Komponenten eines Intranet-Projekts

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Viele Unternehmen sehen ihr Intranet immer noch als etwas, das installiert wird. Eine neue Software eben, die von den Mitarbeitern benutzt werden soll. Also erstellt der Intranet-Projektleiter für den Relaunch ein Pflichtenheft, legt Funktionen und Meilensteine fest. Dann wird Software auf die Anforderungen hin geprüft und abgehakt (oder nicht). Aufgrund einer Entscheidungstabelle fällt die Entscheidung für eine Software, die installiert wird. Dann noch schnell eine Schulung. Fertig. Ein klassisches Software-Projekt eben.

Doch in der Wirklichkeit ist ein Intranet keine Software, sondern ein Betriebssystem für Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Komponenten. Und im Zentrum all dieser Komponenten stehen die wahren Eigentümer eines Intranets: die Mitarbeiter. Es geht um einen Paradigmenwechsel von vorbestimmten eindeutigen Abläufen und Ergebnissen hin zu einem gemeinsamen Erarbeiten von Ergebnissen. Genau dabei hilft die klassische Sichtweise auf Projekte nicht. In dieser wird alles vorherbestimmt: Anfang und Ende, durchzuführende Tätigkeiten, benötigte Ressourcen, das Ziel oder die Ziele ("zielgerichtetes Vorhaben"), und es handelt sich um etwas Einmaliges. Wenn das Einmalige abgearbeitet wird, dann sind alle glücklich und zufrieden und wenden sich wieder ihrem Tagesgeschäft zu. Bis in ein paar Jahren jemand ein neues Intranet-Projekt definiert.

Doch die Realität sieht in Unternehmen meist anders aus: Das Projekt läuft nicht wochen-, sondern monatelang, die Umwelt ändert sich schneller als dass der Projektlenkungskreis über die Anträge des Projektleiters beraten und vor allem entscheiden könnte. Nach einem Jahr ist das Budget weit überschritten und alle Projektmitglieder, der Projektleiter, der Lenkungskreis und der Vorstand wollen vor allem eines: dass der Albtraum ein Ende hat.

Intranets sollen keine Dokumentengräber sondern Abbilder eines lebendigen Unternehmens sein, in dem es ständig Bewegung gibt. Zentralistische Abstimmungs- und Steuerungsprozesse bereits in der Planung und später im Alltag können damit nicht Schritt halten.

Ein flexiblerer Ansatz mit mehreren Komponenten berücksichtigt ständig auflaufende Erkenntnisse und sorgt für die Gewinnung dieser Erkenntnisse. Um dem Paradigmenwechsel gerecht zu werden, sollten sich alle Beteiligten eines vergegenwärtigen:

Gemeinsam irren, gemeinsam lernen.

Wenn sich die Umwelt ändert oder sich jemand geirrt hat, dann ist das kein Versagen, sondern ein Lernschritt. Betrachten Sie die Planung für ein neues Intranet nicht als eine Sammlung von Gesetzen, die Sie umsetzen müssen, sondern als eine Sammlung von Hypothesen, die Sie aufstellen und überprüfen müssen.

1. Know-how

Bauen Sie zu Beginn und auch später ständig Know-how auf. Beginnen Sie ruhig bei einer überschaubaren Aufgabenstellung, wo es das Unternehmen (oder die Geschäftseinheit) "drückt". Ein Kernteam von Interessierten und Engagierten sichert ein Basisverständnis durch Lesen, Lernen und Vernetzen. In den ersten Schritten geht es vor allem um Ausprobieren und Selber-Machen.

Möglicherweise haben Sie bereits einen kleinen Anwendungsfall, bei dem es um wenige Betroffene und um kein Riesenbudget geht. Nutzen Sie solche Anwendungsfälle zum Lernen, um im zweiten Schritt das Management (oder weitere Mitglieder des Managements) zu gewinnen.

2. Management

Ab einer gewissen Größe geht es nicht ohne die Unterstützung des Managements. Das gilt gerade für heutige Intranets, da eine größere Vernetzung und Zusammenarbeit auch über Grenzen von Organisationseinheiten angestrebt werden sollte. Jede Initiative benötigt Sponsoren, die Veränderungen für das Unternehmen vorantreiben wollen. Führen Sie "Willige" in Ihre Initiative ein und vermitteln Sie ihnen ein Gefühl dafür.

Involvieren Sie dabei nicht nur Management aus einem einzelnen Bereich. Versuchen Sie, Interessenten aus verschiedenen Bereichen zu finden und zu begeistern.

3. Vision

Vielleicht haben Sie schon für sich persönlich eine Vision vor Augen, wie das Unternehmen (oder auch nur Ihr Bereich) in zwei oder drei Jahren sein, wie es "anders" agieren und arbeiten soll. Überlegen Sie gemeinsam mit dem Management, wie diese Vision aussehen könnte. Ein halbtägiger oder sogar ganztägiger Workshop beispielsweise kann dabei helfen, sich darüber klar zu werden und eine Vision wie diese zu entwickeln.

Vision ist eine selbstorganisierte Belegschaft, wo sich Mitarbeitende mit ergänzenden Fähigkeiten finden und die Informationsflüsse den Informationsbedürfnissen der Mitarbeitenden wie von Zauberhand anpassen.

