Workplace by Facebook: Workplace, Social Intranet oder Social Network? (1)

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook

Im vergangenen Jahr startete Facebook ein Angebot für Unternehmen, das zunächst unter dem Namen Facebook for Work bekannt wurde. Der offizielle Start war dann im Oktober 2016 unter dem Namen Workplace by Facebook. Doch wie viel „Workplace“ ist Workplace by Facebook wirklich? Ist Workplace by Facebook tatsächlich ein Intranet oder kann es sogar den digitalen Arbeitsplatz ersetzen?

Workplace by Facebook ist eine von Facebook vom gleichnamigen Social Network abgeleitete Lösung für den Einsatz in Unternehmen. Sehr schnell können Unternehmen sich für Workplace by Facebook registrieren, die Kosten einschätzen und loslegen. Anstelle des hellen Blaus beherrscht die Farbe Grau die Geschäftslösung. Ich hatte die Gelegenheit, mir Workplace by Facebook (im folgenden kurz Workplace) anzuschauen, mir einen Eindruck zu verschaffen und mir eine Meinung zu bilden.

Features

Workplace umfasst im Wesentlichen vier der von Facebook bekannten Features:

  • News-Feed
  • Work Chat
  • Gruppen
  • Veranstaltungen (Events)

Andere von Facebook bekannte Features wie Facebook-Seiten jedoch fehlen. Statt die einzelnen Features zu beurteilen, geht es mir darum, Workplace anhand typischer Fragestellungen für den Einsatz in Unternehmen einzuschätzen:

  • Architektur und Preise: Wie sieht die Architektur von Workplace aus und mit welchen Preisen muss ein Unternehmen rechnen?
  • Administration: Wie erfolgt die Administration von Workplace?
  • Kommunikation: Wie gut unterstützt Workplace die Kommunikation von Mitarbeitern?
  • Dokumente (Dateien): Wie unterstützt Workplace die Arbeit mit Dokumenten?
  • Leichte Bedienbarkeit: Wie einfach lässt sich Workplace bedienen?

In einem zweiten Teil widme ich mich vier weiteren Fragestellungen:

  • Editor: Wie gut ist der Editor für das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten?
  • Interaktion und Community: Wie unterstützt Workplace über die reine Kommunikation hinaus die Interaktion seiner Mitglieder und in Communities?
  • Office und Zusammenarbeit: Welche Unterstützung gibt es bei Workplace für die typische Büroorganisation und die Zusammenarbeit an Aufgaben, Themen und Inhalten?
  • Organisationskommunikation: Welche Möglichkeiten bietet Workplace für die Kommunikation durch die Organisation oder durch Organisationseinheiten, d.h. die strukturierte Information seiner Mitglieder (Intranet 1.0)?

Im Fazit geht es darum, wofür Workplace wirklich gut ist und in welchen Bereichen die Lösung schwächelt.

Architektur und Preise

Wie sieht die Architektur von Workplace aus und mit welchen Preisen muss ein Unternehmen rechnen?

Workplace by Facebook Custom Integrations)

Workplace by Facebook (Custom Integrations)

Workplace gibt es nur im Abonnement (Cloud-Lösung) auf einer monatlichen oder jährlichen Basis. Unternehmen erhalten eine Sub-Domain von facebook.com:

<firmenname>.facebook.com

Der Preis richtet sich nach der Anzahl der monatlich aktiven Benutzer:

  • je $3 für die ersten 1.000 aktiven Benutzer
  • je $2 für die nächsten 9.000 aktiven Benutzer
  • je $1 für jeden weiteren aktiven Benutzer

Der Preis beinhaltet unter anderem:

  • unbegrenzten Speicher für Dateien, Fotos und Videos
  • eine unbegrenzte Anzahl von Team- und Projektgruppen
  • Live-Video-Streaming
  • Monitoring-Werkzeuge für IT-Teams

Workplace unterstützt Single-Sign-On (SSO) und Active Directory-Synchronisierung:

The Workplace AD Sync Component lets you sync selected groups and organization units from Active Directory to Workplace, eliminating the need for manual user administration when people join and depart your enterprise.

Kunden können mittels Programmierschnittstellen (API) eigene Anwendungen entwickeln.

Mit der Preisgestaltung und der Plattformanbindung lässt sich Workplace preislich sehr gut und verlässlich kalkulieren sowie technisch schnell implementieren.

Administration

Wie erfolgt die Administration von Workplace?

Workplace by Facebook (Administration von Personen)

Workplace by Facebook (Administration von Personen)

Grundsätzlich erfolgt die komplette Administration über den Browser. Administratoren erhalten auf allen Seiten einen Link zum Unternehmens-Dashboard.

