Wem gehört das Intranet?

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Seitdem das Intranet seinen Siegeszug begann und damit die Begehrlichkeiten der verschiedenen Abteilungen und Bereiche im Unternehmen weckte, war schnell klar: Wem das Intranet gehörte, der bestimmte über Struktur und Inhalte des Intranets. Doch wem gehört das Intranet?

Nach den Anfängen, die zumeist sehr organisch und teilweise auch chaotisch waren, sollte das Intranet im Unternehmen geplant, strukturiert, verwaltet werden. Vor einigen Jahren stellte sich damit die Frage nach der Governance. In der Wikipedia heißt es:

Governance (von französisch gouverner, „verwalten, leiten, erziehen“, aus lateinisch gubernare; […] Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet

(Hervorhebungen von mir.)

Intranet-Systeme waren bis vor wenigen Jahren umständlich zu bedienen, erforderten einen großen Implementierungs- und Wartungsaufwand und waren schlicht teuer. In vielen Unternehmen übernahm die Unternehmenskommunikation die Planung, Verwaltung und Leitung des Intranets. Das Intranet wurde für die Unternehmenskommunikation immer wichtiger, und die Unternehmenskommunikation verfügte über das nötige Budget. Damit war auch klar, dass das Intranet der Unternehmenskommunikation gehörte.

Wer bezahlt, bestellt. – Altes Sprichwort

In anderen Unternehmen war es weiterhin die IT, oder es war die Personalabteilung (HR), der das Intranet „gehörte“.

James Robertson identifizierte 2004 vier Optionen, die sich mit meiner Einschätzung für die Zeit bis 2010 decken:

Option 1: IT
Option 2: Communications
Option 3: Human resources
Option 4: IM (information management) or KM (knowledge management)

Teilweise wurden die Kosten über ein Umlageverfahren auf die verschiedenen Abteilungen mit teilweise immens komplizierten Formeln umgelegt (mit Faktoren wie Anzahl der Mitarbeiter, Anzahl der Seiten im Intranet, Verwaltungskosten für die Administration je Benutzer und Seite), doch meistens „behielt“ die Unternehmenskommunikation das Intranet. Andererseits stellten andere Abteilungen immer öfter den Anspruch, sowohl das Intranet zu nutzen (also z.B. Inhalte einzustellen) als auch über die Funktionen des Intranets mitzubestimmen. Gab es beispielsweise eine „Orga-Abteilung“, so beanspruchte sie nicht selten, dass das Intranet die Fähigkeit zur Verwaltung von Dokumentationen habe.

Meistens führte das dazu, dass bei Intranet-Relaunchs die verschiedenen Anspruchssteller („Stakeholder„) ihre Vertreter in der Projektgruppe und vor allem im Lenkungsausschuss hatten. Im Projekt wurde dann über die Funktionen und Fähigkeiten des Intranets und auch über das Umlageverfahren für die nächsten Jahre bestimmt. Wer hier entsprechend (über Budget oder politische Einflussnahme) die Weichen stellte, hatte bis zum nächsten Relaunch seine Interessen gesichert.

Oft wurde dann aber auch klar, dass im laufenden Betrieb immer wieder Fragen und neue Anforderungen hochkamen, die sowohl die Inhalte und die Struktur als auch die Infrastruktur und die Funktionen des Intranets betrafen. Früher oder später gab es dann einen „Intranet-Lenkungskreis“, der sich mehr oder weniger regelmäßig traf und über Änderungen entschied. Auch in diesem ständigen Intranet-Lenkungskreis gab es meistens eine Konkurrenz zwischen den entsendenden Abteilungen, was immer wieder auch zu politischen Fraktionen führte. Nicht selten bestand die Ursache darin, dass das Intranet immer noch einem Unternehmensbereich (beispielsweise der Unternehmenskommunikation) gehörte.

Um von ständigen Einzelfallentscheidungen und den jeweiligen politischen Reibungen wegzukommen und um die Administration und den Aufwand verringern, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, eine Art „Intranet-Verfassung“, eine Intranet Governance, festzulegen:

Simply put, governance defines an intranet’s ownership and management model and structure including the:

  • Management team
  • Roles & responsibilities of contributors
  • Decision making process
  • Policies & standards

(Intranet Governance: Ownership, Management & Policy )

Toby Ward sieht die Notwendigkeit für eine Intranet Governance in eben genau jenen „Politics“, die zu ständigen Reibereien führen:

Politics will kill your intranet. Without a well defined governance model (and should your intranet survive the naturally occurring politics of competing priorities amongst various stakeholders – communications, IT, human resources, various business units, etc.) then the value the intranet or portal delivers will be severely hampered.