(Jan Westerbarkey, Geschäftsführer Westaflex)

4. Strategie

Nachdem Sie sich über Ihre Vision Klarheit verschafft haben, sollten Sie über eine Strategie nachdenken:

  • Überprüfen und analysieren Sie die Situation in Ihrem Unternehmen (beispielsweise mit einer SWOT-Analyse).
  • Definieren grundlegende Zielsetzungen, die Sie Ihrer Vision näherbringen.
  • Ermitteln Sie Betroffene und Beteiligte und machen Sie Betroffene zu Beteiligten. (Überlegen Sie auch, welche externen Stakeholder Sie eventuell einbinden können.)
  • Ermitteln Sie einen groben Rahmen zur Zeitplanung, Kostenplanung und Evaluierung.

5. Messungen

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihren Fortschritt messen und dokumentieren wollen. Ermitteln Sie Indikatoren (Key Performance Indicator) wie Mitarbeiterzufriedenheit oder -engagement.

Dabei können einerseits reine Zahlen (beispielsweise Anzahl der Kommentare je Blogartikel) und andererseits auch Umfragen helfen. Nehmen Sie eine "Nullmessung" vor, bevor Sie mit einem Intranet oder größeren Änderungen starten, und prüfen Sie im Zeitverlauf, welche Änderungen sich zeigen.

6. Engagement

Nehmen Sie sich zu Beginn zwei oder drei Anwendungsfälle vor, die Sie in wenigen Wochen mit relativ wenig Schwierigkeiten (und Widerstand) umsetzen können. Lernen Sie bei der Umsetzung und halten Sie nicht sklavisch am einmal gesetzten Ziel fest. Möglicherweise lernen Sie Dinge über Ihr Unternehmen, seine Prozesse und seine Mitarbeiter, die Sie umdenken lassen.

Benutzen Sie diese Anwendungsfälle nicht nur, um daraus zu lernen, sondern auch, um die Reaktionen und die Haltungen im Unternehmen besser einschätzen zu können. Seien Sie auch später immer auf der Suche nach Anwendungsfällen, die bereits mit geringem Aufwand einen hohen Nutzen bei einigen Mitarbeitern erzielen.

7. Markbeobachtung und Vernetzung

Beobachten Sie ständig die Aktivitäten und Entwicklungen im Markt für Intranets und den Digital Workplace. Beschränken Sie sich dabei nicht nur auf genau Ihre Branche, sondern achten Sie auf Aktivitäten und Initiativen, deren Unternehmen vielleicht nur in Teilbereichen oder ungewohnten Aspekten mit dem Ihren zu vergleichen sind. Meist hängen Probleme und Lösungen beim Intranet weniger von Kriterien wie der Branche oder der Größe ab, sondern von Faktoren wie Anzahl und Verteilung der Standorte, Unternehmenskultur und Internationalität.

Kopieren Sie nicht einfach das, was andere machen. Nur weil die Konkurrenz in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich war, gilt das noch lange nicht für Sie. Ziehen Sie sich aber auch nicht auf vermeintlich einfache Rezepte zurück, die in der Vergangenheit immer funktioniert haben. Weder das gedankenlose Nachahmen der Konkurrenz, noch das euphorische Schwenken von Fähnchen sind geeignete Rezepte. 🙂

Zur Marktbeobachtung gehört auch, dass Sie sich mit Mitarbeitern anderer Unternehmen vernetzen und aus deren Initiativen mit Erfolgen und Fehlern lernen. Schließen Sie sich einem Intranet-Arbeitskreis an.

8. Kapazitäten

Identifizieren Sie Mitarbeiter und Manager im Unternehmen, die offen für Themen wie Social Media, Vernetzung und Know-how sind. Möglicherweise gibt es Kollegen, die privat in den sozialen Medien aktiv sind und von daher eine Affinität zum Thema haben. Für einen Erfahrungsaustausch können Sie beispielsweise einen regelmäßigen Round Table aufbauen, zu dem Sie nach und nach solche Personen einladen.

Bauen Sie schrittweise Kapazitäten auf. Das betrifft nicht nur ein Kernteam, sondern auch Mitarbeiter in operativen Bereichen. Bauen Sie frühzeitig Kontakte zu Mitarbeitern in verschiedenen Bereichen auf. Versuchen Sie, Mitarbeiter als "Botschafter" oder "Gurus" in den operativen Bereichen zu gewinnen.

Achten Sie darauf, frühzeitig die IT Ihres Unternehmens mitzunehmen. Auch wenn die Technik heutzutage wesentlich einfacher und günstiger ist, so sollten Sie nicht vier Wochen vor einem geplanten Starttermin auf die IT zugehen und sie mit einer vorausgewählten Lösung konfrontieren.

9. Governance

Bauen Sie ein Regelwerk von Richtlinien und Vorschriften auf. Dieses Regelwerk soll allen Beteiligten Sicherheit, Unterstützung und Halt vermitteln und ihnen helfen, rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Wichtige Bausteine hierzu sind beispielsweise:

  • Social Business Guidelines
  • Reporting oder Round Tables mit Vorstand, oberem Management
  • Datenschutz, Datensicherheit, Nutzungsbedingungen
  • Verantwortliche und Kompetenzen
  • Business-Anwendungsfälle in die Prozessbeschreibungen

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Die Bedeutung von Governance für Digital Workplace- und Intranet-Projekte von Thomas Renken.

10. Evaluation

Überprüfen Sie ständig Ihren Fortschritt und Ihre Bausteine.

  1. Know-how
  2. Vision
  3. Management
  4. Strategie
  5. Messungen
  6. Engagement
  7. Marktbeobachtung und Vernetzung
  8. Kapazitäten
  9. Governance

Überlegen Sie, in welcher Reihenfolge die Komponenten für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Und wenn Sie irgendwann denken, Sie hätten ein Intranet: Fangen Sie von vorne an.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.