ist. Wikipedia formuliert es so:

Die (auch das) E-Mail ([…], kurz Mail; engl. electronic mail für „elektronische Post“ oder E-Post) ist zum einen ein System zur Computer-basierten Verwaltung von briefähnlichen Nachrichten und deren Übertragung über Computernetzwerke, insbesondere über das Internet.

Über viele Jahre hinweg gab es als elektronisches Medium nur die E-Mail, und andere Medien waren lange Zeit viel zu umständlich oder unzuverlässig. Deswegen benutzten Mitarbeiter E-Mails für alles Mögliche.

Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.

Mittlerweile gibt es jedoch eine Vielzahl an nützlichen Werkzeugen im Intranet wie beispielsweise die folgenden:

  • Blogs
  • Kollaborationsplattformen
  • Communities
  • Social Networks
  • Microblogs (wie Yammer oder Microblogging for Confluence)
  • Messenger-/Chatgruppen (wie Hipchat oder Slack)
  • Direktnachrichten (wie Hipchat, Slack, Skype for Business)
  • Voice/Voice over IP (wie Hipchat, Skype for Business)
  • Videokommunikation (wie Hipchat, Skype for Business)

Mit der Zahl der Werkzeuge steigt zwar die Zahl der Möglichkeiten, aus denen Mitarbeiter auswählen können. Doch jedes Werkzeug hat seine Vorteile. Je nach Kontext (synchron/asynchron, nachhaltig/flüchtig) kann der Mitarbeiter das optimale Werkzeug einsetzen, um den größtmöglichen Nutzen für sich, seine Kollegen und das Unternehmen zu erzielen.

Michael Sliwinsky spricht von der Pyramid of Communication:

  • The Foundation—Level 1: Asynchronous communication with Nozbe and Github
  • Moving to 2nd Level: More Synchronous, faster communication: Slack Channels
  • 3rd Level—Direct Messages through Slack, iMessage or other Chat clients
  • 4th Level—Voice over Skype or FaceTime Audio (or phone 🙂
  • 5th Level—Video communication at high bandwidth (Skype Video)

Die Informationen sind in asynchronen und (teil-)öffentlichen Medien wie Blogs, Kollaborations-Tools oder Communities wesentlich nachhaltiger als in E-Mails. Auch nach Monaten steht die Information noch zur Verfügung und kann inzwischen gut wiedergefunden werden. Vor allem jedoch steht die Information nicht nur den Mail-Teilnehmern, sondern allen Mitarbeitern zu Verfügung.

Nur wenn die Informationen im Intranet sind, haben andere Mitarbeiter auch die Möglichkeit, im Rahmen von Serendipität darauf zu stoßen:

Der Begriff Serendipität (englisch serendipity), gelegentlich auch Serendipity-Prinzip oder Serendipitätsprinzip, bezeichnet eine zufällige Beobachtung von etwas ursprünglich nicht Gesuchtem, das sich als neue und überraschende Entdeckung erweist.

Über Vernetzungen im Intranet (beispielsweise mit Mitarbeitern, die ähnliche Themen bearbeiten) gelingt es, auf Inhalte zu stoßen, die andernfalls verborgen bleiben. Zusätzlich ist zu den Inhalten im Intranet auch ein Kontext vorhanden (beispielsweise über das Thema einer Community), während der Betreff einer E-Mail oft bereits nach der dritten oder vierten Antwort nicht mehr den Inhalt der Kommunikation widerspiegelt.

Ein Intranet ermöglicht es im Gegensatz zur E-Mail, sämtliche Informationen aktuell und an einem Platz zu haben (wie sämtliche Beiträge, Kommentare, Dokumente, Termine, Aufgaben). Aber auch bei den eher synchronen Kommunikationsmedien wie Chat oder Videokommunikation ermöglichen es aktuelle Werkzeuge, einen besseren Kontext herzustellen. Zunehmend können dort beispielsweise direkt Dokumente nicht nur verlinkt, sondern auch mit einer Voransicht angezeigt oder sogar direkt bearbeitet werden – wobei jeder Teilnehmer denselben und aktuellen Inhalt sieht beziehungsweise bearbeitet.

Quellen und Lesetipps:

Im Übrigen bin ich der Meinung, dass der Emailbindestrich zerstört werden muss.


  1. Michael Rotert von der Universität Karlsruhe (TH) empfing unter seiner Adresse „rotert@germany“ eine Grußbotschaft von Laura Breeden („breeden@scnet-sh.arpa“) an der US-amerikanischen Plattform CSNET aus Cambridge (Massachusetts) zur elektronischen Kommunikation von Wissenschaftlern, die einen Tag zuvor (am 2. August 1984, 12:21 Uhr) abgeschickt worden war.“ (Seite „E-Mail“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie.)  ?

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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