Er unterscheidet vier Governance-Modelle:

  • Decentralized (no single owner; do-what-you-like)
  • Centralized a single owner or department controls it all; highly bureaucratic; common in small organizations)
  • Collaborative (shared ownership via committee)
  • Hybrid, centralized (single owner, with collaborative accountability, decentralized content ownership)

Das erste Modell existiert mittlerweile in kaum einem Unternehmen mehr, die anderen drei sind noch weit verbreitet.

Jane McConnell, bekannt für ihren jährlichen Report (früher Intranet, dann Digital Workplace, jetzt „The Organization in the Digital Age“), identifiziert fünf Modelle:

  1. Single-owner – usually Communication or IT, but sometimes HR or Marketing. No reference to stakeholders in these responses.
  2. Co-owned – almost always Communication and IT. Ditto re stakeholders: no mention of them.
  3. Triangle – 2 owners with one major stakeholder (e.g. Communication, IT, with HR as “the major stakeholder”). The reference to “a major stakeholder” suggests to me that this stakeholder is as important as the owners, in the minds of the intranet teams
  4. Single or co-owned, but strong importance given to multiple stakeholders (the businesses, for example). This feels quite different from the previous response because there’s a sense of “we the team are working for many other managers”.
  5. Informal committee, informal joint ownership – agreement-based, consensus-driven, no strong sense of ownership or territory

(Intranet ownership: 5 “mental models”)

Letztendlich sind es diese verbreiteten Modelle der Intranet Ownership:

  • Zentral durch eine Organisationseinheit (oder wenige Organisationseinheiten)
  • Zentral mit delegierter Verantwortung (geregelt in einer Intranet Governance)
  • Kollaborativ durch mehrere Organisationseinheiten
  • Kollaborativ mit delegierter Verantwortung (geregelt in einer Intranet Governance)

McConnell erwähnte jedoch bereits 2009, als noch kaum die Rede vom „Digital Workplace“ war, die „Stakeholder“. Je weiter verbreitet das Intranet im Unternehmen ist, desto mehr Interessengruppen und Anspruchsgruppen gibt es. Tatsächlich sind dies in vielen Unternehmen nahezu alle Mitarbeiter. Selbst Unternehmen mit Mitarbeitern „in der Produktion“ versuchen, diese in die Infrastruktur mit einzubeziehen.

Der Gedanke der Stakeholder führt zur Überlegung, diese nicht nur als Ausführende und Nutzer zu sehen, sondern als diejenigen, die auch über Akzeptanz und Nutzung entscheiden.

Tim Eisenhauer benutzt nicht den Begriff „Stakeholder“, sondern verwendet „Community Members“, die gemeinsam das Intranet „besitzen“ sollten:

Instead, it’s often more effective to use a collaborative model, based on the concept of shared ownership between community members.

(Intranet Governance – What is it? Who are the players? Best practices?)

Zunehmend gibt es die Tendenz in Unternehmen, den vielfältigen Einsätzen und Verwendungen des Intranets dadurch Rechnung zu tragen, das Intranet (oder den Digital Workplace) einer Institution zu übertragen. Das kann beispielsweise ein ständiges Gremium wie ein Steering Committee mit Vertretern aus verschiedenen Interessengruppen (wie dem Betriebsrat oder den Außendienstmitarbeitern) oder auch eine neue eigenständige Organisationseinheit sein. Dort wird das Intranet (und auch mit einem eigenständigen Budget) verantwortet.

Ziel sollte es sein, dass das Intranet nicht einer einzelnen Organisationseinheit oder einer Gruppe von Organisationseinheiten gehört, sondern den Anspruchsgruppen, die gemeinsam das Intranet steuern und verwalten:

  • Kollaborativ durch mehrere Stakeholder

Wichtig ist dabei, dass es eine Governance gibt, die Verantwortlichkeiten, Rollen, Prozesse, Regeln und Standards festlegt.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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