Admins haben je nach Typ unterschiedliche Rechte:

  • Systemadministrator: Verwaltet alle Unternehmensdaten.
  • Content-Moderator: Verwaltet gruppenübergreifend gemeldete Beiträge und Nachrichten.
  • Account-Manager: Fügt Personen zum Workplace hinzu oder entfernt sie aus dem System.
  • Analyst: Verwendet Berichte.

Hinter dem Menüpunkt Einrichten (Setup) verbirgt sich ein Assistent, mit dem sich Workplace in 30 bis 60 Minuten aufsetzen lässt. Auch nach der ersten Einrichtung lässt sich der Assistent erneut aufrufen. Die Einrichtung umfasst

  • den Import von Personen (Excel-/CSV-Datei) und das Synchronisieren mit einem Anbieter (beispielsweise Microsoft Azure AD).
  • das Gründen von Gruppen: Workplace hat eine Reihe von Standardvorschlägen; sobald diese alle angelegt sind, bleibt der Punkt leer.
  • das Versenden von Einladungen an angelegte Nutzer.

Bei Meldungen bietet Workplace verschiedene einfache Berichte. (Im Englischen heißt der Punkt folgerichtig Reports.) Die Verwaltung von Personen ermöglicht es dem Administrator, Accounts als Nicht beansprucht oder deaktiviert einzustellen. Die Gruppenverwaltung erlaubt das Kennzeichnen von Gruppen als Standardgruppen. (Neue Benutzer werden automatisch in Standardgruppen aufgenommen.)

Weitere Funktionen sind die Verwaltung von gemeldeten Beiträgen, von Administratoren (Herab- oder Hinaufstufung), die Erstellung von Integrationen (Apps) und die Einstellungen für das Single-Sign-On.

Mit den Allgemeinen Einstellungen werden beispielsweise der Unternehmensname festgelegt, ein Logo hochgeladen, die Erstellung unternehmensübergreifender oder geheimer Gruppen für jeden erlaubt.

Die Administration ist sehr übersichtlich und auch für Nicht-IT-ler verständlich. Gleichzeitig wird hier klar, dass es einen genau abgegrenzten Funktionsumfang gibt, der nur durch wenige Parameter konfigurierbar ist.

Kommunikation

Wie gut unterstützt Workplace die Kommunikation von Mitarbeitern?

Workplace by Facebook (App)

Workplace by Facebook (App)

Alle Statusnachrichten, Notizen und Kommentare erscheinen wie von Facebook bekannt im News-Feed. Selbst hochgeladene Audio- und Video-Inhalte sowie entsprechende Inhalte von bekannten Plattformen wie YouTube werden im News-Feed angezeigt und können direkt abgespielt werden. Workplace trifft keine Unterscheidung zwischen Statusnachricht, Nachricht (News), Gruppenbeitrag oder Microblog. Alles ist ein Beitrag. Wie auch auf Facebook, ist keine Bearbeitung oder Erstellung von Nachrichten im WYSIWYG-Format möglich. Allerdings besteht die Option, Texte in Markdown zu erstellen; Workplace formatiert den Text beim Veröffentlichen entsprechend.

Für Textnachrichten gibt es die Funktion Work Chat. Mit ihr können Mitarbeiter auch per Sprach- oder Videoanruf telefonieren. Work Chat ist für Mobilgeräte als separate App verfügbar und mit dem Facebook Messenger vergleichbar.

Aktivitäten von Kollegen können für den News-Feed abonniert werden. Auch hier kann die Häufigkeit wie bei Facebook auf Standard oder auf Als erstes anzeigen gesetzt werden. Gruppen, in denen man Mitglied ist, sind automatisch abonniert; das Abonnement kann der Nutzer jedoch deaktivieren. Benachrichtigungen lassen sich abstellen sowie auf alle Beiträge oder auf Highlights einstellen.

Workplace bietet den von Facebook bekannten und gefälligen Funktionsumfang für die Kommunikation an. Die strikt einfach gehaltenen Möglichkeiten funktionieren tadellos und durch die mobilen Apps überall.

Dokumente (Dateien)

Wie unterstützt Workplace die Arbeit mit Dokumenten?

Workplace Facebook (Dokumente)

Workplace by Facebook (Dokumente)

Persönliche Statusnachrichten und Beiträge in Gruppen erlauben das Anhängen von Fotos und Videos. Kollegen haben dann umgehend die Möglichkeit zu kommentieren. Zu Beiträgen in Gruppen können auch Dateien (Dokumente wie beispielsweise Word, PDF) angehängt werden. Bei bekannten Dateitypen wie Word erzeugt Workplace für jede Seite eine Bildvorschau, für die separate Kommentare möglich sind. Jede Datei kann in einer Gruppe, einer Veranstaltung oder in einer persönlichen Nachricht geteilt werden. Für jede Datei lassen sich neue Dateiversionen mit einer Textnachricht versehen hochladen.

