Fragen und Antworten zu Social Intranets und Social Collaboration

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Vor einigen Jahren begannen die Begriffe "Intranet 2.0" und "Social Intranet" eine Entwicklung zu beschreiben, mit der Intranets interaktiver und kommunikativer wurden. Inzwischen kommt immer öfter die Bezeichnung "Social Collaboration" als Komponente für ein Intranet hinzu. Und manchmal fällt auch der Begriff "Social Business".

Was bedeuten Social Business und Social Collaboration?

Social Business (nicht zu verwechseln mit dem wirtschaftlichen Konzept von Muhammad Yunus) bezeichnet eine Geschäftstätigkeit, die Unternehmen nicht primär als hierarchische Inseln im strengen Wettbewerb sieht.

  • Bei Social Business sind Unternehmen Teil eines größeren Ökosystems mit Partnern und Stakeholdern wie Lieferanten, Kunden, Partnern.
  • In diesem Ökosystem geht es um Kommunikation, Teilen, Engagieren und Zusammenarbeiten untereinander (was Wettbewerb nicht ausschließt).
  • Diese Art des gemeinsamen Agierens ist in Betrieb und Kultur des Unternehmens verankert.

Das gemeinsame Agieren trifft sowohl für die Unternehmen als auch für die Mitglieder (Mitarbeiter, Führungskräfte) und Partner (Kunden, Lieferanten, Nachbarn) von Unternehmen zu. Bei Social Collaboration als Teilbereich geht es um das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben, Themen und Fragestellungen. Das beinhaltet auch die Schaffung einer Umgebung, die dieses gemeinsame Arbeiten ermöglicht und fördert.

Ursprünglich ging es in Social Intranets hauptsächlich um Enterprise Social Networking, doch immer öfter enthalten Social Intranets auch Möglichkeiten zur Social Collaboration.

Sind Social Intranets und Social Collaboration nur etwas für Großunternehmen?

Social Collaboration ist weniger eine Frage der Unternehmensgröße als vielmehr eine Frage nach den folgenden Faktoren:

  • Gibt es mehrere Standorte?
  • Müssen Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort und ihrer Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit mit anderen zusammenarbeiten?
  • Ist das Unternehmen ziemlich gekapselt oder arbeitet das Unternehmen mit Partnern wie Lieferanten, Kunden, Technologieträgern etc. zusammen? Müssen sie oft Dokumente oder Nachrichten austauschen?

In der Kommunikation und Kollaboration spielen Distanzen, die es zu überbrücken gilt, meist eine größere Rolle als die Anzahl der Beteiligten:

  • Räumliche Distanz: unterschiedliche Gebäude, Standorte oder Länder
  • Zeitliche Distanz: unterschiedliche Zeitzonen oder eine starke Fragmentierung des Arbeitstages mit wenigen gemeinsamen Zeitblöcken (beispielsweise durch viele Meetings oder häufige Projektarbeit)
  • Soziale Distanz: Können Mitarbeiter sofort miteinander? Wie lernen sie sich besser kennen, auch wenn sie sich nicht oft persönlich treffen?

Auch wenn solche Faktoren bei Großunternehmen eher eine Rolle spielen können, so beeinflussen sie oft auch bei Mittelständlern die Art und Weise, wie flüssig oder wie holprig Mitarbeiter tatsächlich miteinander oder mit externen Partnern arbeiten können.

Gerade, weil Globalisierung und Digitalisierung zu einem verstärkten Wettbewerb führen, kann Social Collaboration zukünftig zum Erfolg von Unternehmen beitragen.

Wie sieht die Zusammenarbeit in Zukunft aus?

Die Zusammenarbeit und damit auch das Intranet sehen in Zukunft wesentlich flexibler und weniger reglementiert aus. Zukünftig steigen die Anforderungen an Mitarbeiter, orts- und zeitunabhängiger (Home Office, Mobile Office oder auch Coworking) zu arbeiten. Gleichzeitig stellen immer mehr Mitarbeiter genau diese Anforderungen ebenfalls an die Unternehmen (um beispielsweise durch weniger Pendelzeit die Lebensqualität zu erhöhen).