Die Dateien sind jedoch nicht in Workplace editierbar. Zur Bearbeitung muss die jeweilige Datei heruntergeladen und später als neue Version wieder hochgeladen werden. Eine Sperrung der Datei in Workplace ist nicht möglich.

Zusätzlich zu Dateien gibt es noch Dokumente. Im englischen Workplace heißen sie Doc. In Facebook sind sie bekannt als Notizen beziehungsweise Notes (siehe Facebook Notes). Bei Dokumenten gibt es eingeschränkte Formatierungsmöglichkeiten im WYSIWYG-Modus sowie die Möglichkeit, Bilder im Dokument zu positionieren. Für Dokumente in Gruppen lässt sich einstellen, dass sie auch von anderen Mitgliedern bearbeitet werden können. Ein gleichzeitiges Bearbeiten ist nicht vorgesehen.

Weitere Funktionen bietet Workplace im Hinblick auf Dokumente nicht. Insbesondere gibt es keine Tabellen, Präsentationen, Metadaten oder Dokument-Workflows. Auch die Möglichkeit, Dokumente (Dateien) per Drive/File Sync mit dem eigenen Rechner zu synchronisieren, fehlt.

Die Arbeit mit Dokumenten (Dateien) entspricht den einfachen Möglichkeiten von Facebook. Zusätzlich gibt es bei Dokumenten nur die Möglichkeit des Hoch- und des Herunterladens.

Leichte Bedienbarkeit

Wie einfach lässt sich Workplace bedienen?

Workplace by Facebook (Suche)

Workplace by Facebook (Suche)

Gruppen können durch Gruppenmoderatoren archiviert werden, sodass sie nicht in der normalen Ansicht/Suche erscheinen. Die Administration von Gruppen erfolgt durch die Benutzer selbst, eine IT-Administration ist nicht erforderlich. Jegliche Administration erfolgt im Browser durch Einstellungsseiten, auf denen Admins andere Benutzer auch zu weiteren Rollen „befördern“ können.

Die Suche funktioniert wie von Facebook bekannt einfach und schnell. Auch die inkrementelle Suche (Vorschlagssuche) ist schnell und flüssig. Eine Möglichkeit für redaktionelle Suchergebnisse gibt es nicht (also beispielsweise das Anzeigen von Compliance-relevanten Inhalten oder des aktuellen Vorstandsschreibens an erster Stelle bei bestimmten Suchwörtern).

Die Anzeige von Workplace auf Mobilgeräten funktioniert sehr gut (zwei Apps: Workplace und Work Chat). Allerdings wird Workplace im Browser nicht responsiv angezeigt, d.h. beim Verändern der Browser-Fenstergröße kommt es schnell zu horizontalen Scrollbalken.

Beiträge können inline bearbeitet werden (die Anzeige ändert sich zu einem Bearbeitungsfeld). Workplace unterstützt keine Tastaturkurzbefehle (beispielsweise Taste E für die Editierfunktion). Wie von Facebook bekannt, werden Link-Inhalte beim Erstellen eines Beitrags in einer Vorschau angezeigt (allerdings nur Links innerhalb von Workplace). Nach der Veröffentlichung gibt es eine Vorschau des Link-Ziels. Benachrichtigungen werden über die Kopfzeile auf jeder Seite angezeigt und können darüber aufgerufen werden. Jeglicher Inhalt erhält eine eindeutige ID und somit automatisch einen Perma-Link, wodurch der Inhalt auch bei Veränderungen jederzeit wieder aufgerufen werden kann.

Eine Personalisierung der Inhalte gibt es nicht. (Allerdings gibt es auch kaum Eigenschaften, die Benutzern zugeordnet werden können.)

Insgesamt lässt sich Workplace sehr leicht und einfach bedienen. Die jahrelange Erfahrungen mit Facebook und den Ansprüchen und der Vielfalt der Privatkunden zahlen sich aus.

Im zweiten Teil

Im zweiten Teil geht es um diese Fragestellungen:

  • Editor: Wie gut ist der Editor für das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten?
  • Interaktion und Community: Wie unterstützt Workplace über die reine Kommunikation hinaus die Interaktion seiner Mitglieder und in Communities?
  • Office und Zusammenarbeit: Welche Unterstützung gibt es bei Workplace für die typische Büroorganisation und die Zusammenarbeit an Aufgaben, Themen und Inhalten?
  • Organisationskommunikation: Welche Möglichkeiten bietet Workplace für die Kommunikation durch die Organisation oder durch Organisationseinheiten, d.h. die strukturierte Information seiner Mitglieder (Intranet 1.0)?

Außerdem gibt es das Fazit: Was ist Workplace by Facebook eigentlich? Ist es ein digitaler Arbeitsplatz, ein Social Intranet oder ein Enterprise Social Network?

Und ich verrate etwas über den Intranet Compass. 😉

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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