Die Digitalisierung ermöglicht dabei auch, im Wesentlichen ergebnisorientiert zu arbeiten. Dabei zählt weniger, wo oder wann ein Kollege an seinen Aufgaben arbeitet, als dass die Ergebnisse geliefert werden (Stichwort Results-Only Working Environment). Der "Arbeitsplatz" wird ersetzt durch die "Arbeitsumgebung im Kontext". Dabei gibt es auch weiterhin persönliche Meetings, doch diese Meetings sind besser vorbereitet, pointierter und auch teilweise mit Remote-Teilnahme.

Bedeutet digitaler Wandel auch einen Wandel der Unternehmenskultur?

Nach wie vor sind viele Unternehmenskulturen ausschließlich geprägt durch die drei Organisationsformen Hierarchie, Prozess und Projekt. Kennzeichnend für das Management und die Unternehmenskultur ist hier der Ausspruch "Wissen ist Macht". Das funktioniert in einer Social Business & Collaboration-Organisation nicht. Hier geht es um einen partnerschaftlichen Umgang und mehr um rollenorientierte Organisationsformen wie Communities, Soziokratie oder Holokratie.

Das bedeutet nicht, dass die bisherigen Errungenschaften in der Organisation weggeworfen werden. Aber es geht um einen Paradigmenwechsel weg von "Wissen ist Macht" hin zu "Mein Netzwerk macht mich schneller".

Solche Änderungen im Selbstverständnis sind nicht innerhalb weniger Wochen und per Order Mufti möglich, denn es geht um Wertmuster, Verhalten und Überzeugungen.

Organisationskultur (englisch organizational culture, corporate culture) ist ein Begriff der Organisationstheorie und beschreibt die Entstehung und Entwicklung kultureller Wertmuster innerhalb von Organisationen. Bei Unternehmen oder Verwaltungen wird dieses Phänomen auch als Unternehmenskultur, Betriebskultur oder eben Verwaltungskultur bezeichnet.

(Wikipedia zum Thema Organisationskultur)

Wird Social Intranet in Deutschland angenommen und gelebt?

Das Social Intranet ist da, es ist lediglich nicht sehr gleich verteilt.

The future is already here — it's just not very evenly distributed.

(William Gibson, Science-Fiction-/Cyberpunk-Autor, z.B. Neuromancer)

Viele Initiativen gerade von großen Unternehmen sind besonders sichtbar. Einerseits, weil große Unternehmen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen (können), um es konsequent anzugehen, andererseits, weil die großen Unternehmen mit ihrer Öffentlichkeitsarbeit für den Bekanntheitsgrad sorgen. Andererseits gibt es auch bei mittelständischen Unternehmen bereits viele Social Intranets.

Weil aber Social Intranets und Social Collaboration einen Wandel in der Unternehmenskultur bedeuten, dauern die Erkenntnis und die Umsetzung entsprechender Initiativen bis zu ihrem Erfolg häufig länger als die lapidare Einführung eines Intranet 1.0.

Was können deutsche Unternehmen von Unternehmen in anderen Ländern lernen?

Lernen bedeutet häufig nicht nur das einfache Nachmachen erfolgreicher Beispiele, sondern auch das eigene Ausprobieren und ständige Anpassen. Deutsche Unternehmen haben oft den Anspruch, dass ein Vorhaben von Anfang bis Ende durchgeplant und der Erfolg garantiert sein muss.

Hier sind Unternehmen in anderen Ländern oft experimentierfreudiger. Sie verstehen, dass etwas, das in einem anderen Unternehmen funktioniert hat, nicht 1:1 auf die eigene Organisation übertragen werden kann und ebenfalls funktionieren wird. Jedes Unternehmen unterscheidet sich von den anderen Unternehmen. Nur weil einige Parallelen bestehen (wie gleiche Branche, ähnliche Größe), bedeutet es nicht, dass die Unternehmenskultur dieselbe ist.

Ever tried. Ever failed. No matter.
Try again. Fail again. Fail better.

(Samuel Beckett aus Worstward Ho)

Deutsche Unternehmen sollten sich mehr trauen: Einfach machen, ausprobieren, zuhören. Mit kleinen Initiativen starten, auch wenn der Erfolg nicht hundertprozentig garantiert ist.

Oder wie James Tyer (Global Lead of Social Collaboration bei der Kellogg Company) dazu meint:

You can be more networked, you can be more agile, you can respond to consumer demands, industry market demands, and employees.

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.